HQ Job Description (JD) 
Band 4 
Directorate: Wales and Public Protection 
Job Description - Case Manager 
 
 
 
Document Ref. 
HQ-JES-1486 Case Manager v4.0 
Document Type 
Management 
Version 
4.0 
Classification 
Official 
Date of Issue 
19 April 2021 
Status 
Baselined 
Produced by 
Job Evaluation Assurance and Support Team 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-1486 Case Manager v4.0 

---

 
Job Description  
Job Title 
Case Manager 
Directorate 
Wales and Public Protection 
Band 
4 
 
Overview of the job  
The Public Protection Casework Section (PPCS) is placed within the Public Protection 
Group (PPG) within the Directorate of Wales and Public Protection.  The posts are 
based in HQ and currently located in Southern House in Croydon and are not 
operational. 
 
The main function of PPCS is to ensure the oversight of the Generic Parole Process 
(GPP) for indeterminate sentenced prisoners and to ensure the timely processing of 
recalls to custody of licensed determinate and indeterminate sentenced prisoners 
from the community and processing requests for licence variations. It also reviews 
cases referred by the Prisons and Probation Ombudsman (PPO); reviews appeals 
against adjudications; and assists with Royal Prerogative of Mercy cases.  
  
The job holder will report to a Team Leader and will not have managerial 
responsibilities for administrative staff.  
 
Summary  
The job holder’s responsibilities involve managing a caseload, preparing parole 
review dossiers, managing recall dossiers and case managing the parole review 
process.  Work involves liaison with prisons, probation, Parole Board, Treasury 
Solicitors and other stakeholders as well as dealing with prisoners, solicitors and 
other interested parties. All of the work requires the ability to meet tight deadlines, 
organise and prioritise casework, offer advice to senior managers and take a range 
of routine operational decisions. They manage the delivery of casework to targets, 
monitor performance of and establish good working relationships with other 
agencies involved in the recall and parole process. 
 
There is a considerable amount of correspondence, often complex, from prisons, 
probation trusts, prisoners and their solicitors. The work involves indeterminate 
sentenced prisoners and some of the material handled is of a disturbing and 
sensitive nature. Case Managers require sound judgment, accuracy and an ability to 
analyse detailed information quickly. They are expected to work with a reasonable 
degree of autonomy and acquire a reasonable awareness of wider parole and recall 
issues/constraints/practices.  
 
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following responsibilities, activities 
Activities and Duties  
and duties: 
 
?  Responsible for preparing dossiers as required for disclosure to prison, 
Parole Board and offender. 
?  Responsible for overseeing directions from the Parole Board. 
?  Responsible for scrutinising and assisting colleagues with the submission of 
non-disclosure requests to the Parole Board. 
?  Act on release directions from the Parole Board.  
?  Responsible for setting appropriate review dates in knock back/no 
recommendation cases. 
?  Responsible for considering and deciding on legitimacy of recall requests 
from Probation Trusts. 
?  Ensure that PPUD/case tracking system is accurately updated; milestones 
are completed; and documents and minutes are uploaded. 
HQ-JES-1486 Case Manager v4.0 

---

?  Responsible for compiling first draft replies to Ministerial and non-
ministerial correspondence including: prisoner correspondence; 
adjudication reviews; PPO cases; letters before action; and Royal 
Prerogative of Mercy cases. 
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is at present and is not 
intended to be exhaustive. The job holder is expected to accept reasonable 
alterations and additional tasks of a similar level that may be necessary. Significant 
adjustments may require re-examination under the Job Evaluation Scheme and shall 
be discussed in the first instance with the job holder. 
 
 
Behaviours 
?  Making Effective Decisions 
?  Communicating and Influencing 
?  Working Together 
?  Managing a Quality Service 
?  Delivering at Pace 
Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8. 
 
Ability 
 
Experience 
 
Technical 
 
 
Minimum Eligibility  
Please do not alter this box 
 
?  All candidates are subject to security and identity checks prior to taking up post. 
?  All external candidates are subject to 6 months’ probation.  Internal candidates are 
subject to probation if they have not already served a probationary period within 
HMPPS. 
?  All staff are required to declare whether they are a member of a group or 
organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
Leave Blank 
(Unsocial Hours)  
Allowances 
To be used by the JES Team only 
 
 
 
 
HQ-JES-1486 Case Manager v4.0 

---

 
Success Profile 
 
 
Strengths 
 
Behaviours 
It is advised strengths 
Ability 
Experience 
Technical 
are chosen locally, 
recommended 4-8 
 
 
Making Effective Decisions 
 
 
 
 
 
Communicating and Influencing 
 
 
 
 
Working Together 
 
 
 
 
Managing a Quality Service 
 
 
 
 
Delivering at Pace 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-1486 Case Manager v4.0 

---