HQ Job Description (JD) 
Band 6   
Group Family: Generic - Casework 
Job Description: Casework Advisor 
 
 
 
Document Ref. 
HQ-JES-2146 Generic - Casework Advisor v2.0 
Document Type 
Management 
Version 
2.0 
Classification 
Unclassified 
Date of Issue 
24/07/2019 
Status 
Baselined 
Produced by 
Head of Group 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-2146 Generic - Casework Advisor v2.0 

---

HQ Job Description  
Job Title 
Casework Advisor 
Directorate 
Generic - Casework 
Band 
6 
 
Overview of the job  
The  job  holder  has  responsibility  for  the  management  of  casework  processes  and 
ensuring correct protocols are followed.  
Summary  
Casework Advisors are required to identify complex/high profile cases and provide 
advice to senior managers and provide first draft responses to letters before action 
etc. They will be required to take a range of routine operational decisions. 
Work involves daily liaison with prisons, police, probation, the Parole Board, 
Government Legal Department and other stake-holders as well as dealing with 
prisoners, solicitors and other interested parties. They will establish good working 
relationships with their counterparts in other agencies and ensure that their staff do 
the same. 
The job holder will be responsible for ensuring that their team delivers their work 
against targets and will monitor team members’ performance. They will ensure that 
work on the team is distributed fairly across team members and prioritised 
appropriately.   
Team  Leaders  require  good  judgment,  accuracy,  an  ability  to  analyse  detailed 
information quickly and excellent organisational skills.   They are expected to work with 
a degree of autonomy and have an awareness of wider issues/constraints/practices.   
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following responsibilities, activities 
Activities & Duties  
and duties: 
 
 
?  Commission data and draft responses to Freedom of Information (FOI), Data 
Protection  Act  (DPA)  requests  and  Environmental  Information  Regulations 
(EIR)  requests,  ensuring  these  are  accurate,  compliant  with  the  relevant 
legislation and are completed within the statutory deadline.  To maintain a 
good  working  knowledge  of  the  FOI  Act,  the  Data  Protection  Act  and  their 
exemptions.   
?  Manage  the  process  of  providing  good  quality,  accurate  and  timely  draft 
responses  to  official  public  correspondence,  including  Ministerial  and  Chief 
Executive Officer (CEO) letters for approval by the Head of Team, solicitors’ 
letters and treat official correspondence. 
?  Draft  Ministerial  replies  and  background  notes  in  response  to  PQs  about 
prison/probation operational matters.  To liaise with prisons / probation and 
policyholders and ensure that swift, accurate, relevant and concise answers 
are provided within specified timescales and that background notes contain 
appropriate  context,  along  with  any  other  pertinent  information  for  the 
Minister’s interest 
?  Ensuring that casework is undertaken according to agreed processes and 
policies, including the achievement of agreed quality targets across team 
?  Act as secretariat chasing  minutes and actions  
?  The post holder will oversee the case management system and ensure all 
records (paper & electronic) are up to date and secure and where gaps 
identified, liaise with senior caseworker. 
?  Provide guidance and advice on issues to service providers, both reactively in 
response to questions to the helpline and functional mailbox, and 
proactively, to address new issues and frequently asked questions; 
?  Provide advice on issues to staff and managers across HMPPS estate,  
HQ-JES-2146 Generic - Casework Advisor v2.0 

---

?  Provide instructions to Government Legal Department, comment on 
Counsels’ submissions to the Coroner, liaising with MoJ Legal Department 
and prisons/probation where necessary and consider lengthy and complex 
legal documents, witness statements and legal arguments and amend as 
necessary. Seeking advice from Deputy Head of Casework and/or Head of 
Casework where necessary. 
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is at present and is not 
intended to be exhaustive. The Job holder is expected to accept reasonable alterations 
and additional tasks of a similar level that may be necessary. Significant adjustments 
may require re-examination under the Job Evaluation scheme and shall be discussed in 
the first instance with the Job Holder. 
Behaviours 
?  Changing and Improving 
?  Making Effective Decisions 
?  Communicating and Influencing 
?  Leadership 
?  Working Together 
?  Managing a Quality Service 
?  Delivering at Pace 
Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8. 
Essential Experience 
 
Technical 
 
requirements 
Ability  
 
 
Minimum Eligibility  
Please do not alter this box 
 
?  All candidates are subject to security and identity checks prior to taking up 
post. 
?  All external candidates are subject to 6 months’ probation.  Internal 
candidates are subject to probation if they have not already served a 
probationary period within HMPPS. 
?  All staff are required to declare whether they are a member of a group or 
organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
 
(Unsocial Hours)  
Allowances 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-2146 Generic - Casework Advisor v2.0 

---

 
Success Profile 
Strengths 
Behaviours 
It is advised strengths are 
Ability 
Experience 
Technical 
chosen locally, recommended 
4-8 
 
Changing and Improving  
 
 
 
 
Making Effective Decisions 
 
 
 
 
Communicating and Influencing  
 
 
 
Leadership 
 
 
 
 
Working Together  
 
 
 
 
Managing a Quality Service 
 
 
 
 
Delivering at Pace 
 
 
 
 
 
HQ-JES-2146 Generic - Casework Advisor v2.0 

---