Swydd Ddisgrifiad (SDd) - Y Gwasanaeth Prawf
Cenedlaethol (PS)
Band 2 GP
Cyfarwyddiaeth: Y Gwasanaeth Prawf
Swydd Ddisgrifiad: Derbynnydd
PS-JES-0109 Derbynnydd f2.0
Cyfeirnod y Ddogfen
Math o Ddogfen
Gweithredol
Fersiwn
2.0
Dosbarthiad
Swyddogol
Dyddiad Cyhoeddi
27 Medi 2022
Statws
Gwaelodlin
Cynhyrchwyd gan
Y Tîm Gwerthuso Sicrwydd a Chymorth Swydd
Awdurdodwyd gan
Y Tîm Gwobrwyo
Tystiolaeth ar gyfer y SDd
PS-JES-0109 Derbynnydd f2.0
Swydd Ddisgrifiad - PS
Teitl y Swydd
Derbynnydd
Cyfarwyddiaeth
Y Gwasanaeth Prawf
Band
Band 2 GP
Trosolwg o’r swydd
Mae hon yn rôl weinyddol o fewn Cyfarwyddiaeth y Gwasanaeth Prawf Cenedlaethol
(GP) yn HMPPS. Mae deiliad y swydd yn atebol i'r Rheolwr Llinell dynodedig ac yn
cefnogi'r gwaith o ddarparu gweithgareddau sy'n benodol i fusnesau a swyddi
gweithrediadol.
Mae deiliad y swydd yn gweithio ar y cyd ag aelodau eraill y tîm i gyflawni
dyletswyddau yn y dderbynfa ac amrywiaeth o wasanaethau cymorth gweinyddol.
Efallai y bydd disgwyl i ddeiliad y swydd gefnogi nifer o dimau/swyddogaethau o fewn
y maes gweithredol a chynnig cymorth a gwasanaeth cyflenwi yn ystod cyfnodau o
absenoldeb. Darperir hyfforddiant ar eu cyfer.
Rhaid i ddeiliad y swydd hyrwyddo amrywiaeth ac arferion gwrth-wahaniaethol wrth
gyflawni'r swydd mewn ffordd sy'n croesawu cydraddoldeb ac yn gwerthfawrogi
amrywiaeth.
Rhaid i ddeiliad y swydd lynu at bob polisi o ran natur sensitif/gyfrinachol yr
wybodaeth a gaiff ei thrin wrth weithio yn y swydd hon.
NB: Mae oriau craidd yn cynnwys oriau anghymdeithasol rheolaidd (nosweithiau
a/neu benwythnosau) yn ôl yr angen.
Crynodeb
Darparu pwynt cyswllt cyntaf effeithiol ac effeithlon gyda'r holl ymwelwyr, galwyr
ffôn ac ymgymryd â swyddogaethau gweinyddol yn unol â pholisi a gweithdrefnau
gwasanaeth.
PS-JES-0109 Derbynnydd f2.0
Cyfrifoldebau,
Bydd rhaid i ddeiliad y swydd gyflawni’r cyfrifoldebau, y gweithgareddau a’r
Gweithgareddau a
dyletswyddau canlynol:
Dyletswyddau
•
Bod yn bwynt cyswllt cyntaf i'r Gwasanaeth Prawf a chyfarch pobl ar brawf ac
ymwelwyr yn broffesiynol wyneb yn wyneb a thrwy ffôn ac e-bost, cofnodi eu
dyfodiad a'u hymadawiad, gan sicrhau bod yr aelod priodol o staff yn cael
gwybod a chyhoeddi pasys ymwelwyr a ffobiau diogelwch yn ôl yr angen.
•
Drwy arsylwi ac ymwybyddiaeth sefyllfaol, defnyddio cwrteisi dawelu
sefyllfaoedd a allai fod yn dreisgar a chydnabod lle mae angen cymorth
ychwanegol, boed hynny'n reolaeth fewnol neu bresenoldeb diogelwch/plismona
allanol, a bod yn effro i sgyrsiau a allai ddangos mater diogelu/risg a chymryd
camau adfer priodol megis e-bostio'r Ymarferydd Prawf a diweddaru Delius.
•
Ateb pob ymholiad, tra yn y Dderbynfa, yn ymwneud â gwybodaeth sylfaenol am
y Gwasanaeth Prawf a gwasanaethau cymorth lleol i bobl ar brawf, megis darparu
banciau bwyd, gan gyfeirio ymholiadau mwy technegol at reolwr priodol.
•
Delio â’r holl logisteg ar gyfer adeilad gan gynnwys rheoli’r holl eitemau post,
archebu deunydd ppe a deunydd ysgrifennu swyddfa, offer ystafell gyfarfod,
darparu eitemau a sicrhau eu bod yn cyrraedd y lle cywir a'r rheoli’r ystafell,
archebu parcio, bod yn gyfrifol am baratoi ystafelloedd cyfarfod gan gynnwys
paratoi ar gyfer digwyddiadau a chofrestru digwyddiadau yn ôl y galw.
•
Talu prisiau tocynnau bws/gwarant teithio i bobl ar brawf a thrin arian mân o
ddydd i ddydd gan gynnwys casglu a chludo arian mân a gwarantau teithio rhwng
eiddo’r Gwasanaeth Prawf.
•
Cynorthwyo i gynnal agweddau Iechyd a Diogelwch a Diogelwch yr adeilad, gan
gynnwys gweithredu fel deiliad allweddi, gweithredu diogelwch strwythurol yr
adeilad, profi larymau tân, profi larymau panig, monitro CCTV a chynorthwyo
mesurau gwagio a lle bo angen gweithredu fel Warden Tân/Swyddog Cymorth
Cyntaf ac yn absenoldeb rheolwr llinell cefnogi asesiadau risg pan fyddo wedi cael
hyfforddiant i wneud hynny.
