Swydd Ddisgrifiad (SDd) - Y Gwasanaeth Prawf
Cenedlaethol (NPS)
NPS Band 3
Cyfarwyddiaeth: Gwasanaeth Prawf Cenedlaethol (NPS)
Swydd Ddisgrifiad: Rheolwr Dyddiadur (Rhanbarth,
Swyddogaeth a Chlwstwr)
Cyfeirnod y Ddogfen
NPS-JES-0048_ Pay Band 3 Diary Manager (Division, Function &
Cluster)_v4.0
Math o Ddogfen
Rheolaeth
Fersiwn
4.0
Dosbarthiad
Annosbarthedig
Dyddiad Cyhoeddi
04/07/19
Statws
Gwaelodlin
Cynhyrchwyd gan
Pennaeth y Grŵp
Awdurdodwyd gan
Tîm Gwobrwyo
Tystiolaeth ar gyfer y SDd
NPS-JES-0048_ Pay Band 3 Diary Manager (Division, Function & Cluster)_v4.0
Swydd Ddisgrifiad NPS
Teitl y swydd
Rheolwr Dyddiadur (Rhanbarth, Swyddogaeth a Chlwstwr)
Cyfarwyddiaeth
Gwasanaeth Prawf Cenedlaethol (NPS)
Band
3
Trosolwg o’r swydd
Mae hon yn rôl weinyddol ym mhencadlys rhanbarthol, clystyrau a swyddogaethau
NPS. Bydd deiliad y swydd yn riportio i Ddirprwy Gyfarwyddwr NPS neu Bennaeth y
Swyddogaeth Weithredol fel sy’n briodol.
Crynodeb
Pwrpas y rôl yw darparu cefnogaeth ysgrifenyddol a gweinyddol i’r Dirprwy
Gyfarwyddwr neu Bennaeth y Swyddogaeth Weithredol drwy fod y prif bwynt cyswllt
a chynorthwyo i reoli’r rhanbarth, y swyddogaeth neu’r clwstwr o ddydd i ddydd drwy
gwblhau tasgau allweddol megis cydlynu dyddiaduron, casglu gohebiaeth a dogfennau
a threfnu cyfarfodydd a digwyddiadau ymgysylltu eraill.
Ni fydd gan ddeiliad y swydd gyfrifoldebau rheolaeth llinell.
NPS-JES-0048_ Pay Band 3 Diary Manager (Division, Function & Cluster)_v4.0
Cyfrifoldebau,
Bydd rhaid i ddeiliad y swydd gyflawni’r cyfrifoldebau, y gweithgareddau a’r
Gweithgareddau a
dyletswyddau canlynol:
Dyletswyddau
Rheoli Dyddiadur y Dirprwy Gyfarwyddwr neu Bennaeth y Swyddogaeth Weithredol
•
Cefnogi'r Dirprwy Gyfarwyddwr neu Bennaeth y Swyddogaeth Weithredol i
fodloni gofynion y busnes drwy eu cefnogi i ddatrys gofynion sy'n gwrthdaro
o ran amserlenni cynllunio
•
Cynnal dyddiadur y Dirprwy Gyfarwyddwr neu Bennaeth y Swyddogaeth
Weithredol yn effeithlon gan sicrhau bod rheolaeth amser yn cael ei
optimeiddio
•
Gweithredu fel y pwynt cyswllt cyntaf ar gyfer y Dirprwy Gyfarwyddwr neu
Bennaeth y Swyddogaeth Weithredol , gan ddefnyddio blaengaredd ac
ymateb i a/ neu gyfeirio ymholiadau at y partïon perthnasol
•
Gweithredu fel pwynt sgrinio ar gyfer galwadau ffôn, gohebiaeth gyffredinol a
negeseuon e-bost y Dirprwy Gyfarwyddwr neu Bennaeth y Swyddogaeth
Weithredol, gan amlygu gwaith sydd angen ei flaenoriaethu ac ymateb i
ymholiadau gan ddefnyddio eich dealltwriaeth o brosesau cyflawni’r
Gwasanaeth Prawf a'r map partneriaeth
•
Darparu cefnogaeth a chymorth ysgrifenyddol a gweinyddol cynhwysfawr i'r
Dirprwy Gyfarwyddwr neu Bennaeth y Swyddogaeth Weithredol, a
chynhyrchu ystod o ddeunyddiau o ohebiaethau i adroddiadau cyfrinachol
cymhleth
•
Datblygu a chynnal systemau ffeilio electronig a chyfrifiadurol cynhwysfawr a
chyfredol sy'n cefnogi'r gwaith o ddarparu gwasanaethau gweithredol y
Gwasanaeth Prawf a storio a chael gafael ar ddata allweddol yn effeithiol
•
Cynorthwyo gyda’r broses o lunio a chwblhau agendâu cyfarfodydd yn ogystal
a goruchwylio’r gwaith o gydlynu a dosbarthu gwaith papur
•
Cymryd cofnodion mewn cyfarfodydd uwch reolwyr a’u dosbarthu i bartïon
perthnasol
•
Cysylltu'n uniongyrchol â chydweithwyr a phartneriaid mewnol ac allanol i
ddelio ag ymholiadau ac i gydlynu apwyntiadau ac ymrwymiadau
•
Bod yn ymwybodol o'r newidiadau diweddaraf mewn partneriaethau allanol
allweddol sy'n ymwneud â darparu gwasanaethau’r Gwasanaeth Prawf
