HQ Job Description (JD) 
Band 3  
Group Family: Generic - Hub 
Job Description: Hub Admin Support 
 
 
 
Document Ref. 
HQ-JES -2134_Generic - Hub Admin Support_v2.0 
Document Type 
Management 
Version 
2.0 
Classification 
Unclassified 
Date of Issue 
17/07/19 
Status 
Baselined 
Produced by 
Head of Group 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES -2134_Generic - Hub Admin Support_v2.0 

---

HQ Job Description  
Job Title 
Hub Admin Support 
Directorate 
Generic - Hub 
Band 
3 
 
Overview of the job  
The job holder will be required to provide a professional and efficient administrative 
support service to the Directorate maintaining finance, performance and 
administrative systems within specified timescales for the Directorate.   
Summary  
The job holder will undertake a share of the transactional activity associated within the 
Administration Hub. This includes processing most or all of the following categories of 
paperwork and inputting data ready for checking and onward transmission to the Hub 
Manager: 
 
?  Correspondence 
?  Car Hire reconciliation 
?  Fixed and local assets 
?  IT Administration 
?  Training 
?  HR - Entry & Exit Processes 
?  Vetting Contact point 
?  Quantum Point of Contact 
?  Room Bookings 
?  Printing 
?  Procuring goods and services 
?  Absence reporting 
?  IT Administration / Change Request System (CRS) 
?  Distributing Communications to various stakeholder groups 
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following responsibilities, activities 
Activities & Duties  
and duties: 
 
 
?  To be the first point of contact for general administrative support which will 
include; dealing with face to face enquiries, booking meeting rooms, 
projectors, flipcharts, teleconference facilities 
?  To monitor the Directorates functional mailbox, actioning any issues and 
where needed logging the request in the relevant folder/spreadsheet 
?  Provide Diary management and administrative support for Senior Managers 
?  To act as the Directorate QPC, logging and processing CRS cases, overseeing 
the case until completion. 
?  Arrange meetings, including all the preparation work, taking minutes/notes 
and writing up the minutes to a high standard 
?  Order items from i-procurement system, ensuring forms are completed 
correctly and in line with policy.   
?  For non-catalogue/ad hoc items the use of a Government Procurement Card 
(GPC).  Receipt procured items with issued Purchase Order numbers 
?  Enter sickness absences on Oracle for staff in the defined work area 
?  Act as Vetting Contact Point, verifying vetting documents, signing copying, 
filling in forms and sending onto the SSCL to be processed 
?  Deal with problems relating to the facilities in defined work areas reporting 
any faults with equipment and communal areas for example kitchen 
?  Be required to arrange bulk printing request and distribute to recipients 
HQ-JES -2134_Generic - Hub Admin Support_v2.0 

---

?  Respond to general IT queries and provide basic IT support for the defined 
area of work and ordering copier supplies through HP (Hewlett Packard) 
?  Act as Directorate SPOC to manage complaints, queries and requests  
?  To be responsible for maintaining distribution lists and distribute all 
communications to key groups.  
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is at present and is not 
intended to be exhaustive. The Job holder is expected to accept reasonable 
alterations and additional tasks of a similar level that may be necessary. Significant 
adjustments may require re-examination under the Job Evaluation scheme and shall 
be discussed in the first instance with the Job Holder. 
Behaviours 
?  Changing and Improving 
?  Communicating and Influencing 
?  Working Together 
?  Managing a Quality Service 
?  Delivering at Pace 
Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8. 
Essential Experience 
N.B. Converting job descriptions to the new Success Profile format means areas 
captured in experience could also be assessed as a strength.  Vacancy managers 
should use their own judgement to decide where best to assess these.  
Technical 
 
requirements 
Ability  
 
 
Minimum Eligibility  
?  All candidates are subject to security and identity checks prior to taking up 
post. 
?  All external candidates are subject to 6 months’ probation.  Internal 
candidates are subject to probation if they have not already served a 
probationary period within HMPPS. 
?  All staff are required to declare whether they are a member of a group or 
organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
 
(Unsocial Hours)  
Allowances 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES -2134_Generic - Hub Admin Support_v2.0 

---

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES -2134_Generic - Hub Admin Support_v2.0 

---

 
Success Profile 
Experience 
N.B. Converting job descriptions to 
the new Success Profile format 
Behaviours 
Strengths 
Ability 
means areas captured in 
Technical 
experience could also be assessed 
as a strength.  Vacancy managers 
should use their own judgement to 
decide where best to assess these 
It is advised strengths are 
Changing and Improving 
chosen locally, recommended 
 
 
 
4-8 
Communicating and Influencing 
 
 
 
 
 
Working Together 
 
 
 
 
Managing a Quality Service 
 
 
 
 
Delivering at Pace 
 
 
 
HQ-JES -2134_Generic - Hub Admin Support_v2.0 

---