Swydd Ddisgrifiad (SDd) - Y Gwasanaeth Prawf
Cenedlaethol (NPS)
Gwasanaeth Prawf Cenedlaethol - Band Cyflog 3
Cyfarwyddiaeth: Y Gwasanaeth Prawf
Cenedlaethol
Swydd Ddisgrifiad: Uwch Swyddog Gweinyddol
NPS-JES-0047_Pay Band 3 Senior Administrative Officer _v4.0
Cyfeirnod y Ddogfen
Math o Ddogfen
Rheolaethol
Fersiwn
4.0
Dosbarthiad
Annosbarthedig
Dyddiad cyhoeddi
04/07/19
Statws
Gwaelodlin
Cynhyrchwyd gan Pennaeth y Grŵp
Awdurdodwyd gan
Y Tîm Gwobrwyo
Tystiolaeth ar gyfer y SDd
NPS-JES-0047_Pay Band 3 Senior Administrative Officer _v4.0
Swydd Ddisgrifiad NPS
Teitl y Swydd
Uwch Swyddog Gweinyddol
Cyfarwyddiaeth
Y Gwasanaeth Prawf Cenedlaethol (NPS)
Band
3
Trosolwg o’r swydd
Mae hon yn swydd gydlynu ac uwch weinyddol yn swyddfa’r Rhanbarth, swyddfeydd
lleol y Swyddogaeth a’r Clwstwr.
Bydd deiliad y swydd yn cyflawni gweithgareddau cymorth corfforaethol mewn
swyddfa i gefnogi gwaith y timau Rhanbarthol a’r timau gweithredol.
Bydd deiliad y swydd yn gweithredu fel rhyngwyneb rhwng Rheolwr y Ganolfan, y
Rheolwr Busnes a chydweithwyr a phartneriaid eraill ar ystod eang o faterion.
Bydd deiliad y swydd yn adrodd i Reolwr y Ganolfan yn y swyddfa Ranbarthol a'r
Rheolwr Busnes yn swyddfeydd y Swyddogaeth neu’r Clwstwr a bydd ganddo/i
gyfrifoldebau rheolaeth llinell dros gynorthwywyr gweinyddol, gweinyddwyr achos a
staff gweinyddol eraill.
Crynodeb
Diben y rôl yw sicrhau y darperir cymorth busnes effeithlon ac effeithiol a
gwasanaethau gweinyddol gweithredol i'r rhanbarth, y swyddogaeth neu'r clwstwr.
Bydd deiliad y swydd yn cynorthwyo'r Rheolwr Busnes i sicrhau cydymffurfiad
effeithiol â'r Rheoliadau Iechyd, Diogelwch a Thân, gan weithredu fel Pwynt Cyswllt
Unigol/Swyddog Cyswllt Ystadau ar gyfer yr adeiladau y maent yn gweithredu
ohonynt.
Yn unol â pholisïau a gweithdrefnau'r NPS, bydd rhaid i ddeiliad y swydd arddangos
ymrwymiad i gydraddoldeb a chynhwysiant bob amser a deall sut maent yn
berthnasol i’r gwaith maent yn ei wneud.
Rhaid i ddeiliad y swydd gadw at bob polisi o ran natur sensitif/gyfrinachol yr
wybodaeth a gaiff ei thrin wrth weithio yn y swydd hon.
Cyfrifoldebau,
Bydd rhaid i ddeiliad y swydd gyflawni’r cyfrifoldebau, y gweithgareddau a’r
Gweithgareddau a
dyletswyddau canlynol:
Dyletswyddau
Cefnogaeth i Reolwyr
•
Datblygu a gweithredu systemau gweinyddu busnes, cronfeydd data a
systemau cofnodi i gefnogi'r gwaith o ddarparu gwasanaethau prawf
gweithredol
•
Paratoi a choladu amrywiaeth o ddogfennau at amrywiaeth o ddibenion i
gefnogi gweithgarwch busnes effeithiol ar gyfer y rhanbarth, y swyddogaeth
neu'r clwstwr a darparu gwasanaeth prawf gweithredol
•
Cynnal (neu gynorthwyo'r rheolwr busnes perthnasol i gynnal) cofrestrau
Rhanbarthol, swyddogaethol neu glwstwr ar Droseddau Difrifol Pellach,
Rhyddid Gwybodaeth, Damweiniau, Cwynion, mewnbynnu data, monitro
prosesau prawf y cytunwyd arnynt a sicrhau eu bod yn cael eu cwblhau o
fewn amserlenni penodedig
•
Casglu a dosbarthu arian i/o Imprest, a chynnal cofnodion cysylltiedig
•
Gweithredu fel Pwynt Cyswllt Fetio ar gyfer y rhanbarth, y swyddogaeth
neu'r clwstwr perthnasol
NPS-JES-0047_Pay Band 3 Senior Administrative Officer _v4.0
•
Monitro tocynnau teithio, pasys bysiau, ceisiadau am lyfrau siec a
chynorthwyo gydag archebion prynu lle bo angen, ac o fewn y trefniadau
caffael y cytunwyd arnynt
•
Mynychu cyfarfodydd a digwyddiadau i gynrychioli'r Rheolwr Busnes
perthnasol fel y cytunwyd o bryd i'w gilydd.
