Job Description (JD) 
Band 4 
Group Profile:  Facilitator(F)
 
 
Job Description:  F: Learning Skills Employment 
Advice and Guidance Wales 
 
 
 
Document Ref. 
OR-JES-582-JD-B4 : F : Learning Skills Employment 
Advice and Guidance Wales v8.0 
Document Type 
Management 
 
Version 
4.0 
Classification 
Official 
 
 
Date of Issue 
8th August 2024 
Status 
Baselined 
Produced by 
Job Evaluation Assurance and Support Team 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
OR-JES-582-JD-B4 : F : Learning Skills Employment Advice and Guidance Wales v8.0 

---

Job Description  
Job Title 
F : Learning Skills Employment Advice and Guidance Wales 
Group Profile 
Facilitator  
Organisation 
Delivery 
Level 
Band 
4 
 
Overview of the 
This is a prisoner facing job based in an establishment in Wales. 
job  
Summary  
The job holder will be responsible for providing advice and 
guidance to prisoners on available learning skills employment 
opportunities.  Contributes to sentence planning and reducing 
reoffending. 
 
This is a non-operational job with no line management or 
supervisory responsibilities.  This role is non-rotational. 
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following 
Activities and 
responsibilities, activities and duties: 
Duties  
 
•  Provide a comprehensive Advice and Guidance process to 
prisoners within the establishment.  
•  Attend the Activity Allocation Board to monitor and 
prioritise activity allocation according to the individual 
needs of the prisoners.  
•  Promote education and training opportunities through the 
establishment. 
•  Assist Learning Skills Employment Management to ensure 
that prisoners are enrolled on the correct courses 
appropriate to their needs. 
•  Process open learning and Open University applications.  
Facilitate and advise on funding and complete attendant 
paperwork. 
•  Liaise with all work areas in the establishment to co-
ordinate outstanding learning and skills inductions. 
•  Support the achievement of the Learning Skills 
Employment. Service Delivery Indicators through 
attendance at the discharge board and designated 
resettlement sessions.   
•  Research appropriate internal or external courses collating 
information on cost and entry criteria to provide information 
to prisoners. 
•  Assist and support prisoners, signpost them to appropriate 
education and training opportunities; internal and external.  
•  Monitor induction assessments and follow up as 
appropriate. 
•  Monitor and evaluate advice and guidance provision and 
produce a monthly report on performance and make 
recommendations for improvement. 
•  Liaise with colleagues in offender management to 
contribute to sentence planning. 
OR-JES-582-JD-B4 : F : Learning Skills Employment Advice and Guidance Wales v8.0 

---

•  Maintain appropriate prisoner records, provide statistics 
and produce written reports. 
•  Contribute to the Incentives and Earned Privileges (IEP) 
system when required. 
•  Attend and actively contribute to team meetings and 
external meetings as required. 
•  Plan and facilitate meetings with mentors. 
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is 
at present and is not intended to be exhaustive. The job holder is 
expected to accept reasonable alterations and additional tasks of 
a similar level that may be necessary. Significant adjustments 
may require re-examination under the Job Evaluation Scheme 
and shall be discussed in the first instance with the job holder. 
 
An ability to fulfil all spoken aspects of the role with confidence 
through the medium of English or (where specified in Wales) 
Welsh. 
 
Civil Service Success Profile Criteria 
 
Behaviours 
•  Communicating and Influencing 
•  Leadership 
•  Developing Self and Others 
•  Managing a Quality Service 
•  Working Together 
Strengths 
We recommend you choose 4 to 8 strengths locally. 
Experience 
 
Technical 
Will be required to hold or work towards a recognised Advice and 
requirements 
Guidance qualification to at least level 3. 
Ability  
Good written and verbal communication skills. 
 
Minimum 
Please do not alter this box 
Eligibility  
 
•  All candidates are subject to security and identity checks prior to 
taking up post. 
•  All external candidates are subject to 6 months’ 
probation.  Internal candidates are subject to probation if they 
have not already served a probationary period within HMPPS. 
•  All staff are required to declare whether they are a member of a 
group or organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
37 hour working week. 
(Unsocial Hours) 
Allowances 
 
 
OR-JES-582-JD-B4 : F : Learning Skills Employment Advice and Guidance Wales v8.0 

---