Job Description (JD) 
Band 3 
Group Profile - Business Administrator (BA) 
Job Description - BA : People Hub 
 
 
 
Document Ref. 
OR-JES-229-JD-B3 : BA : People Hub v6.0 
Document Type 
Management 
Version 
6.0 
Classification 
Official  
Date of Issue 
11/09/2019 
Status 
Baselined 
Produced by 
Job Evaluation Assurance and Support Team 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
OR-JES-229-JD-B3 : BA : People Hub v6.0 

---

 
Job Description  
Job Title 
BA : People Hub  
Group Profile 
Business Administrator  
Organisation Level 
Delivery 3-4 
 
Band 
3 
 
Overview of the job  
This is an administrative job in an establishment 
Summary  
The  jobholder  will  provide  administrative  support  within  the  People  Hub,  ensuring 
that staff are supported through training, detail and all Human resource processes, 
maintaining administration systems within specified timescales for the establishment.   
This is a non-operational job with no line management responsibilities. 
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following responsibilities, activities 
Activities and Duties  
and duties: 
 
?  Undertake a share of the transactional activity associated with the People Hub.  
This includes processing most or all of the following categories of paperwork and 
inputting data ready for checking and onward transmission by the Hub Manager: 
o  Training 
o  Attendance Management   
o  Staff Well Being 
o  Detail 
o  Self Assessment Reporting (SAR) engagement 
o  HR - Entry & Exit Processes  
o  Staff Engagement 
o  SPDR markings 
o  Staff availability for escorts 
o  NVQ facilitation requests 
o  Staff Engagement Survey 
o  Payment Plus hours 
o  Staff Reward and Recognition 
o  Work Life Balance 
o  Staff Leave 
o  Vetting Contact Point 
o  Immunisation/First Aid co-ordination 
 
 
Undertake other administrative tasks including: 
?  Organise, produce and maintain accurate records for area of work 
?  Act as contact point for all communications to the team. Prioritise and distribute 
communications  to  the  appropriate  person  or  relevant  department  in 
establishment 
?  Complete monitoring returns for area of work 
?  Input requisitions on to the finance database and process requisitions  for defined  
area of work 
?  Co-ordinate any awareness sessions for area of work 
OR-JES-229-JD-B3 : BA : People Hub v6.0 

---

?  Prepare paperwork for checking by manager, conducting initial checks as 
required 
?  Correspond with relevant stakeholders and agencies to ensure that they are 
aware of information so that information is adequately shared 
?  Maintain and check establishment databases, manual filing systems and logs of 
information, responding within agreed timescales and  producing reports as 
required 
?  Collate information relating to relevant Service Delivery Indicators (SDI’s) 
?  Act as secretary to meetings as required including organising agenda, taking 
and , distributing minutes and action points 
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is at present and is not 
intended to be exhaustive. The job holder is expected to accept reasonable 
alterations and additional tasks of a similar level that may be necessary. Significant 
adjustments may require re-examination under the Job Evaluation Scheme and shall 
be discussed in the first instance with the job holder. 
 
 
 
Behaviours 
?  Changing and Improving 
?  Communicating and Influencing  
?  Working Together 
?  Managing a Quality Service 
?  Delivering at Pace 
Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8. 
 
 
Essential Experience 
 
Technical 
N.B these are the technical requirements for the group profile, please check the 
Requirements 
individual job description relating to this group profile for any job specific 
requirements and add if required. 
Ability  
 
 
Minimum Eligibility  
Please do not alter this box 
 
?  All candidates are subject to security and identity checks prior to taking up post. 
?  All external candidates are subject to 6 months’ probation.  Internal candidates are 
subject to probation if they have not already served a probationary period within 
HMPPS. 
?  All staff are required to declare whether they are a member of a group or 
organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
Leave Blank 
(Unsocial Hours)  
Allowances 
To be used by the JES Team only 
OR-JES-229-JD-B3 : BA : People Hub v6.0 

---

 
Success Profile 
 
 
Strengths 
 
Behaviours 
It is advised strengths 
Ability 
Experience 
Technical 
are chosen locally, 
 
recommended 4-8 
 
Changing and Improving 
 
 
 
 
 
Communicating and 
 
 
 
 
Influencing 
Working Together 
 
 
 
 
Managing a Quality Service 
 
 
 
 
Delivering at Pace 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
OR-JES-229-JD-B3 : BA : People Hub v6.0 

---