Iechyd, Diogelwch a Thân
•
Sicrhau bod problemau'n cael eu riportio’n brydlon, gan gynnwys
atgyweiriadau, diffygion a materion diogelwch gyda'r adeilad(au) i'r
contractwyr cyfleusterau, a sicrhau bod unrhyw waith angenrheidiol yn cael
ei wneud i safon foddhaol a sicrhau bod yr offer yn gweithio'n iawn
•
Cynnal a chydlynu asesiadau risg iechyd a diogelwch, driliau tân ac asesiadau
ergonomig yn y safleoedd perthnasol, neu sicrhau eu bod yn cael eu
cyflawni. Riportio materion yn lleol ac i'r Rheolwr Rhanbarthol Iechyd,
Diogelwch a Thân. Cynnal cofrestrau a chydlynu hyfforddiant
•
Gweithredu fel Asesydd Cardinus, Swyddog Cymorth Cyntaf a Warden Tân a
chymryd camau i fynd i'r afael â materion lleol sy'n deillio o ddigwyddiadau
ac Asesiadau DSE, neu sicrhau bod digon o bobl yn gallu ymgymryd â'r rolau
hyn yn y safleoedd perthnasol.
Rheoli a Datblygu Staff yn Effeithiol
•
Darparu rheolaeth ac arweinyddiaeth effeithiol i'r tîm
•
Rheoli datblygiad staff, materion yn ymwneud â thanberfformio,
presenoldeb, iechyd a diogelwch, cysylltiadau rhwng gweithwyr a materion
amrywiaeth mewn ffordd ragweithiol. Mabwysiadu safbwynt cyson, teg a
gwrthrychol wrth wneud penderfyniadau ynghylch materion staff unigol
•
Cyfrannu at ddigwyddiadau hyfforddi a datblygu perthnasol fel hyfforddwr
•
Cefnogi gweithgarwch recriwtio ar gyfer swyddi perthnasol o fewn y
clwstwr/rhanbarth.
Cyfathrebu’n effeithiol
•
Ysgrifennu adroddiadau i gefnogi gweithrediad effeithiol y
Rhanbarth/Clwstwr/Swyddogaeth
•
Cymryd rhan mewn cyfarfodydd lle bo'n briodol, gan ddefnyddio sgiliau,
arddulliau a dulliau priodol
•
Cyfrannu at reoli'r Rhanbarth/Clwstwr/Swyddogaeth.
Gwella eich perfformiad eich hun
•
Rheoli eich adnoddau eich hun a chymryd cyfrifoldeb dros ddatblygiad
proffesiynol eich hun.
Defnyddio gwybodaeth i wneud penderfyniadau allweddol
•
Cysylltu â staff i gael, i goladu ac i ddadansoddi gwybodaeth, drwy ddatblygu
systemau a llunio adroddiadau yn ôl yr angen
•
Defnyddio data i adnabod tueddiadau a gweithredu’n briodol i gynnal a
gwella perfformiad
•
Sicrhau y cymerir pob rhagofal rhesymol tuag at gynnal a chadw, diogelwch a
chyfrinachedd deunydd ysgrifenedig neu ddeunydd a storiwyd yn electronig,
yn unol â gofynion y Ddeddf Diogelu Data a Pholisïau a Gweithdrefnau
Diogelu Gwybodaeth
•
Sicrhau bod holl adnoddau'r tîm yn cael eu defnyddio'n effeithlon ac yn
darparu’r gwerth gorau am arian
NPS-JES-0047_Pay Band 3 Senior Administrative Officer _v4.0
• Ymgymryd â (neu gefnogi'n lleol os yw'r rôl yn un rhanbarthol) rôl y
Swyddog Cyswllt Gwybodaeth gan gynnig cyngor ac arweiniad i OMs wrth
gwblhau ceisiadau o'r fath a gweithio gyda'r Uned Cydymffurfio â
Mynediad at Ddata i lunio ymatebion. Gweithredu fel Swyddog Adalw
Cofnodion yn unol â threfniadau rhanbarthol, swyddogaethol neu glwstwr
• Dangos sgiliau modelu cymdeithasol drwy atgyfnerthu ymddygiad ac
agweddau cymdeithasol yn gyson a herio ymddygiad ac agweddau
gwrthgymdeithasol
• Gweithio o fewn nodau a gwerthoedd y Gwasanaeth Prawf Cenedlaethol a
Gwasanaeth Carchardai a Phrawf Ei Mawrhydi (HMPPS).
