HQ Job Description (JD) 
Band 4   
Group Family: Generic - Analysts 
Job Description: Analyst Support Officer 
 
 
 
Document Ref. 
HQ-JES -2154_Generic - Analyst Support Officer_v2.0 
Document Type 
Management 
Version 
2.0 
Classification 
Unclassified 
Date of Issue 
17/7/2019 
Status 
Baselined 
Produced by 
Head of Group 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES -2154_Generic - Analyst Support Officer_v2.0 

---

HQ Job Description  
Job Title 
Analyst Support Officer 
Directorate 
Generic - Analysts 
Band 
4 
 
Overview of the job  
The  Analyst  Support  Officer  is  responsible  for  collating,  analysing  and  disseminating 
data for the Directorate / unit’s objectives.  
Summary  
The job holder will provide analytical support to their unit. They will be responsible for 
maintaining  administration  systems  effectively  and  efficiently  within  specified 
timescales. 
Responsibilities, 
You will be required to carry out the following responsibilities, activities and duties: 
Activities & Duties  
• 
Analyse and evaluate information to support and inform decision making for 
the Directorate  
 
• 
Produce a monthly information report and disseminate it as required across 
the directorate, collating feedback  
• 
Ensure all information systems are updated and maintained. 
• 
Provide advice and guidance to managers and staff on current trends and 
issues. 
• 
Maintain good working relationships with internal and external stakeholders.   
• 
Check management information received,  determine level of importance 
and recommend responses and solutions   
• 
Analyse trends hot spot and general profile analysis, in order to identify 
potential areas of concern; regularly update line management 
• 
Organise, produce and maintain accurate records for area of work 
• 
Correspond with relevant stakeholders and agencies to ensure that they are 
aware of information and that the information is adequately shared 
• 
Collate information relating to relevant Service Delivery Indicators (SDI’s) 
• 
Arrange any meetings including the preparation of paperwork, minutes and 
action points      
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is at present and is not 
intended to be exhaustive. The Job holder is expected to accept reasonable 
alterations and additional tasks of a similar level that may be necessary. Significant 
adjustments may require re-examination under the Job Evaluation scheme and shall 
be discussed in the first instance with the Job Holder. 
Behaviours 
?  Making Effective Decisions 
?  Communicating and Influencing 
?  Working Together 
?  Managing a Quality Service 
Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8. 
 
Essential Experience 
N.B. Converting job descriptions to the new Success Profile format means areas 
captured in experience could also be assessed as a strength.  Vacancy managers 
should use their own judgement to decide where best to assess these.  
Technical 
 
requirements 
HQ-JES -2154_Generic - Analyst Support Officer_v2.0 

---

Ability  
 
 
Minimum Eligibility  
Please do not alter this box 
 
?  All candidates are subject to security and identity checks prior to taking up 
post. 
?  All external candidates are subject to 6 months’ probation.  Internal 
candidates are subject to probation if they have not already served a 
probationary period within HMPPS. 
?  All staff are required to declare whether they are a member of a group or 
organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
 
(Unsocial Hours)  
Allowances 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES -2154_Generic - Analyst Support Officer_v2.0 

---

 
Success Profile 
Strengths 
Behaviours 
Ability 
Experience 
Technical 
 
It is advised strengths are 
chosen locally, recommended 
Making Effective Decisions 
 
 
 
4-8. 
 
 
Communicating and Influencing 
 
 
 
 
Working Together 
 
 
 
 
Managing a Quality Service 
 
 
 
 
HQ-JES -2154_Generic - Analyst Support Officer_v2.0 

---