HQ Job Description (JD) 
Band 7  
Group Family: Generic - Policy 
Job Description: Policy Lead 
 
 
 
Document Ref. 
HQ-JES-2090 Generic - Policy Lead v4.0 
Document Type 
Management 
Version 
4.0 
Classification 
Official 
Date of Issue 
22 September 2022 
Status 
Baselined 
Produced by 
Job Evaluation Assurance and Support Team 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-2090 Generic - Policy Lead v4.0 

---

 
HQ Job Description  
Job Title 
Policy Lead 
Directorate 
Generic - Policy 
Band 
7 
 
Overview of the job  
The job holder is expected to identify the need for the development of new policy or 
revision of existing policy, carry out appropriate research, analyse information from a 
range of sources and then provide first drafts of policy instructions and guidance. 
Summary  
The job holder will develop effective working relationships with a range of 
stakeholders at all levels, including operational front line staff and senior officials 
from Other Government Departments. 
 
The job holder will on occasions be required to represent HMPPS in meetings with 
outside organisations and stakeholders and Other Government Departments. 
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following responsibilities, activities 
Activities & Duties  
and duties: 
 
 
•  Developing, planning the delivery of and consulting on new operational 
policy or legislative changes in respect of the relevant policy areas, and 
assisting with their implementation including drafting new guidance, and 
training staff across England and Wales as required.   
•  Drafting replies to ministerial correspondence and correspondence from 
offenders, victims, and members of the public, and researching and drafting 
submissions and answers to Parliamentary Questions.  
•  Responsible for researching, drafting and producing both informative and 
persuasive submissions, for clearance by Head of Team, to Ministers which 
often comment on complex and sensitive inter-departmental issues, for 
which agreement must be sought.  
•  Responsible for drafting notes to senior officials, informing them of the 
status of cases. 
•  Undertaking detailed research for questions of policy and providing 
interpretation of the published guidance. 
•  Liaising with legal advisors to ensure policy objectives are met and are 
consistent with legal advice. 
•  Providing national guidance and interpretation on the relevant policy areas, 
including legislation and complex case specific issues in response to enquiries 
from staff and managers in probation divisions and prisons, officials from 
other HMPPS/MoJ Units, Government departments and agencies.  
•  Setting up projects, with appropriate governance arrangements to support 
the project, identifying risks and mitigating action and reporting on progress 
to senior managers and stakeholders.   
•  Representing the policy area/team/group at meetings with HQ and frontline 
staff - and feeding back information to senior management. 
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is at present and is not 
intended to be exhaustive. The job holder is expected to accept reasonable 
alterations and additional tasks of a similar level that may be necessary. Significant 
adjustments may require re-examination under the Job Evaluation Scheme and shall 
be discussed in the first instance with the job holder. 
Behaviours 
•  Making Effective Decisions 
•  Communicating and Influencing 
•  Seeing the Big Picture 
•  Leadership 
•  Delivering at Pace 
HQ-JES-2090 Generic - Policy Lead v4.0 

---

Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8. 
 
Essential Experience 
N.B. Converting job descriptions to the new Success Profile format means areas 
captured in experience could also be assessed as a strength.  Vacancy managers 
should use their own judgement to decide where best to assess these.  
•  Excellent written skills  
•  Excellent analytical skills  
•  Experience of policy development  
•  Data analysis skills 
•  Experience of writing briefings, submissions, and PQs 
Technical 
•  IT literacy  
requirements 
•  An understanding of the process of Government, including the workings of 
Private Office 
Ability  
 
 
Minimum Eligibility  
Please do not alter this box 
 
•  All candidates are subject to security and identity checks prior to taking up 
post. 
•  All external candidates are subject to 6 months’ probation.  Internal 
candidates are subject to probation if they have not already served a 
probationary period within HMPPS. 
•  All staff are required to declare whether they are a member of a group or 
organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
 
(Unsocial Hours)  
Allowances 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-2090 Generic - Policy Lead v4.0 

---

 
Success Profile 
Experience 
Strengths 
N.B. Converting job descriptions to 
the new Success Profile format 
Behaviours 
It is advised strengths 
Ability 
means areas captured in 
Technical 
are chosen locally, 
experience could also be assessed 
recommended 4-8 
as a strength.  Vacancy managers 
should use their own judgement to 
decide where best to assess these 
Making Effective Decisions 
 
 
Excellent written skills 
IT literacy 
 
Communicating and Influencing 
 
 
Excellent analytical skills 
An understanding of the process of 
Government, including the workings of 
 
Private Office 
Seeing the Big Picture 
 
 
Experience of policy development 
 
 
Leadership 
 
 
Data analysis skills 
 
 
Delivering at Pace 
 
 
Experience of writing briefings, 
 
submissions, and PQs 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-2090 Generic - Policy Lead v4.0 

---