Mae’r dyletswyddau/cyfrifoldebau a restrir uchod yn disgrifio’r swydd fel y mae ar
hyn o bryd, ac nid yw’n rhestr gyflawn. Disgwylir i ddeiliad y swydd dderbyn
addasiadau rhesymol a thasgau ychwanegol sydd ar lefel debyg a allai fod yn
angenrheidiol. Os bydd addasiadau sylweddol mae’n bosib y bydd angen ystyried y
swydd unwaith eto dan y cynllun Gwerthuso Swydd, a thrafodir hynny â deiliad y
swydd yn y lle cyntaf.
Y gallu i gyflawni holl agweddau llafar y rôl yn hyderus drwy gyfrwng y Saesneg neu
(lle bo swydd yng Nghymru) yn Gymraeg
Ymddygiadau
• Newid a Gwella
• Gwneud Penderfyniadau Effeithiol
• Cyflawni ar Gyflymder
• Rheoli Gwasanaeth o Safon
• Datblygu Eich Hun ac Eraill
Cryfderau
Cynghorir bod cryfderau yn cael eu pennu’n lleol, argymhellir 4-8
Profiad Hanfodol
• Arddangos profiad gweinyddol blaenorol, a phrofiad o ddarparu ystod eang o
weithgareddau cefnogi rheolwyr
• Tystiolaeth o ddarparu cefnogaeth a chymorth i gydweithwyr i ddarparu
gwasanaeth o safon.
Gofynion technegol
• NVQ Lefel 2 neu gymhwyster cyfwerth
• TGAU Gradd A-C yn Saesneg a Mathemateg (neu gymhwyster cyfwerth)
• Sgiliau TG; Microsoft: Word, Excel, Outlook, a PowerPoint (neu raglenni
cyfwerth, e.e. Lotus Notes)
Gallu
Cymwysterau Gofynnol
•
Bydd gwiriadau diogelwch ac adnabod yn cael eu cynnal ar bob ymgeisydd cyn
iddynt gychwyn swydd
•
Bydd rhaid i bob ymgeisydd allanol gwblhau cyfnod prawf o 6 mis. Bydd rhaid i
ymgeiswyr mewnol gwblhau cyfnod prawf os nad ydynt eisoes wedi cwblhau
cyfnod prawf i HMPPS
•
Bydd rhaid i'r holl staff ddatgan a ydynt yn aelod o grŵp neu sefydliad sy’n cael
ei ystyried yn hiliol gan HMPPS.
Oriau Gwaith (Oriau
37
Anghymdeithasol) a
Lwfansau
NPS-JES-0047_Pay Band 3 Senior Administrative Officer _v4.0
Proffil Llwyddiant
Cryfderau
Ymddygiadau
Gallu
Profiad
Technegol
Argymhellir dewis
cryfderau yn lleol,
awgrymir 4-8
Newid a Gwella
Arddangos profiad gweinyddol
NVQ Lefel 2 neu gymhwyster cyfwerth
.
blaenorol, a phrofiad o ddarparu
ystod eang o weithgareddau
cefnogi rheolwyr.
Gwneud Penderfyniadau Effeithiol
Tystiolaeth o ddarparu cefnogaeth
TGAU Gradd A-C yn Saesneg a
Mathemateg (neu gymhwyster
a chymorth i gydweithwyr i
ddarparu gwasanaeth o safon.
cyfwerth)
Cyflawni ar Gyflymder
Sgiliau TG; Microsoft: Word, Excel,
Outlook, a PowerPoint (neu raglenni
cyfwerth, e.e. Lotus Notes)
Rheoli Gwasanaeth o Safon
Datblygu Eich Hun ac Eraill
NPS-JES-0047_Pay Band 3 Senior Administrative Officer _v4.0