Job Description (JD) 
Band 3 
Group Profile - Business Administrator (BA) 
Job Description - BA : Equality  
 
 
 
Document Ref. 
OR JES 112 JD B3 : BA : Equality v9.0 
Document Type 
Management 
Version 
9.0 
Classification 
Official 
Date of Issue 
14th November 2022 
Status 
Baselined 
Produced by 
Job Evaluation Assurance and Support Team 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
OR-JES-112-JD-B3 : BA: Equality v9.0 

   
Job Description  
Job Title 
BA : Equality 
Group Profile 
Business Administrator 
Organisation Level  Delivery 
Band 

 
Overview of the 
This is an administrative job in an establishment. 
job  
Summary  
The job holder will provide administrative support to the Equality 
Advisor, maintaining administration systems effectively and 
efficiently within specified timescales for the establishment.   
This is a rotational, non-operational job with no line management 
responsibilities. 
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following 
Activities and 
responsibilities, activities and duties: 
Duties  
 
•  Process, collate and monitor the following: 
o  Disability Incident Reporting Forms (DIRF) and other 
equality related applications and requests.  
o  Annual equality reports/statistics, impact assessments, 
contributing to the monitoring and evaluation of the 
Equality Action Plan. 
o  Outcomes and key findings for the Governor and Equality 
Management Team, monitoring the completion of all 
investigations within agreed timescales unless otherwise 
agreed with the Governor. 
o  Monthly Systematic Monitoring and Analysis of Race 
Equality Template (SMART) data, highlighting issues to 
the Equality Management Team. 
o  Organise and assist in the organisation of equality 
promotion events. 
•  Review and monitor all local Equality policies in line with 
national policies. 
•  Oversee and coordinate work on the establishment’s Equality 
Action Plan and work with the establishment’s Equality Action 
Team (DEAT) to achieve its objectives. 
•  Make sure that all matters related to disability are recorded 
and arrangements are put in place where required. 
•  Check documentation on Reception, to ensure all disabled 
and elderly prisoners are identified for a meeting to discuss 
needs if necessary. 
•  Administer a system to enable prisoners to declare if they 
have any disabilities and require any reasonable 
adjustments.  Contribute to business cases if special 
equipment is required to assist the prisoner. 
•  Assist in local disability training, promoting staff and 
awareness on issues relating to disability. 
OR-JES-112-JD-B3 : BA: Equality v9.0 

•  Be a central source of information on relevant legislation, 
instructions, national and local policies and keep fully 
informed about current disability topics and learning 
disabilities. 
•  Assist with focus groups for disabled prisoners and make the 
necessary arrangements. 
•  Attend regional meetings to share best practice. 
•  Carry out diversity related audits and report findings to the 
Senior Management Team (SMT). 
•  Coordinate work on the establishment Equality Action Plan 
and gather data to underpin this. 
•  Coordinate the data collection relating to types and levels of 
disability amongst prisoners. 
 
Undertake other administrative tasks including: 
•  Organise, produce and maintain accurate records for area of 
work. 
•  Act as contact point for all communications to the team. 
Prioritise and distribute communications to the appropriate 
person or relevant department in establishment. 
•  Complete monitoring returns for area of work. 
•  Input requisitions on to the finance database and process 
requisitions for defined area of work. 
•  Co-ordinate any awareness sessions for area of work. 
•  Prepare paperwork for checking by manager, conducting 
initial checks as required. 
•  Correspond with relevant stakeholders and agencies to 
ensure that they are aware of information so that information 
is adequately shared. 
•  Maintain and check establishment databases, manual filing 
systems and logs of information, responding within agreed 
timescales and producing reports as required. 
•  Collate information relating to relevant Service Delivery 
Indicators (SDIs). 
•  Act as secretary to meetings as required including 
organising agenda, taking and distributing minutes and 
action points. 
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is 
at present and is not intended to be exhaustive. The job holder is 
expected to accept reasonable alterations and additional tasks of 
a similar level that may be necessary. Significant adjustments 
may require re-examination under the Job Evaluation Scheme 
and shall be discussed in the first instance with the job holder. 
 
An ability to fulfil all spoken aspects of the role with confidence 
through the medium of English or (where specified in Wales) 
Welsh. 
 
Behaviours 
•  Changing and Improving 
•  Communicating and Influencing  
•  Working Together 
•  Managing a Quality Service 
•  Delivering at Pace 
OR-JES-112-JD-B3 : BA: Equality v9.0 

Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8. 
Essential 
 
Experience 
Technical 
Job holders must complete specific training in their specialism 
requirements 
once they take up post. 
Ability  
 
 
Minimum 
•  All candidates are subject to security and identity checks prior to 
Eligibility  
taking up post. 
•  All external candidates are subject to 6 months’ 
probation.  Internal candidates are subject to probation if they 
have not already served a probationary period within HMPPS. 
•  All staff are required to declare whether they are a member of a 
group or organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
37 hour working week. 
(Unsocial Hours)  
Allowances 

 
OR-JES-112-JD-B3 : BA: Equality v9.0