•
Cyfrannu at drefnu a chydlynu digwyddiadau rhanbarthol ar raddfa fawr
•
Cydlynu a threfnu cyfarfodydd ar gyfer mynychwyr mewnol ac allanol,
archebu ystafelloedd, trefnu lluniaeth, paratoi deunyddiau, cyfarch ymwelwyr
ac ati
•
Delio â materion sensitif iawn, gweithredu'n ddiplomyddol a chadw'n gaeth
at gyfrinachedd bob amser
NPS-JES-0048_ Pay Band 3 Diary Manager (Division, Function & Cluster)_v4.0
•
Trefnu teithiau busnes a llety ar gyfer y Dirprwy Gyfarwyddwr neu' Bennaeth
y Swyddogaeth Weithredol
Cyfathrebu’n effeithiol
•
Darparu gwybodaeth, adborth a chyngor
•
Dylanwadu a pherswadio
•
Cymryd rhan mewn cyfarfodydd lle bo’n briodol
•
Defnyddio sgiliau, arddulliau a dulliau priodol
Gwella eich perfformiad eich hun
•
Rheoli adnoddau a datblygiad proffesiynol eich hun
Defnyddio gwybodaeth i wneud penderfyniadau allweddol
•
Cysylltu â staff i gael, casglu a dadansoddi gwybodaeth, drwy ddefnyddio
systemau a llunio adroddiadau yn ôl yr angen
•
Datblygu a defnyddio data i adnabod patrymau a thueddiadau a gweithredu’n
briodol i gynnal a gwella perfformiad
•
Cynllunio, gweithredu a rheoli systemau o ran cyfnewid gwybodaeth, data a
chudd-wybodaeth sensitif
data a chudd-wybodaeth sensitif
Mae’r dyletswyddau/cyfrifoldebau a restrir uchod yn disgrifio’r swydd fel y mae ar hyn
o bryd, ac nid yw’n rhestr gyflawn. Disgwylir i ddeiliad y swydd dderbyn addasiadau
rhesymol a thasgau ychwanegol sydd ar lefel debyg a allai fod yn angenrheidiol. Os
bydd addasiadau sylweddol mae’n bosib y bydd angen ystyried y swydd unwaith eto o
dan y cynllun Gwerthuso Swydd, a thrafodir hynny â deiliad y swydd yn y lle cyntaf.
Y gallu i gyflawni pob agwedd lafar o’r rôl yn hyderus drwy gyfrwng y Saesneg neu (pan
bennir yng Nghymru) yn y Gymraeg.
Ymddygiadau
•
Gweithio gyda’n Gilydd
•
Cyflawni ar Gyflymder
•
Gwneud Penderfyniadau Effeithiol
•
Newid a Gwella
Cryfderau
Cynghorir bod cryfderau yn cael ei dewis yn lleol, argymhellir 4-8
Profiad Hanfodol
•
Profiad o reoli dyddiadur uwch reolwr gweithredol
•
Profiad o gyflawni amrywiaeth eang o weithgareddau cymorth rheoli
Gofynion technegol
NVQ Lefel 2 neu gymhwyster cyfwerth mewn pwnc perthnasol (neu brofiad ymarferol
perthnasol) Microsoft: Word, Excel, Outlook, a PowerPoint
Gallu
Cymwysterau Gofynnol
Bydd archwiliadau adnabod a diogelwch yn cael eu cynnal ar bob ymgeisydd cyn
iddo/iddi gychwyn yn y swydd.
Bydd rhaid i bob ymgeisydd allanol gwblhau cyfnod prawf o 6 mis. Bydd rhaid i
ymgeiswyr mewnol gwblhau cyfnod prawf os nad ydynt eisoes wedi cwblhau cyfnod
prawf o fewn HMPPS.
Bydd rhaid i'r holl staff ddatgan a ydynt yn aelod o grŵp neu sefydliad sy’n cael ei
ystyried yn hiliol gan HMPPS.
NPS-JES-0048_ Pay Band 3 Diary Manager (Division, Function & Cluster)_v4.0
Oriau Gwaith
37
(Lwfansau am weithio
oriau anghymdeithasol)
NPS-JES-0048_ Pay Band 3 Diary Manager (Division, Function & Cluster)_v4.0
Proffil Llwyddiant
Cryfderau
Cynghorir bod
Ymddygiadau
Gallu
Profiad
Technegol
cryfderau yn cael ei
dewis yn lleol,
argymhellir 4-8
Profiad o reoli dyddiadur uwch
NVQ Lefel 2 neu gymhwyster cyfwerth mewn pwnc
Gweithio gyda’n Gilydd
reolwr gweithredol
perthnasol (neu brofiad ymarferol perthnasol)
Profiad o gyflawni amrywiaeth
eang o weithgareddau cymorth
Sgiliau TG Microsoft: Word, Excel, Outlook, a
Cyflawni ar Gyflymder
PowerPoint
rheoli«
Gwneud Penderfyniadau Effeithiol
Newid a Gwella
NPS-JES-0048_ Pay Band 3 Diary Manager (Division, Function & Cluster)_v4.0