•
Cofnodi namau a digwyddiadau adeiladu a chadw ac atgyweirio materion gan eu
cyfeirio yn uwch drwy’r sianeli priodol a gwneud penderfyniadau (o fewn
canllawiau) ar frys gyda golwg ar ddiffygion er mwyn cynnal diogelwch yr adeilad.
Yn absenoldeb yr Uwch Swyddog Gweinyddol, hebrwng contractwyr ac
ymwelwyr o amgylch yr adeilad.
•
Pan gyfyd yr angen, cefnogi gweinyddiaeth achos Unigolyn ar Brawf drwy
ddarparu gwasanaeth cymorth gweinyddol cyfrinachol a lefel uchel i dimau
gweithredol, yn cynnwys:
o Prosesu a diweddaru ffeiliau cyfrifiadurol a llaw a systemau ffeilio o
Defnyddio ystod o feddalwedd cyfrifiadurol wrth ddarparu cymorth
gweinyddu cynhwysfawr
o Cynhyrchu ystod eang o ddogfennaeth a gohebiaeth
o Cael gafael ar gronfeydd data am wybodaeth yn ôl yr angen a
mewnbynnu gwybodaeth yn ôl y gofyn
o Sganio ac archifo data, y mae rhywfaint ohono’n sensitif a chyfrinachol
iawn.
Mae’r dyletswyddau/cyfrifoldebau a restrir uchod yn disgrifio’r swydd fel y mae ar
hyn o bryd, ac nid yw’n rhestr gyflawn. Disgwylir i ddeiliad y swydd dderbyn
addasiadau rhesymol a thasgau ychwanegol sydd ar lefel debyg a allai fod yn
angenrheidiol. Os bydd addasiadau sylweddol mae’n bosib y bydd angen ystyried y
swydd unwaith eto dan y cynllun Gwerthuso Swydd, a thrafodir hynny â deiliad y
swydd yn y lle cyntaf.
Ymddygiadau
•
Cyflawni ar Gyflymder
•
Cyfathrebu a Dylanwadu
•
Newid a Gwella
•
Rheoli Gwasanaeth o Safon
PS-JES-0109 Derbynnydd f2.0
Cryfderau
Argymhellir dewis cryfderau yn lleol, awgrymir 4-8
Gallu
•
Rhaid cael tystiolaeth o hyfedredd sgiliau TGC ar draws holl raglenni Microsoft
Office
•
Rhaid meddu ar sgiliau cyfathrebu llafar ac ysgrifenedig ardderchog
Profiad
Dymunol
•
Wedi gweithio ym maes cyfiawnder troseddol
•
Profiad o weithio mewn amgylchedd gwaith dan bwysau/straen
•
Profiad o ymgysylltu â chwsmeriaid
Technegol
Cymwysterau hanfodol
•
TGAU Gradd A*-C (neu gymhwyster cyfatebol) yn cynnwys Mathemateg a
Saesneg (a Chymraeg pan fo hynny’n berthnasol) neu brofiad mewn swydd
gyfatebol
Cymwysterau dymunol
•
Cymhwyster TG neu brofiad cyfatebol, h.y. ECDL/CLAIT neu brofiad gwaith
cyfatebol i lefel cymhwysedd ECDL.
Cymwysterau Gofynnol Peidiwch â newid y blwch hwn
•
Bydd gwiriadau adnabod a diogelwch yn cael eu cynnal ar bob ymgeisydd
cyn iddynt gychwyn swydd.
•
Bydd rhaid i bob ymgeisydd allanol gwblhau cyfnod prawf o 6 mis. Bydd
rhaid i ymgeiswyr mewnol gwblhau cyfnod prawf os nad ydynt eisoes wedi
cwblhau cyfnod prawf i HMPPS.
•
Bydd rhaid i'r holl staff ddatgan a ydynt yn aelod o grŵp neu sefydliad sy’n
cael ei ystyried yn hiliol gan HMPPS.
Oriau Gwaith
Mae taliadau ychwanegol am weithio oriau anghymdeithasol.
(Oriau
Anghymdeithasol)
a Lwfansau
PS-JES-0109 Derbynnydd f2.0
Proffil Llwyddiant
Cryfderau
Ymddygiadau
Argymhellir dewis
Gallu
Profiad
Technegol
cryfderau yn lleol,
awgrymir 4-8
Cyflawni ar Gyflymder
Rhaid bod tystiolaeth o
Wedi gweithio ym maes cyfiawnder Cymwysterau hanfodol
hyfedredd mewn sgiliau
troseddol
TGAU Gradd A*-C (neu gyfwerth) gan
TGCh ar draws yr ystod
gynnwys Mathemateg a Saesneg (a
lawn o raglenni Microsoft
Chymraeg lle bo hynny’n berthnasol) neu
Office
brofiad
mewn rôl gyfatebol
Cyfathrebu a Dylanwadu
Rhaid meddu ar sgiliau
Profiad o weithio mewn
Cymwysterau dymunol
cyfathrebu llafar ac
amgylcheddau gwaith dan
Cymhwyster TG neu brofiad cyfatebol,
ysgrifenedig ardderchog bwysau/straen
h.y. ECDL/CLAIT neu brofiad gwaith
cyfatebol i lefel cymhwysedd ECDL.
Newid a Gwella
Profiad o ymgysylltu â chwsmeriaid
Rheoli Gwasanaeth o Safon
PS-JES-0109 Derbynnydd v2.0