Swydd Ddisgrifiad (JD)

Band 3

Proffil Grŵp - Gweinyddwr Busnes (BA) Swydd Ddisgrifiad - BA : Hyb Busnes


Cyfeirnod y Ddogfen


OR-JES-227-JD-B3 : BA : Hyb Busnes

Math o Ddogfen

Rheoli

Fersiwn

4.0

Dosbarth

Diddosbarth

Dyddiad Cyhoeddi

08/04/15

Statws

Sylfaenol

Cynhyrchwyd gan

Y Tîm Cefnogi a Sicrhau Gwerthuso Swyddi

Awdurdodwyd gan

Y Tîm Gwobrwyo

Tystiolaeth JD




Swydd Ddisgrifiad

Teitl y Swydd

BA : Hyb Busnes

Proffil Grŵp

Gweinyddwr Busnes

Lefel Sefydliadol

Darparu

Band

3

Trosolwg ar y swydd

Swydd weinyddol mewn carchar yw hon.

Crynodeb

Bydd daliwr y swydd yn rhoi cymorth gweinyddol i’r Hyb Busnes gyda'r systemau cyllid, perfformiad a gweinyddol o fewn amserlenni penodedig ar gyfer y carchar.

Swydd anweithredol heb unrhyw gyfrifoldebau rheolwr llinell yw hon.

Cyfrifoldebau,

Gweithgareddau a Dyletswyddau

Bydd angen i ddaliwr y swydd gyflawni’r cyfrifoldebau, gweithgareddau a’r dyletswyddau canlynol:

Cyflawni cyfran o’r gwaith trafodion sy’n gysylltiedig â’r Hyb Busnes. Bydd hyn yn cynnwys prosesu’r rhan fwyaf neu’r holl gategorïau gwaith papur canlynol a mewnbynnu data’n barod i’w archwilio a’i anfon ymlaen gan Reolwr yr Hyb:

  • Perfformiad

  • Archwilio a Chydymffurfio

  • Cyllid (Cyfrif stoc / Arian a phethau gwerthfawr y carcharorion / Derbyniadau / Ailgysoni gwariant / Croniadau / Talu allan / Taliadau rhwng unedau / Trin arian)

  • Sicrwydd Gwybodaeth

  • Mesur Ansawdd Bywyd Carchar (MQPL)

  • Ymweliadau gan Arolygwyr Carchardai Ei Mawrhydi (HMIP)

  • Ceisiadau gwrthrych am wybodaeth

  • Gohebiaeth Swyddogol

  • Cwynion

  • Cofrestr Risg

  • Bwrdd Monitro Annibynnol (IMB)

  • Cynlluniau Gweithredu

  • Rhaglen hunan-archwilio

  • Caffael nwyddau

  • Cynnal a chadw cerbydau

  • System Ffôn Rhif Adnabod Personol (PIN)

  • Archebu gwisg staff

  • Llofnodydd ar gyfer y banc

  • Asedau sefydlog a lleol

  • Arian yn Ddyledus gan Ddyledwyr

  • Stocrestr

  • Gwasanaethau Gwirfoddol Brenhinol y Merched

  • Gweinyddu’r ffreutur, gan gynnwys Adolygiad Chwarterol

  • Gweinyddu Technoleg Gwybodaeth



Cyflawni tasgau gweinyddol eraill gan gynnwys:

  • Trefnu, cynhyrchu a chynnal cofnodion cywir ar gyfer pob maes gwaith

  • Bod yn bwynt cyswllt cyfathrebu ar gyfer y tîm;

  • Blaenoriaethu a dosbarthu cyfathrebiadau i’r person priodol neu’r adran berthnasol yn y carchar;

  • Cwblhau ffurflenni monitro ar gyfer y maes gwaith;

  • Mewnbynnu ceisiadau yn y gronfa ddata gyllid a phrosesu ceisiadau ar gyfer y maes gwaith dan sylw;

  • Cydgysylltu unrhyw sesiynau ymwybyddiaeth ar gyfer y maes gwaith;

  • Paratoi gwaith papur ar gyfer ei archwilio gan y rheolwr, gan gyflawni’r archwiliadau cychwynnol fel bo angen;

  • Gohebu gyda’r rhanddeiliaid a’r asiantaethau perthnasol i sicrhau eu bod yn ymwybodol o’r wybodaeth fel bo’r wybodaeth yn cael ei rhannu’n iawn;

  • Cynnal ac archwilio cronfeydd data, systemau ffeilio llaw a logiau gwybodaeth y carchar gan roi ymateb o fewn yr amser gofynnol a chynhyrchu adroddiadau fel bo angen;

  • Casglu gwybodaeth yng nghyswllt y Dangosyddion Darparu Gwasanaeth (SDI) perthnasol;

  • Bod yn ysgrifennydd mewn cyfarfodydd fel bo angen, gan gynnwys trefnu’r agenda, cymryd a dosbarthu’r cofnodion a’r pwyntiau gweithredu.


Mae’r dyletswyddau / cyfrifoldebau uchod yn disgrifio’r swydd fel y mae ar hyn o bryd, ac felly nid ydynt yn gynhwysfawr. Disgwylir i ddaliwr y swydd dderbyn newidiadau rhesymol i’r swydd ynghyd â thasgau ychwanegol ar lefel debyg, fel bo angen. Efallai y bydd angen edrych eto, o dan y Cynllun Gwerthuso Swyddi, ar unrhyw newidiadau sylweddol a rhaid trafod y rhain gyda daliwr y swydd i ddechrau.

Cymwyseddau

Mae'r holl gymwyseddau yn Fframwaith Cymwyseddau a Nodweddion y Gwasanaeth Rheoli Troseddwyr Cenedlaethol (NOMS) yn berthnasol i’r proffil grŵp hwn. I bwrpas dethol, bydd y cymwyseddau canlynol yn cael eu mesur:

  • 2. Newid a Gwella

  • 4. Arwain a Chyfathrebu

  • 5. Cydweithredu a Phartneru

  • 9. Rheoli Gwasanaeth o Ansawdd

  • 10. Darparu’n ddi-oed

Cymwysterau Gofynnol

  • Bydd pob ymgeisydd yn derbyn archwiliadau diogelwch a hunaniaeth cyn dechrau yn y swydd.

  • Bydd pob ymgeisydd allanol yn cael cyfnod prawf o chwe mis.

  • Bydd ymgeiswyr mewnol yn cael cyfnod prawf os nad ydynt eisoes wedi gweithio cyfnod prawf o fewn NOMS.

  • Bydd angen i bob aelod o staff ddatgan a ydynt yn aelod o grŵp neu fudiad y mae’r Gwasanaeth Carchardai yn eu hystyried i fod yn hiliol.

Sgiliau Hanfodol / Cymwysterau / Achrediadau / Cofrestriadau



Amherthnasol

Oriau Gwaith a Lwfansau


Wythnos waith 37 awr.

OR-JES-227-JD-B3 : BA : Business Hub _v4.0