,Y :}
• Œ]‰š]}v ~: • 
v ï 
]Œ
š}Œ š W }uuµv]šÇ /vš ŒÀ vš]}v• 
:}
• Œ]‰š]}v t
• Á}Œl
u]v ^µ‰‰}Œš 
 
 
 
Document Ref. 
HQ-JES-0863 Casework Admin Support v4.0 
Document Type 
Management 
Version 
4.0 
Classification 
Official 
Date of Issue 
21/01/20 
Status 
Baselined 
Produced by 
Job Evaluation Assurance and Support Team 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
HQ-JES-0863 Casework Admin Support v4.0 

---

:}
• Œ]‰š]}v 
Job Title 
Casework Admin Support 
Directorate 
Community Interventions 
Band 
3 
 
Overview of the job  
The Public Protection Casework Section (PPCS) is placed within Public Protection 
Group within the Community Interventions Directorate.  The posts are based in HQ 
and are located at Southern House, Croydon.  The posts are not operational. 
 
The main function of PPCS is to ensure the oversight of the Generic Parole Process 
(GPP) for indeterminate sentenced prisoners and to ensure the timely processing of 
recalls to custody & subsequent re-release of licensed determinate and 
indeterminate sentenced prisoners and processing requests for licence variations. It 
also reviews cases referred by the Prisons and Probation Ombudsman (PPO); reviews 
appeals against adjudications; and assists with Royal Prerogative of Mercy cases. 
 
The job holder will report to a Case Manager and will have responsibility for a 
specific caseload. 
Summary  
The i} Z}o
Œ[• responsibilities involve providing casework support to casework 
teams dealing with indeterminate/determinate • vš v
‰Œ]•}v Œ•[
• •X t}Œl
involves liaison with prisons, Parole Board and other stakeholders as well as dealing 
with prisoners, solicitors and other interested parties. All of the work requires the 
ability to meet tight deadlines, organise and prioritise the work and manage the 
delivery of work to targets. 
There is a considerable amount of correspondence from prisons, prisoners and their 
solicitors. The work involves indeterminate sentenced prisoners and some of the 
material handled is of a disturbing and sensitive nature.      
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following responsibilities, activities 
Activities and Duties  
and duties:  
 
x 
Responsible for accurate data entry to PPUD and data bases 
 
x 
Chasing of outstanding reports & information. 
 
x 
Dealing with routine telephone enquiries 
 
x 
Responsible for photocopying 
 
x 
Responsible for the bulk scanning and uploading of documents on to PPUD 
 
x 
Responsible for the opening  and scanning/distributing post and identifying 
document type 
 
x 
Performs general administrative duties at the request of managers 
 
x 
Responsible for drafting routine letters and minuting of files 
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is at present and is not 
intended to be exhaustive. The job holder is expected to accept reasonable 
alterations and additional tasks of a similar level that may be necessary. Significant 
adjustments may require re-examination under the Job Evaluation Scheme and shall 
be discussed in the first instance with the job holder. 
 
An ability to fulfil all spoken aspects of the role with confidence through the medium 
of English or (where specified in Wales) Welsh. 
HQ-JES-0863 Casework Admin Support v4.0 

---

 
Behaviours 
x 
Communicating and Influencing 
x 
Working Together 
x 
Managing a Quality Service 
x 
Delivering at Pace 
Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8.  
 
 
Experience 
 
Technical 
 
Requirements 
Ability  
 
 
Minimum Eligibility  
x  All candidates are subject to security and identity checks prior to taking up post. 
x  All external candidates are subject to 6 u}všZ•[ ‰Œ}
š]}v.  Internal candidates are 
subject to probation if they have not already served a probationary period within 
HMPPS. 
x  All staff are required to declare whether they are a member of a group or 
organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
 
(Unsocial Hours)  
Allowances 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-0863 Casework Admin Support v4.0 

---

 
Success Profile 
 
Strengths 
 
Behaviours 
It is advised strengths 
Ability 
Experience 
Technical 
are chosen locally, 
 
recommended 4-8 
 
Communicating and Influencing 
 
 
 
 
 
Working Together 
 
 
 
 
 
Managing a Quality Service 
 
 
 
 
Delivering at Pace 
 
 
 
 
HQ-JES-0863 Casework Admin Support v4.0 

---