HQ Job Description (JD) 
Band 5  
Directorate: Generic - Projects and Programmes 
Job Description: Programme Office Support Manager 
 
 
 
Document Ref. 
HQ-JES-2033_Programme Office Support Manager_v3.0 
Document Type 
Management 
Version 
3.0 
Classification 
Unclassified 
Date of Issue 
16/7/2019 
Status 
Baselined 
Produced by 
Head of Group 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-2033_Programme Office Support Manager_v3.0 

---

HQ Job Description  
Job Title 
Programme Office Support Manager 
Group Family 
Projects and Programmes 
Band 
5 
 
Overview of the job  
The Programme Office Support Manager will provide a project office function to 
support programmes and projects 
Summary  
The Programme Office Support Manager will be required to provide a professional 
and efficient administrative support service to the Senior Programme 
Manager/Programme Manager and the Programme Management Office. The job 
holder will be responsible for developing key relationships with individual HQ 
Directorate Single Point of Contacts and the wider project leads and sponsors.    
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following responsibilities, activities 
Activities & Duties  
and duties: 
 
 
?  Provide effective project office management services to the projects and 
programmes portfolio.  
?  Ensure all project related logistical arrangements are made including ensuring 
stakeholder meetings are scheduled and actions are accurately recorded and 
managed.  
?  Maintain all project documentation and be responsible for the configuration 
management and library of all documentation, including baselining and quality 
checking. This includes being the Local Information Manager and being 
responsible for the management of the file structure held under HERM  
?  Responsible for change control and management of all project documentation 
including the Plans, PIDS and associated project documentation 
?  Act as formal contact point between the NOMS Project and Trade Unions 
regarding project related issues   
?  Produce ad hoc reports and all other documentation for the Project Executive 
and other Senior sponsors Manager such a project exception reports, 
dependency matrix, actions logs, meeting minutes 
?  Ensure the Programme Executive has relevant NEMC and other Senior 
Stakeholder documentation as required with outstanding actions being followed 
up. 
?  Coordinate, attend and minute Legal meetings, weekly Delivery Committee 
meetings, and monthly Union meetings. 
?  Pro-actively manage the actions produced by the various meetings attended. 
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is at present and is not 
intended to be exhaustive. The Job holder is expected to accept reasonable 
alterations and additional tasks of a similar level that may be necessary. Significant 
adjustments may require re-examination under the Job Evaluation scheme and shall 
be discussed in the first instance with the Job Holder. 
Behaviours 
?  Making Effective Decisions 
?  Delivering at Pace 
?  Working Together 
?  Managing a Quality Service 
Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8. 
HQ-JES-2033_Programme Office Support Manager_v3.0 

---

Essential Experience 
N.B. Converting job descriptions to the new Success Profile format means areas 
captured in experience could also be assessed as a strength.  Vacancy managers 
should use their own judgement to decide where best to assess these.  
 
?  Effective management, interpersonal and communication skills 
?  Time management and prioritisation skills  
Technical 
?  The job holder will be required to have a PRINCE 2 Foundation or be willing to 
requirements 
undertake the necessary training required. 
?  Competent in the use of MS Office products and particularly in the use of MS 
Word, MS Excel and MS Project. 
 
Ability  
 
 
Minimum Eligibility  
Please do not alter this box 
 
?  All candidates are subject to security and identity checks prior to taking up 
post. 
?  All external candidates are subject to 6 months’ probation.  Internal 
candidates are subject to probation if they have not already served a 
probationary period within HMPPS. 
?  All staff are required to declare whether they are a member of a group or 
organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
 
(Unsocial Hours)  
Allowances 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-2033_Programme Office Support Manager_v3.0 

---

Success Profile 
 
Experience 
Strengths 
N.B. Converting job descriptions to 
the new Success Profile format 
Behaviours 
Ability 
Technical 
means areas captured in 
 
experience could also be assessed 
as a strength.  Vacancy managers 
should use their own judgement to 
decide where best to assess these 
The job holder will be required to have a 
It is advised strengths 
PRINCE 2 Foundation or be willing to 
Making Effective Decisions 
are chosen locally, 
 
Managing project lifecycles 
undertake the necessary training 
recommended 4-8. 
required 
Effective management, 
Competent in the use of MS Office 
Delivering at Pace 
 
 
interpersonal and communication 
products and particularly in the use of 
skills 
MS Word, MS Excel and MS Project 
Time management and 
Working Together 
 
 
 
prioritisation skills 
Managing a Quality Service 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-2033_Programme Office Support Manager_v3.0 

---