Cyfeirnod y Ddogfen	OR-JES-2434-JD-B4 : BAS : Senior Case Administrator OMU v4.0
Math o Ddogfen	Rheoli
Fersiwn	4.0
Dosbarthiad	Swyddogol
Dyddiad Cyhoeddi	04/08/2021
Statws	Llinell Sylfaen
Cynhyrchwyd gan	Y Tîm Gwerthuso Sicrwydd a Chymorth Swydd
Awdurdodwyd gan	Y Tîm Dyfarnu
Tystiolaeth ar gyfer y DS

Disgrifiad Swydd

Teitl Swydd	Uwch Weinyddwr Achosion - Uned Rheoli Troseddwyr
Proffil y Grŵp	Gweinyddwr Busnes Arbenigol
Lefel yn y Sefydliad	Cyflenwi
Band	4

Trosolwg o'r swydd	Swydd weinyddol mewn sefydliad yw hon. Mae’r rôl hon wedi’i chynllunio’n arbennig ar gyfer Sefydliadau Lleol sydd â lefelau trosi uchel.
Crynodeb	Mae’r swydd hon yn gweithredu fel Uwch Weinyddwr Achosion, gan adrodd yn uniongyrchol i Reolwr Canolfan Band 5. Mae’r rôl yn cynnwys archwilio a llunio amrywiol brosesau gofynnol yn nhîm Gweinyddu Achosion yr adran Uned Rheoli Troseddwyr (OMU). Bydd deiliad y swydd yn gweithredu fel dirprwy i Reolwr Canolfan Band 5 mewn perthynas â gwaith y Ddalfa, a bydd yn gyfrifol am wirio a sicrhau cydymffurfiaeth â’r Cyfarwyddiadau Gwasanaeth Carchardai ar gyfer Cyfrifo Dedfrydau. Yn ogystal â’r rôl gweinyddwr achosion safonol, mae’r rôl yn cynnwys gwaith rheoli llwyth achosion a ddyrennir. Mae hon yn swydd anweithredol heb gyfrifoldebau rheolaeth linell. Mae’r rôl hon yn cylchdroi.
Cyfrifoldebau, Gweithgareddau a Dyletswyddau	Disgwylir i ddeiliad y swydd gyflawni’r cyfrifoldebau, y gweithgareddau a’r dyletswyddau canlynol: Trefnu, llunio a chynnal cofnodion manwl gywir ar gyfer y maes gwaith, e.e. rhestrau gwirio ayb. Ymgymryd â’r gweithgareddau trafodol sy’n gysylltiedig â’r swyddogaeth Rheoli Troseddwyr. Mae hyn yn cynnwys prosesu’r gwaith papur canlynol yn barod i’w wirio a’i drosglwyddo ymlaen gan Reolwr y Ganolfan: Adroddiad Rhyddhau / Adroddiad Cyn-rhyddhau Ceisiadau am fechnïaeth Rhyddhau ar Drwydded Dros Dro (ROTL) Cyrffyw Cyfyngu i’r Cartref (HDC) Asesu Troseddwyr a Rheoli Dedfrydau (OaSys) Trefniadau Amlasiantaeth ar gyfer Amddiffyn y Cyhoedd (MAPPA) Ail-gategoreiddio Cyfrifo dedfrydau, gan gynnwys cynnal archwiliadau cychwynnol Apeliadau Cofrestr Troseddwyr Treisgar a Throseddwyr Rhyw (VISOR) Cynllunio Asesiadau Risg Amlasiantaeth (MARAP) Dyfarniadau Carcharwyr a ddedfrydwyd am gyfnod amhenodol Ceisiadau am Barôl Gohebiaeth Gyfreithiol Ceisiadau am Drwydded Rhyddhau dros nos ar sail ailsefydlu Dirwyon Carcharorion Gwladolion Tramor/Allgludo/Mewnfudo Risg i Blant/Diogelu Plant

