Proffil Grŵp: Gweinyddwr Busnes - Band 3
HMPPS_OR_T_15_GP_ Business Administrator_v8.0
Cyfeirnod y Ddogfen
Math o Ddogfen
Rheolaeth
Fersiwn
8.0
Dosbarthiad
Swyddogol
Dyddiad Cyhoeddi
03.06.19
Statws
Gwaelodlin
Cynhyrchwyd gan
Pennaeth y Grŵp
Awdurdodwyd gan Y Tîm Gwobrwyo
Tystiolaeth ar gyfer y SDd
HMPPS_OR_T_15_GP_ Business Administrator_v8.0
Proffil Grŵp
Enw’r Proffil Grŵp
Gweinyddwr Busnes
Lefel yn y Sefydliad
Cyflawni - Bydd y swyddi ar y lefel hon yn seiliedig ar gyflawni gweithgaredd neu
wasanaeth penodol.
Band
3
Trosolwg
Bydd deiliaid swydd o fewn y Proffil Grŵp yn darparu cefnogaeth weinyddol i reolwyr
a staff rheng flaen trwy ymgymryd â gwaith trafodaethol mewn maes penodol.
Disgwylir i ddeiliad y swydd fod yn gymwys yn eu maes gwaith, bydd manylion am
unrhyw gymwysterau penodol neu hyfforddiant gofynnol wedi’u nodi yn y swydd
ddisgrifiad perthnasol.
Swydd anweithredol yw hon, a all golygu delio’n uniongyrchol â charcharorion yn
ddibynnol ar eu maes gwaith.
Nid yw'r rôl hon yn cynnwys unrhyw gyfrifoldebau rheolwr llinell.
Nodweddion
Mae’r tasgau nodweddiadol sy’n gysylltiedig â’r proffil grŵp hwn yn cynnwys:
• Trefnu, cynhyrchu a chynnal cofnodion cywir ar gyfer y maes gwaith
• Gweithredu fel y pwynt cyswllt ar gyfer yr holl gyfathrebiadau i’r tîm.
Blaenoriaethu a chylchredeg cyfathrebiadau i’r unigolyn neu’r adran berthnasol
mewn sefydliad
• Cwblhau’r dychweliadau monitro ar gyfer y maes gwaith
• Rhoi’r archebion ar y gronfa ddata cyllid a phrosesu archebion ar gyfer y maes
gwaith diffiniedig
• Cydlynu unrhyw sesiynau ymwybyddiaeth ar gyfer y maes gwaith
• Paratoi gwaith papur i’w wirio gan reolwr, a chynnal gwiriadau cychwynnol yn ôl y
gofyn
• Cysylltu â rhanddeiliaid ac asiantaethau perthnasol i sicrhau eu bod yn
ymwybodol o’r wybodaeth ddiweddaraf fel ei bod yn cael ei rhannu'n ddigonol
• Cynnal a gwirio cronfeydd data’r sefydliad, systemau ffeilio papur a chofnodion
gwybodaeth, gan ymateb o fewn amserlenni y cytunwyd arnynt a chynhyrchu
adroddiadau yn ôl y gofyn
• Coladu gwybodaeth sy'n ymwneud â Dangosyddion Darparu Gwasanaeth (SDIs)
perthnasol
• Bod yn ysgrifennydd ar gyfer cyfarfodydd yn ôl y gofyn, yn cynnwys trefnu'r
agenda, cymryd cofnodion a nodi camau gweithredu
HMPPS_OR_T_15_GP_ Business Administrator_v8.0
Swydd Ddisgrifiadau
Unwaith y bydd wedi cychwyn yn y swydd, bydd deiliad y swydd yn cael ei baru â
mewn perthynas â’r
swydd ddisgrifiad; ceir rhestr enghreifftiol isod. Mae’r swydd hon yn gweithio ar sail
Grŵp Proffil hwn
rota, felly gall deiliad y swydd gyflawni swyddogaethau swydd ddisgrifiadau eraill yn
ystod ei yrfa.
