Job Description (JD)  
Band 3 
Group Profile - Business Administrator (BA)  
Job Description - BA : Safer Custody 
 
 
 
Document Ref. 
OR JES 140 JD B3 : BA : Safer Custody v7.0 
Document Type 
Management 
Version 
7.0 
Classification 
Official 
Date of Issue 
15th November 2022 
Status 
Baselined 
Produced by 
Job Evaluation Assurance and Support Team 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
 
 
 
 
OR JES 140 JD B3 : BA : Safer Custody v7.0 

---

Job Description  
Job Title 
BA : Safer Custody   
Group Profile 
Business Administrator 
Organisation 
Delivery 
Level 
Band 
3 
 
Overview of the 
This is an administrative job in an establishment.   
job  
Summary  
The job holder will provide administrative support to the Safer 
Custody team maintaining administration systems within 
specified timescales for the establishment. 
   
This is a rotational, non-operational job with no line management 
responsibilities. 
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following 
Activities and 
responsibilities, activities and duties: 
Duties  
 
•  Collate, update and maintain information on Assessment, 
Care in Custody & Teamwork (ACCT) and violence reduction. 
•  Co-ordinate and arrange ACCT reviews and inform key 
stakeholders of current trends in self-harm and violent 
incidents. 
•  Monitor, prepare and publish information about prisoners 
currently subject to ACCT observations and violence 
reduction incidents to relevant colleagues and managers.  
•  Follow up on information provided by Security Information 
Reports (SIRs), UK Borders paperwork and anti-bullying 
paperwork. 
•  Create manual and electronic files for each prisoner on arrival 
and maintain relevant systems. 
•  Record and report all incidents of self-harm/threats of self-
harm and any acts of violence, informing relevant 
stakeholders. 
•  Report serious incidents of violence, self-harm and suicide 
attempts to Duty Governor on day of incident. 
  
Undertake other administrative tasks including: 
 
•  Organise, produce and maintain accurate records for area of 
work. 
•  Act as contact point for all communications to the team. 
Prioritise and distribute communications to the appropriate 
person or relevant department in establishment. 
•  Complete monitoring returns for area of work. 
•  Input requisitions on to the finance database and process 
requisitions for defined area of work. 
•  Co-ordinate any awareness sessions for area of work. 
•  Prepare paperwork for checking by manager, conducting 
initial checks as required. 
OR JES 140 JD B3 : BA : Safer Custody v7.0 

---

•  Correspond with relevant stakeholders and agencies to 
ensure that they are aware of information so that information 
is adequately shared. 
•  Maintain and check establishment databases, manual filing 
systems and logs of information, responding within agreed 
timescales and producing reports as required. 
•  Collate information relating to relevant Service Delivery 
Indicators (SDIs). 
•  Act as secretary to meetings as required including 
organising agenda, taking and distributing minutes and 
action points. 
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is 
at present and is not intended to be exhaustive. The job holder is 
expected to accept reasonable alterations and additional tasks of 
a similar level that may be necessary. Significant adjustments 
may require re-examination under the Job Evaluation Scheme 
and shall be discussed in the first instance with the job holder. 
 
An ability to fulfil all spoken aspects of the role with confidence 
through the medium of English or (where specified in Wales) 
Welsh. 
 
Behaviours 
•  Changing and Improving 
•  Communicating and Influencing  
•  Working Together 
•  Managing a Quality Service 
•  Delivering at Pace 
Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8. 
Essential 
 
Experience 
Technical 
 
Requirements 
Ability  
 
 
Minimum 
•  All candidates are subject to security and identity checks prior to 
Eligibility  
taking up post. 
•  All external candidates are subject to 6 months’ 
probation.  Internal candidates are subject to probation if they 
have not already served a probationary period within HMPPS. 
•  All staff are required to declare whether they are a member of a 
group or organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
Leave Blank 
(Unsocial Hours)  
Allowances 
To be used by the JES Team only 
 
OR JES 140 JD B3 : BA : Safer Custody v7.0 

---