,Y :}
• Œ]‰š]}v ~: • 
v ñ 
]Œ
š}Œ š W }uuµv]šÇ /vš ŒÀ vš]}v• 
:}
• Œ]‰š]}v t ^ v]}Œ
• Á}Œl D v P Œ 
 
 
 
Document Ref. 
HQ-JES-1487 Senior Casework Manager v3.0 
Document Type 
Management 
Version 
3.0 
Classification 
Official 
Date of Issue 
20/01/20 
Status 
Baselined 
Produced by 
Job Evaluation Assurance and Support Team 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
HQ-JES-1487 Senior Casework Manager v3.0 

---

:}
• Œ]‰š]}v 
Job Title 
Senior Casework Manager 
Directorate 
Community Interventions 
Band 
5 
 
Overview of the job  
The Public Protection Casework Section (PPCS) is placed within the Public Protection 
Group of the Community Interventions Directorate.  The posts are based in HQ at 
Southern House, Croydon and are not operational. 
 
The main function of PPCS is to ensure the oversight of the Generic Parole Process 
(GPP) for indeterminate sentenced prisoners and to ensure the timely processing of 
recalls to custody of licensed determinate and indeterminate sentenced prisoners 
from the community and processing requests for licence variations. It also reviews 
cases referred by the Prisons and Probation Ombudsman (PPO); reviews appeals 
against adjudications; and assists with Royal Prerogative of Mercy cases. 
  
The job holder will report to a Team Leader and all post holders will have managerial 
responsibilities for a team of administrative staff.  
Summary  
The j} Z}o
Œ[• responsibilities involve managing a caseload, preparing parole 
review dossiers, managing recall dossiers and case managing the parole review 
process.  Work involves liaison with prisons, probation, Parole Board, Government 
Legal Department and other stake-holders as well as dealing with prisoners, 
solicitors and other interested parties. All of the work requires the ability to meet 
tight deadlines, organise and prioritise casework, offer advice to senior managers 
and take a range of routine operational decisions. They manage the delivery of 
casework to targets, monitor performance of and establish good working 
relationships with other agencies involved in the recall and parole process. 
 
There is a considerable amount of correspondence, often complex, from prisons, 
probation services, prisoners and their solicitors. The work involves indeterminate 
sentenced prisoners and some of the material handled is of a disturbing and 
sensitive nature. Case-managers require sound judgment, accuracy and an ability to 
analyse detailed information quickly. They are expected to work with a reasonable 
degree of autonomy and acquire a reasonable awareness of wider parole and recall 
issues/constraints/practices.  
 
They will be responsible for a team of administrative staff, overseeing their work and 
undertaking line management duties.  They will also be expected to provide support 
and cover for Team Managers when required. 
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following responsibilities, activities 
Activities and Duties  
and duties:  
 
x 
Responsible for preparing dossiers as required for disclosure to prison, Parole 
Board and offender. 
x 
Responsible for overseeing directions from the Parole Board. 
x 
Responsible for scrutinising and assisting colleagues with the submission of non-
disclosure requests to the Parole Board. 
x 
Act on release directions from the Parole Board.  
x 
Responsible for setting appropriate review dates in knock back/no 
recommendation cases. 
x 
Responsible for considering and deciding on legitimacy of recall requests from 
Probation Services. 
x 
Ensure that PPUD/case tracking system is accurately updated; milestones are 
completed; and documents and minutes are uploaded. 
HQ-JES-1487 Senior Casework Manager v3.0 

---

x 
Responsible for compiling first draft replies to Ministerial and non-ministerial 
correspondence including: prisoner correspondence; adjudication reviews; PPO 
cases; letters before action; and Royal Prerogative of Mercy cases. 
x 
Manage a team of administrative staff where required, including line 
management and supervisory responsibilities. 
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is at present and is not 
intended to be exhaustive. The job holder is expected to accept reasonable 
alterations and additional tasks of a similar level that may be necessary. Significant 
adjustments may require re-examination under the Job Evaluation Scheme and shall 
be discussed in the first instance with the job holder. 
 
Behaviours 
x 
Developing Self and Others 
x 
Making Effective Decisions 
x 
Communicating and Influencing 
x 
Managing a Quality Service 
x 
Seeing the Big Picture 
x 
Delivering at Pace 
Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8.  
 
 
Experience 
None 
Technical 
None 
Requirements 
Ability  
None 
 
Minimum Eligibility  
x  All candidates are subject to security and identity checks prior to taking up post. 
x  All external candidates are subject to 6 u}všZ•[ ‰Œ}
š]}v.  Internal candidates are 
subject to probation if they have not already served a probationary period within 
HMPPS. 
x  All staff are required to declare whether they are a member of a group or 
organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
 
(Unsocial Hours)  
Allowances 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-1487 Senior Casework Manager v3.0 

---

 
Success Profile 
 
Strengths 
 
Behaviours 
It is advised strengths 
Ability 
Experience 
Technical 
are chosen locally, 
 
recommended 4-8 
 
Developing Self and Others 
 
 
 
 
 
Making Effective Decisions 
 
 
 
 
 
Communicating and Influencing 
 
 
 
 
Managing a Quality Service 
 
 
 
 
Seeing the Big Picture 
 
 
 
 
Delivering at Pace 
 
 
 
 
HQ-JES-1487 Senior Casework Manager v3.0 

---