• Gweinyddwr Busnes: Canolfan Weithgareddau
• Gweinyddwr Busnes: Canolfan Fusnes
• Gweinyddwr Busnes: Cydraddoldeb
• Gweinyddwr Busnes: Ystadau
• Gweinyddwr Busnes: Cydlynydd Rheoli
• Gweinyddwr Busnes: Canolfan Rheoli Troseddwyr
• Gweinyddwr Busnes: Canolfan Bobl
• Gweinyddwr Busnes: Rhaglenni
• Gweinyddwr Busnes: Seicoleg
• Gweinyddwr Busnes: Saff, Gweddus a Diogel
•
Gweinyddwr Busnes: Dalfa Ddiogelach
•
Gweinyddwr Busnes: Coladu Cudd-wybodaeth Diogelwch
•
Gweinyddwr Busnes: Strategaeth Cyffuriau a Chamddefnyddio Sylweddau
•
Gweinyddwr Busnes: Gofal iechyd
•
Gweinyddwr Busnes: Arsylwi, Categoreiddio a Dyrannu (OCA)
•
Gweinyddwr Busnes: Systemau Teledu’r Sefydliad
•
Gweinyddwr Busnes: Cefnogaeth Weinyddol - Trefnu, Trosglwyddo, a
Thrawsnewid
•
Gweinyddwr Busnes: Cefnogaeth Weinyddol Ranbarthol - Cymru
•
Gweinyddwr Busnes: Tîm Ystadau Rhanbarthol
•
Gweinyddwr Busnes: Saff, Gweddus a Diogel - Meincnod
•
Gweinyddwr Busnes: Cydraddoldeb - Meincnod
•
Gweinyddwr Busnes: Y Ddalfa Ddiogelach - Meincnod
•
Gweinyddwr Busnes: Gweithiwr Ailsefydlu - Meincnod
•
Gweinyddwr Busnes: Meincnod OMU
•
Gweinyddwr Busnes: Cefnogaeth Weinyddol Ranbarthol (Gogledd Orllewin)
•
Gweinyddwr Busnes: Datblygu’r Gyfundrefn
Cymwysterau Gofynnol • Bydd archwiliadau adnabod a diogelwch yn cael eu cynnal ar bob ymgeisydd cyn
iddo/iddi gychwyn yn y swydd.
• Bydd rhaid i bob ymgeisydd allanol gwblhau cyfnod prawf o 6 mis. Bydd rhaid i
ymgeiswyr mewnol gwblhau cyfnod prawf os nad ydynt eisoes wedi cwblhau cyfnod
prawf o fewn HMPPS.
• Bydd rhaid i'r holl staff ddatgan a ydynt yn aelod o grŵp neu sefydliad sy’n cael ei
ystyried yn hiliol gan HMPPS.
Sgiliau/
Bydd rhaid i ddeiliad y swydd gwblhau hyfforddiant sy'n berthnasol i'w harbenigaeth
Cymwysterau/
unwaith y byddant wedi cychwyn yn y swydd.
Achrediadau/
Cofrestriadau Hanfodol
Y gallu i gyflawni pob agwedd lafar o’r rôl yn hyderus drwy gyfrwng y Saesneg neu (pan
bennir yng Nghymru) yn y Gymraeg.
Oriau Gwaith a
37 awr yr wythnos
Lwfansau
Ymddygiadau
•
Newid a Gwella
•
Cyfathrebu a Dylanwadu
•
Gweithio gyda’n Gilydd
•
Rheoli Gwasanaeth o Safon
•
Cyflawni ar Gyflymder
HMPPS_OR_T_15_GP_ Business Administrator_v8.0
Cryfderau
D.S. Cynghorir bod cryfderau yn cael eu dewis yn lleol, argymhellir 4-8
Profiad Hanfodol
Gofynion
D.S. Y gofynion technegol ar gyfer y proffil grŵp yw’r rhain, gwiriwch y swydd
Technegol
ddisgrifiad unigol sy’n gysylltiedig â'r proffil grŵp hwn ar gyfer unrhyw ofynion ar
gyfer swydd benodol ac ychwanegwch rai os oes angen.
Gallu
HMPPS_OR_T_15_GP_ Business Administrator_v8.0
Proffil Llwyddiant
Technegol
D.S. Dyma'r gofynion technegol ar
Cryfderau
gyfer y proffil grŵp, cyfeiriwch at y
Ymddygiadau
Gallu
Profiad
swydd ddisgrifiad unigol sy'n
D.S. Cynghorir bod
gysylltiedig â’r proffil grŵp hwn ar
cryfderau yn cael eu dewis
gyfer unrhyw ofynion ar gyfer swydd
yn lleol, argymhellir 4-8
benodol ac ychwanegwch rai os oes
angen.
Newid a Gwella
Cyfathrebu a Dylanwadu
Gweithio gyda’n Gilydd
Rheoli Gwasanaeth o Safon
Cyflawni ar Gyflymder
HMPPS_OR_T_15_GP_ Business Administrator_v8.0