Cyfeirnod y Ddogfen

HQ-JES-3118 Swyddog Gwybodaeth Mechnïaeth

Math o Ddogfen

Rheoli

Fersiwn

2.0

Dosbarthiad

Swyddogol

Dyddiad Cyhoeddi

28 Hydref 2024

Statws

Llinell sylfaen

Cynhyrchwyd gan

Y Tîm Cymorth a Sicrwydd Gwerthuso Swyddi

Awdurdodwyd gan

Y Tîm Gwobrwyo

Tystiolaeth ar gyfer y DS

Teitl Swydd

Swyddog Gwybodaeth Mechnïaeth

Cyfarwyddiaeth

Gweithrediadau Carchar, Gwasanaeth Gwybodaeth Mechnïaeth

Band

4

Trosolwg o'r swydd

Mae Gwasanaeth Gwybodaeth Mechnïaeth (BIS) Cenedlaethol HMPPS yn rhan o’r Gyfarwyddiaeth Gweithrediadau Carchar. Mae gwaith Swyddog Gwybodaeth Mechnïaeth (BIO) yn amrywiol, yn eang, ynghlwm wrth amserlenni, ac yn cael ei arwain gan y galw. Bydd deiliad y swydd yn ymgymryd ag ystod lawn o waith gyda diffynyddion a rhanddeiliaid gan gefnogi prosesau’r BIS a’i drefniadau casglu gwybodaeth mewn carchardai ac yn cynhyrchu adroddiadau ffeithiol a gwrthrychol i baratoi ar gyfer gwrandawiadau llys (Llysoedd Ynadon a Llysoedd y Goron) lle rhoddir ystyriaeth i ryddhau ar fechnïaeth.

Bydd deiliad y swydd yn gweithio mewn sefydliad carchar yn un o ranbarthau dynodedig y BIS a bydd dyletswyddau’n cael eu pennu’n lleol neu’n cael eu dyrannu’n ganolog. Bydd adroddiadau’n cael eu paratoi a’u hysgrifennu cyn gwrandawiadau.

Bydd deiliad y swydd yn cael hyfforddiant arbenigol ychwanegol i gyflawni’r rôl.

Mae hon yn rôl anweithredol heb unrhyw gyfrifoldebau rheolaeth linell. Bydd yn adrodd wrth reolwr dynodedig yn un o Hybiau Rhanbarthol y BIS.

Bydd deiliad y swydd yn dod i gysylltiad rheolaidd gyda diffynyddion, a hynny wyneb yn wyneb ac yn rhithiol.

Crynodeb

Cyfrannu at y gwaith o ddarparu Gwasanaeth Gwybodaeth Mechnïaeth Cenedlaethol HMPPS drwy ddarparu Adroddiad Gwybodaeth Mechnïaeth ar gyfer Llysoedd Ynadon a Llysoedd y Goron ledled Cymru a Lloegr lle rhoddir ystyriaeth i ryddhau ar fechnïaeth.

Casglu’r holl wybodaeth sy’n angenrheidiol ac sydd ar gael a pharatoi adroddiadau ffeithiol a gwrthrychol i’w cyflwyno i’r farnwriaeth ar ffurf ysgrifenedig cyn cynnal gwrandawiadau.

Cyfrifoldebau, Gweithgareddau a Dyletswyddau

Disgwylir i ddeiliad y swydd gyflawni’r cyfrifoldebau, y gweithgareddau a’r dyletswyddau canlynol:

• Bod yn gyfrifol am baratoi Adroddiadau Gwybodaeth Mechnïaeth ar ddiffynyddion sy’n ymddangos mewn ail wrandawiad mechnïaeth a gwrandawiadau dilynol mewn Llysoedd Ynadon a Llysoedd y Goron yn dilyn cyfnod cychwynnol ar remand yn y carchar.

• Cyfweld diffynyddion a gedwir mewn sefydliadau carchar, naill ai wyneb yn wyneb neu drwy Gyswllt Fideo, i gasglu gwybodaeth sy’n berthnasol i geisiadau am fechnïaeth. Dilysu'r wybodaeth a ddarperir lle bynnag y bo modd.

• Sicrhau bod archwiliadau i weld a oes lle ar gael mewn lletyau arfaethedig yn cael eu cwblhau yn amserol ac yn effeithlon.

• Dethol a dehongli gwybodaeth sy’n ymwneud â diffynyddion o'r systemau a’r cronfeydd data sydd ar gael. Mae hyn yn cynnwys, os ydynt ar gael, Ndelius, y System Garchardai Ddigidol (DPS) a’r System Asesu Troseddwyr (OASys). Canfod ymddygiad troseddol blaenorol ac achosion o ddiffyg cydymffurfio yn ogystal â chysylltiad blaenorol â goruchwyliaeth y Gwasanaeth. Cysylltu â Rheolwyr Troseddwyr Cymunedol os yw hynny’n berthnasol.

• Meithrin a chynnal cysylltiadau effeithiol gyda rhanddeiliaid mewnol ac allanol sy’n ymwneud â’r BIS. Cael gafael ar wybodaeth sy’n berthnasol i’r diffynnydd a’i gais am gael ei ryddhau ar fechnïaeth. Bydd hyn yn cynnwys, ond nid yn unig, dwrneiod, y Gwasanaeth Prawf, timau iechyd meddwl, gwasanaethau camddefnyddio sylweddau, a staff y llys.

• Sicrhau bod y broses o gyfeirio diffynyddion i fudiadau cymunedol yn cael ei chwblhau er mwyn helpu i roi sylw i unrhyw anghenion cymorth a welwyd ac i roi mynediad i gymorth parhaus os cânt eu rhyddhau ar fechnïaeth.