Gorchmynion Atal/Aflonyddu Gweinyddiaeth Categori A Gwaith papur galw’n ôl Diogelu'r Cyhoedd Sicrhau bod rhestr tasgau dyddiol gorfodol wedi’u cwblhau a bod tasgau wedi'u dyrannu'n deg o fewn y tîm. Sicrhau bod yr holl waith papur rhyddhau a throsglwyddo wedi’i gwblhau gan y tîm. Bod yn gyfrifol am wirio a sicrhau cydymffurfiaeth â’r Cyfarwyddiadau Gwasanaeth Carchardai ar gyfer Cyfrifo Dedfrydau Bod yn un pwynt cyswllt ar gyfer yr holl gyfathrebu â’r tîm, blaenoriaethu a dosbarthu i’r unigolyn priodol neu’r adran berthnasol yn y sefydliad, e.e. rheoli blwch derbyn y ddalfa/yr OMU. Cysylltu â rhanddeiliaid ac asiantaethau perthnasol i sicrhau eu bod yn ymwybodol o wybodaeth a’i bod yn cael ei rhannu’n ddigonol e.e. cysylltu â rheolwyr achos Adran Gwaith Achos Amddiffyn y Cyhoedd ar gyfer achosion parôl penodol. Rheoli a gwirio cronfeydd data’r sefydliad, systemau ffeilio â llaw a logiau gwybodaeth, gan ymateb o fewn amserlenni a llunio adroddiadau yn ôl y gofyn, e.e. Ansawdd data, Cronfeydd data llwyth achosion, Logiau HDC ayb. Trefnu unrhyw gyfarfodydd gan gynnwys paratoi gwaith papur, cofnodion a phwyntiau gweithredu, e.e. Cyfarfodydd misol yr OMU, y tîm rheoli risg rhyngadrannol. Gweithredu fel gweinyddwr arbenigol a pharhau i ddatblygu sgiliau a dealltwriaeth o’r holl brosesau. Arwain ar y gwaith darparu a chymathu ar gyfer prosesau neu bolisïau newydd o fewn y swyddogaeth. Datblygu canllawiau hyfforddi a nodiadau atgoffa i’w defnyddio wrth ddatblygu a hyfforddi cydweithwyr iau. Gweithredu fel mentor/cydlynydd cynefino ar gyfer yr holl staff newydd yn y swyddogaeth, gan weithio i ddatblygu eu set sgiliau gychwynnol ac i gynyddu gwybodaeth a gallu. Nodi unrhyw feysydd sy’n peri pryder/meysydd diffyg a rhoi gwybod i reolwr y ganolfan cyn gynted â phosibl. Ar y cyd â Rheolwr y Ganolfan, adolygu prosesau newydd a chyfredol, a darparu cyngor ac ymgynghoriad arbenigol i Bennaeth yr Adran ar gyfer ac yn ystod trafodaethau ynghylch prosesau newydd a phenderfyniadau cynllunio. Ymchwilio i wallau gweinyddol yn yr adran ac adrodd arnynt gan ddefnyddio dull gwrthrychol o ddatrys problemau. Cyflawni tasgau rheoli/gweinyddol eraill gan gynnwys: Llenwi ffurflenni monitro ar gyfer y maes gwaith, e.e. cysylltu â Rheolwr y Ganolfan. Paratoi gwaith papur i’w wirio gan y rheolwr, gan gynnal 20% o’r holl wiriadau cychwynnol yn ôl yr angen a rhoi gwybod am dueddiadau a datblygu atebion i’w cyflwyno i Reolwr y Ganolfan. Cwblhau archwiliadau 2 ddiwrnod. Pan fo angen, mynychu cyfarfodydd ar ran yr uned. Fel uwch weinyddwr, gweithio i ddarparu arloesedd a newid. Gweithio ochr yn ochr â Rheolwr y Ganolfan a’i gynghori yn ystod gwerthusiadau staff blynyddol. Rolau a chyfrifoldebau ad hoc yn ôl yr angen. Mae’r dyletswyddau/cyfrifoldebau a restrir uchod yn disgrifio’r swydd fel y mae ar hyn o bryd, ac ni fwriedir iddynt fod yn hollgynhwysfawr. Disgwylir i ddeiliad y swydd dderbyn addasiadau rhesymol a thasgau ychwanegol ar lefel debyg a allai fod yn angenrheidiol. Mae'n bosib y bydd addasiadau sylweddol yn golygu y bydd angen ailedrych ar y swydd o dan y Cynllun Gwerthuso Swyddi, a bydd hyn yn cael ei drafod â deiliad y swydd yn y lle cyntaf. Gallu cyflawni holl agweddau llafar y swydd yn hyderus drwy gyfrwng y Saesneg neu’n Gymraeg (pan nodir hynny yng Nghymru).

Ymddygiadau	Newid a Gwella Cyfathrebu a Dylanwadu Cydweithio Rheoli Gwasanaeth o Safon Gwneud Penderfyniadau Effeithiol
Cryfderau	Argymhellir bod y cryfderau’n cael eu dewis yn lleol, argymhellir 4-8.
Profiad	Gwybodaeth ymarferol a phrofiad o waith y Ddalfa gan gynnwys cefndir llwyddiannus o gyfrifo dedfrydau a swyddogaethau Gweinyddol Achosion eraill, ac wedi bod yn gweithio yn yr amgylchedd hwnnw am dros 12 mis.
Gofynion Technegol	Cwblhau hyfforddiant ar Gyfrifo Dedfrydau i Lefel Uwch. Rhaid i ddeiliaid y swydd gwblhau hyfforddiant penodol yn eu harbenigedd gweinyddol ar ôl dechrau yn y swydd. Wrth drosglwyddo i sefydliad Pobl Ifanc, bydd gofyn i ddeiliad y swydd lwyddo mewn asesiad i ddangos ei fod yn addas i weithio gyda Phobl Ifanc.
Gallu	Gallu delio’n effeithiol ac yn bendant â staff ar bob lefel Gallu defnyddio MS Word a MS Excel Casglu a dadansoddi gwybodaeth

Cymhwysedd Sylfaenol

Bydd archwiliadau adnabod a diogelwch yn cael eu cynnal ar bob ymgeisydd cyn iddynt gychwyn swydd. Bydd rhaid i bob ymgeisydd allanol gwblhau cyfnod prawf o 6 mis. Bydd rhaid i ymgeiswyr mewnol gwblhau cyfnod prawf os nad ydynt eisoes wedi gwneud hynny yng Ngwasanaeth Carchardai a Phrawf EF (HMPPS). Mae’n rhaid i'r holl staff ddatgan a ydynt yn aelod o grŵp neu fudiad sy’n cael ei ystyried yn hiliol gan y Gwasanaeth Carchardai a Phrawf.

Lwfansau Oriau Gwaith (Oriau Anghymdeithasol)

37 awr yr wythnos

Proffil Llwyddiant