PS Job Description (JD) 
PS Band 3 
Directorate: Probation Service (System Change) 
Job Description: Project Officer 
 
 
 
Document Ref. 
PS-JES-0016 Band 3 Project Officer v3.0 
Document Type 
Management 
Version 
3.0 
Classification 
Official 
Date of Issue 
23 February 2022 
Status 
Baselined 
Produced by 
Job Evaluation Assurance and Support Team 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
 
 
 
PS-JES-0016 Band 3 Project Officer v3.0 

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PS Job Description  
Job Title 
Project Officer 
Directorate 
Probation Service / System Change 
Band 
3 
 
Overview of the job  
The system change team will be part of the central DDC team but with a matrix line 
into the Divisional DD. They will deliver against an agreed national change 
programme. An initial priority will be ensuring integration between PS and CRC. In 
Wales these will include integration with Probation / Prisons and therefore solid line 
into HMPPS Wales. 
Summary  
The Project Officer role is responsible for assisting the System Change team in helping 
Deputy Directors to improve the planning and delivery of change programmes, with 
particular  emphasis  on  continuous  improvement  and  the  increased  effectiveness  of 
operational processes between the PS and CRCs. 
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following responsibilities, activities 
Activities and Duties  
and duties: 
 
Implementation of change management projects 
•  Assist in the development of Divisional change plans  
•  Assist in the coordination of delivery of Divisional change projects 
•  Assist and support the analysis and planning of HQ change initiatives through 
the provision of key Divisional insight 
•  Provide information and support in the review of Divisional change 
programmes  
•  Assist in providing Divisional information to the HQ team  
•  Obtain feedback from key project stakeholders regarding critical project 
milestones to update the system integration team with project 
•  Support the system integration team with the development of detailed 
project plans, project schedules, project estimates, resource plans, and 
status reports 
•  Track key project milestones and adjust project plans and/or resources to 
meet needs of Divisional and HQ stakeholders 
•  Communicate major milestones and identify potential project risks; conduct 
regular status meetings to review project activities 
•  Utilise project management processes and methodologies to ensure projects 
are delivered on time, within budget, adhere to high-quality standards, and 
meet customer expectations 
•  Translate project requirements into project objectives and tasks 
•  Responsible for managing P&L and reporting progress of the project on an 
ongoing basis 
 
Use communication effectively 
•  Provide information as requested 
•  Influence and persuade effectively 
•  Use appropriate skills, styles and approaches 
 
Enhance your own performance 
•  Manage own resources and professional development 
 
Use information to take critical decisions 
•  Liaise with staff to receive, collate and analyse information, developing 
systems and compiling reports as necessary 
 
Manage Diversity and Quality 
•  Contribute to creating a culture that promotes equality and value diversity 
PS-JES-0016 Band 3 Project Officer v3.0 

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The duties/responsibilities listed above describe the post as it is at present and is not 
intended to be exhaustive. The job holder is expected to accept reasonable 
alternations and additional tasks of a similar level that may be necessary. Significant 
adjustments may require re-examination under the Job Evaluation Scheme and shall 
be discussed in the first instance with the job holder. 
Behaviours 
•  Making Effective Decisions 
•  Changing and Improving 
•  Working Together 
•  Delivering at Pace 
Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8 
  
Essential Experience 
•  Experience of implementing change projects, 
•  Experience of basic financial analysis 
•  Experience of project planning 
Technical 
NVQ Level 3 or equivalent in a relevant subject (or appropriate practical experience) 
requirements 
 
Microsoft: Word, Excel, Outlook, and PowerPoint (or equivalent i.e. Lotus Notes) 
Ability  
 
 
Minimum Eligibility  
Please do not alter this box 
 
•  All candidates are subject to security and identity checks prior to taking up 
post. 
•  All external candidates are subject to 6 months’ probation.  Internal 
candidates are subject to probation if they have not already served a 
probationary period within HMPPS. 
•  All staff are required to declare whether they are a member of a group or 
organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
Leave Blank 
(Unsocial Hours)  
To be used by the JES Team only 
Allowances 
 
 
 
 
PS-JES-0016 Band 3 Project Officer v3.0 

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Success Profile 
Strengths 
Behaviours 
It is advised strengths 
Ability 
Experience 
Technical 
are chosen locally, 
recommended 4-8 
NVQ Level 4 or equivalent in a relevant 
Experience of implementing 
Making Effective Decisions 
 
 
subject (or appropriate practical 
change projects 
experience) 
Microsoft: Word, Excel, Outlook, and 
Experience of basic financial 
Changing and Improving 
 
 
PowerPoint (or equivalent i.e. Lotus 
analysis 
Notes) 
Working Together 
 
 
Experience of project planning 
 
Delivering at Pace 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
PS-JES-0016 Band 3 Project Officer v3.0 

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