Job Description (JD) 
Band 5 
Group Profile - Hub Manager (HM)                                                  
Job Description - HM : Offender Management 
 
 
 
Document Ref. 
JES 158 JD B5 HM: Offender Management 
Document Type 
Management 
Version 
6.0 
Classification 
Official 
Date of Issue 
10th April 2025 
Status 
Baselined 
Produced by 
Job Evaluation Assurance and Support Team 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
 
 
 
JES 158 JD B5 HM: Offender Management v6.0 

---

Job Description  
Job Title 
HM : Offender Management  
Group Profile 
Hub Manager 
Organisation 
First Line Management 
Level 
Band 
5 
 
Overview of the 
This is an administrative managerial job within an establishment. 
job  
All staff have a responsibility to safeguard and promote the 
welfare of children. The post holder must undertake the 
appropriate level of training and is responsible for ensuring that 
they understand and work within the safeguarding policies of the 
organisation. 
Summary  
The job holder will be responsible for managing the 
administrative processes within the Offender Management Hub 
including court procedures, ensuring that prisoners received into 
custody are managed through their sentence and released from 
custody correctly in line with the National Reducing Reoffending 
Strategy.   
This is a rotational, non-operational job with line management 
responsibilities. 
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following 
Activities and 
responsibilities, activities and duties: 
Duties  
• Manage the transactional activity associated with the Offender 
Management function and the administrative staff within this 
area.  This includes ensuring the following paperwork is 
complete, checked and ready for onward transmission: 
 
•  Discharge Report / Pre-Discharge Report  
•  Re-categorisation process and Boards 
•  Bail applications 
•  Completes management checks of Violent Sex Offender 
Register (VISOR) 
•  Release on Temporary License (ROTL) 
•  Home Detention Curfew (HDC) 
•  Public Protection 
•  Offender Assessment and Sentence Management 
(OaSys) 
•  Multi-agency Public Protection Arrangements (MAPPA) 
•  Sentence calculations 
•  Observation Classification Allocation (OCA)  
•  Prisoners allocation and transfers 
•  Appeals 
•  Adjudications 
•  Indeterminate Sentence prisoners 
•  Parole applications 
JES 158 JD B5 HM: Offender Management v6.0 

---

•  Legal Correspondence 
•  License Applications 
•  Resettlement overnight release 
•  Prisoner Fines 
•  Foreign Nationals/Deportation/Immigration 
•  Risk to Children/Safeguarding Children 
•  Harassment/Restraining Orders 
•  Probation 
•  Category A administration 
•  Resettlement 
 
Undertake other administrative management tasks including: 
• Contribute toward the development of local policy, procedures 
and practice and ensure consistency of application 
• Manage devolved budgets in accordance with the financial 
procedures outlined in the budget delegation 
• Manage the achievement of Service Delivery Indicators (SDIs) 
and standards within the work area, verifying and signing off 
documentation as appropriate 
• Attend relevant unit meetings as and required to provide 
feedback on good practice examples, to promote awareness 
for better and more efficient ways of working 
• Analyse and act on data collected by the Hub and produce any 
relevant reports to show findings 
• Ensure that data entered into local and national systems is 
accurate and in accordance with agreed timescales 
• Monitor performance of the Hub 
• Draft all external and internal communications on behalf of the 
Hub 
• Provide Head of Function with management information 
relating to the relevant area 
• Be responsible for the management of all staff within their 
area.  This includes staff performance, development and 
annual appraisal through to sickness absence management 
• Act as first point of contact for relevant external stakeholders 
• Act as requisitioner or approver dependant on local policy 
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is 
at present and is not intended to be exhaustive. The job holder is 
expected to accept reasonable alterations and additional tasks of 
a similar level that may be necessary. Significant adjustments 
may require re-examination under the Job Evaluation Scheme 
and shall be discussed in the first instance with the job holder. 
 
Behaviours 
• 
Changing and Improving 
• 
Communicating and Influencing  
• 
Working Together 
• 
Managing a Quality Service 
• 
Making Effective Decisions 
• 
Leadership 
Strengths 
NB: The below are for guidance only.  It is advised strengths are 
chosen locally, recommended 4-8. 
JES 158 JD B5 HM: Offender Management v6.0 

---

Essential 
Able user of MS Word and MS Excel 
Experience 
Information collation and analysis 
Technical 
Internal applicants  
Requirements 
Newly promoted staff to the following Band 5 first line manager 
roles (Hub Managers, Custodial Managers and Facilities & 
Services Managers) in Establishments are required to complete a 
qualification as part of their work objectives where these training 
packages are available 
Staff that have mapped or re‐graded to Band 5 who have 
previously worked at an equivalent level will not be required to 
undertake the qualification.  
 
External applicants  
All external staff joining as a Band 5 Hub Manager or Facilities 
and Services Manager in an Establishment are required to 
complete the qualification where available. 
Ability  
 
 
Minimum 
•  All candidates are subject to security and identity checks prior to 
Eligibility  
taking up post. 
•  All external candidates are subject to 6 months’ 
probation.  Internal candidates are subject to probation if they 
have not already served a probationary period within HMPPS. 
•  All staff are required to declare whether they are a member of a 
group or organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
37 hour working week 
(Unsocial Hours)  
Allowances 
 
 
 
JES 158 JD B5 HM: Offender Management v6.0 

---