• Dadansoddi a dehongli’n gywir gofnodion cymhleth yr Heddlu i ganfod unrhyw bryderon diogelu neu amddiffyn y cyhoedd a chyflwyno atgyfeiriadau/ceisiadau angenrheidiol am wybodaeth i’r Gwasanaeth Prawf, Awdurdodau Lleol, Heddluoedd ac unrhyw asiantaethau priodol eraill.

• Cysylltu ag Awdurdodau Lleol, a phan ganfyddir pryderon Diogelu, rhannu unrhyw wybodaeth berthnasol.

• Rhoi cefnogaeth barhaus a gofal gydol y broses i ddiffynyddion sydd wedi cael eu remandio i’r ddalfa i baratoi ar gyfer gwrandawiadau dilynol lle rhoddir ystyriaeth i ryddhau ar fechnïaeth.

• Os gwelwyd angen am gymorth gyda llety, sicrhau bod atgyfeiriadau i Wasanaethau Llety Cymunedol (Lefel 2) yn cael eu cwblhau a chyfrannu at atgyfeiriadau i Wasanaethau Llety Cymunedol (Lefel 1) yn unol â Pholisi Cenedlaethol HMPPS

• Cysylltu â’r Timau Mewnfudo neu’r Swyddfa Gartref i gasglu gwybodaeth am ddiffynyddion sy’n cael eu hadnabod fel Dinasyddion Tramor.

• Cyfrannu at roi cefnogaeth i ddiffynyddion sy’n cael eu hadnabod fel dioddefwyr posibl caethwasiaeth fodern drwy gysylltu â Thîm y Mecanwaith Atgyfeirio Cenedlaethol.

• Sicrhau bod yr holl systemau TG perthnasol yn cael eu diweddaru i adlewyrchu proses y BIS o’i dechrau i’w diwedd.

• Bod yn gyfrifol am gydweithio â chydweithwyr ar draws y BIS i sicrhau ei bod yn cyflawni ei nodau a’i amcanion. Cefnogi eich cydweithwyr a chynnal perthynas effeithiol a chynhyrchiol gydag aelodau’r tîm.

Mae’r dyletswyddau/cyfrifoldebau uchod yn disgrifio’r swydd fel y mae ar hyn o bryd, ac ni fwriedir i’r rhestr hon fod yn gwbl gyflawn. Disgwylir i ddeiliad y swydd dderbyn addasiadau rhesymol a thasgau ychwanegol ar lefel debyg a allai fod yn angenrheidiol. Mae'n bosibl y bydd addasiadau sylweddol yn golygu y bydd angen ailedrych ar y swydd o dan y Cynllun Gwerthuso Swyddi, a bydd hyn yn cael ei drafod â deiliad y swydd yn y lle cyntaf.

Gallu cyflawni holl agweddau llafar y swydd yn hyderus drwy gyfrwng y Saesneg neu (pan nodir hynny yng Nghymru) yn Gymraeg.

Ymddygiadau

• Gwneud Penderfyniadau Effeithiol

• Cydweithio

• Cyfathrebu a Dylanwadu

• Cyflawni'n Gyflym

• Rheoli Gwasanaeth o Safon

Cryfderau

Sylwer: rydym yn argymell ichi ddewis 4 i 8 o gryfderau’n lleol, - dewiswch oddi ar restr diffiniadau o gryfderau’r Gwasanaeth Sifil ar y fewnrwyd.

Gallu

• Y gallu i ddadansoddi a dehongli gwybodaeth gymhleth oddi ar gronfeydd data a systemau proffesiynol.

• Y gallu i baratoi adroddiadau ysgrifenedig o ansawdd uchel.

• Y gallu i gyfathrebu’n effeithiol a meithrin perthynas adeiladol gydag amrywiaeth eang o randdeiliaid.

Profiad

• Bydd angen i ddeiliad y swydd ddangos dealltwriaeth o brosesau Rheoli Troseddwyr yn y carchar a/neu yn y gymuned; a meddu ar brofiad o weithio yn y system cyfiawnder troseddol neu mewn lleoliad cymunedol tebyg.

• Gweithio gydag amrywiaeth eang o unigolion mewn carchar neu yn y gymuned.

• Meithrin a chynnal perthynas waith gadarn gydag amrywiaeth eang o randdeiliaid mewnol ac allanol.

• Cynllunio, cydlynu a blaenoriaethu gwaith.

• Gwybodaeth a dealltwriaeth o waith y system cyfiawnder troseddol.

• Profiad o gofnodi canlyniadau adnoddau a data yn gywir.

Technegol

• Yn ddymunol, dylech fod wedi cwblhau hyfforddiant Rheolwr Troseddwyr yn y Carchar, ond nid yw’n hanfodol.

Cymhwysedd Sylfaenol

Peidiwch â newid y blwch hwn

• Bydd archwiliadau adnabod a diogelwch yn cael eu cynnal ar gyfer pob ymgeisydd cyn cychwyn yn y swydd.

• Rhaid i bob ymgeisydd allanol gyflawni cyfnod prawf o 6 mis.  Bydd rhaid i ymgeiswyr mewnol gyflawni cyfnod prawf os nad ydynt eisoes wedi cyflawni cyfnod prawf yn HMPPS.

• Rhaid i'r holl staff ddatgan a ydynt yn aelod o grŵp neu fudiad y mae HMPPS yn ystyried eu bod yn hiliol.

Lwfansau Oriau Gwaith (Oriau Anghymdeithasol)

I’w adael yn wag

I’w ddefnyddio gan y Tîm Gwerthuso Swyddi yn unig