Swydd Ddisgrifiad (SDd)

Band 2

Proffil Grŵp - Gweinyddiaeth Gwasanaethau Cefnogi (SSA)

Swydd Ddisgrifiad - SSA: Cofnodion

Cyfeirnod y Ddogfen

JES 152 B2 SSA Cofnodion

Math o Ddogfen

Rheolaeth

Fersiwn

5.0

Dosbarthiad

Sensitif

Dyddiad Cyhoeddi

16/09/19

Statws

Gwaelodlin

Cynhyrchwyd gan Y Tîm Gwerthuso Sicrwydd a Chymorth Swydd

Awdurdodwyd gan Y Tîm Gwobrwyo

Tystiolaeth ar gyfer y SDd



Swydd Ddisgrifiad

Teitl y Swydd

SSA: Cofnodion

Proffil Grŵp

Gweinyddiaeth Gwasanaethau Cefnogi

Lefel yn y Sefydliad

Cefnogi

Band

2

Trosolwg o’r swydd

Mae hon yn swydd cymorth gweinyddol mewn sefydliad.

Crynodeb

Bydd deiliad y swydd yn gyfrifol am ddarparu cymorth gweinyddol i sicrhau bod ffeiliau carcharorion o’r gorffennol a’r presennol yn cael eu cadw’n ddiogel ac i weithredu ceisiadau’n brydlon, er mwyn helpu i gadw cofnodion yn effeithiol yn unol â gweithdrefnau lleol.

Mae hon yn swydd anweithredol heb unrhyw gyfrifoldebau rheolaeth linell.

Cyfrifoldebau,

Gweithgareddau a Dyletswyddau

Bydd rhaid i ddeiliad y swydd gyflawni’r cyfrifoldebau, y gweithgareddau a’r dyletswyddau canlynol:

  • Ymgymryd â gwaith ffeilio bob dydd i sicrhau bod cofnodion yn cael eu cadw'n effeithiol yn unol â gweithdrefnau lleol

  • Gofyn am a chael gwybodaeth/cofnodion gan sefydliadau eraill

  • Storio cofnodion yn briodol / anfon yr ôl-gofnod neu’r cofnod ymatal i’r sefydliad sy’n gwneud cais amdano mewn modd amserol

  • Anfon, casglu a dosbarthu negeseuon ffacs i staff priodol

  • Danfon a chasglu post lle bo'n briodol

  • Cynnal system ffeilio’r ffeiliau o’r flwyddyn flaenorol fel eu bod yn cael eu symud a bod y ffeiliau archif o’r blynyddoedd cynharaf yn cael eu hanfon i’w dinistrio yn unol â’r safonau gofynnol (e.e. diogelu data). Ymgymryd â thasgau gweinyddol eraill, gan gynnwys:

  • Darparu cymorth gweinyddol o fewn y maes gwaith

  • Cynnal system ffeilio fanwl ar gyfer y maes gwaith

  • Ymateb i ymholiadau sy’n gysylltiedig â’r maes gwaith, a’u hailgyfeirio lle bo’r angen

Mae’r dyletswyddau/cyfrifoldebau a restrir uchod yn disgrifio’r swydd fel y mae ar hyn o bryd, ac nid yw’n rhestr gyflawn. Disgwylir i ddeiliad y swydd dderbyn addasiadau rhesymol a thasgau ychwanegol sydd ar lefel debyg a allai fod yn angenrheidiol. Os bydd addasiadau sylweddol mae’n bosib y bydd angen ystyried y swydd unwaith eto dan y cynllun Gwerthuso Swydd, a thrafodir hynny â deiliad y swydd yn y lle cyntaf.

Ymddygiadau

  • Datblygu Eich Hun a Phobl Eraill

  • Cyfathrebu a Dylanwadu

  • Cydweithio

  • Rheoli Gwasanaeth o Safon

Cryfderau

NB: Canllaw yn unig yw’r canlynol. Argymhellir dewis cryfderau yn lleol, awgrymir 4-8

Profiad hanfodol

Technegol

Gofynion

Gallu

Cymwysterau Gofynnol

  • Bydd gwiriadau adnabod a diogelwch yn cael eu cynnal ar bob ymgeisydd cyn iddynt gychwyn swydd.

  • Bydd rhaid i bob ymgeisydd allanol gwblhau cyfnod prawf o 6 mis. Bydd rhaid i ymgeiswyr mewnol gwblhau cyfnod prawf os nad ydynt eisoes wedi cwblhau cyfnod prawf i HMPPS.

  • Bydd rhaid i'r holl staff ddatgan a ydynt yn aelod o grŵp neu sefydliad sy’n cael ei ystyried yn hiliol gan HMPPS.

Oriau Gwaith

(Oriau Anghymdeithasol)

a Lwfansau

Proffil Llwyddiant

Ymddygiadau

Cryfderau

D.S. Cynghorir y caiff cryfderau eu dewis yn lleol,

awgrymir 4-8

Gallu

Profiad

Technegol

D.S. gwiriwch y swydd ddisgrifiad sy’n ymwneud â’r proffil grŵp hwn ar gyfer unrhyw ofynion penodol i’r swydd

a’u hychwanegu os oes angen.

Datblygu Eich Hun a Phobl Eraill

Cyfathrebu a Dylanwadu

Cydweithio

Rheoli Gwasanaeth o Safon

JES 152 B2 SSA Cofnodion f5.0

JES 152 B2 SSA Cofnodion f5.0