Reference Number
Role Profile: Operational Support Manager
XXXX
Job Family Group
Not allocated yet
Role Purpose
This role, which will report to the Business Delivery Manager, is responsible for the delivery of effective and efficient day-to-day site-specific services at a 
Job Family
Not allocated yet
CTSC site, ensuring accommodation, assets/equipment, health & safety and resource issues are dealt with proactively and efficiently to meet the daily 
functional and operational needs of the CTSC. 
Grade Level
EO
Key Accountabilities
Key Relationships and Contacts
•
Lead for site administrative duties to ensure a smooth and efficient running of the operation (to include ownership of goods orders)
This role will work with operations teams across the CTSC site to ensure the provision of support 
•
Point of contact and on-site lead for building support, acting as the lead building champion, raising issues with relevant HQ functions 
services to enable the CTSC to function effectively, gathering information and feedback and planning 
(e.g. IT, Facilities) and ensuring work is carried out to resolve planned and unexpected issues 
activity to meet CTSC needs. The role holder will exchange information and collate data and reporting 
•
Planning regular maintenance and on-site facility work and using the relevant escalation channels to gain resolution, including support 
information to meet CTSC/HMCTS requirements. The role holder will also work with external contacts to 
with landlord negotiations, working to minimise disruption to service delivery
ensure the provision of goods and services continues to meet CTSC needs 
•
Support for on-boarding and off-boarding activity for employees in the CTSC, providing administration and maintenance of ID cards, 
Internal
building and systems access, ensuring alignment with relevant HQ security policies.
•
Heads of Operations, SI & WFM, Deputies and Team leaders in CTSCs - gather and collate 
•
Organise and support site events, visits and meetings as necessary, arranging agendas and attendees where requested
information for reporting purposes. This may require some analysis and interpretation. Exchanges of 
•
Manage, monitor and administer on-site room booking requests, ensuring equipment and resources are available when requested
information to meet accommodation, equipment, stationery etc needs
•
Secretariat support for on-site Senior leadership team (notetaking at meetings including production of minutes or notes of HR 
•
Head of Operations/Deputies - provide information and advice on site-specific issues to ensure 
conversations)
smooth running of CTSC at that site. 
•
Local Health & Safety and Fire and Security lead - to include coordination of Fire and Incident Control Plan, Security Plan, local 
External
reporting e.g. completion of regular H&S, fire and security inspections, site specific risk assessments, incident and accident reporting 
•
Contractors, suppliers etc - represent CTSC in dealings with contractors and suppliers on site, 
and investigations, co-ordination of DSE assessments
agreeing plans and ensuring work is carried out quickly and efficiently, minimising disruption.  
•
Lead for local finances including monthly reconciliation of budgets, key finance control checks, SOC reporting, Purchase order 
approval.
Complexities
Knowledge, Skills and Experience
The role holder will plan and coordinate foreseeable on-site facilities work and 
•
Exceptional communication skills, both oral and written skills including minute-writing, with strong attention to detail
activities to meet anticipated needs, scheduling activity to ensure smooth running 
•
Ability to work well under pressure and to deadlines
of CTSC. The role holder will also be expected to resolve issues referred by staff 
•
Strong organisational and time management skills, ensuring flexibility and adaptability to juggle different tasks and prioritisation of work
Problem solving
and team leaders, identifying the root cause of issues and quickly addressing 
•
Ability to build strong relationships and support networks
these.  The role holder will be expected to identify the correct course of action and 
•
Ability to work on own initiative, with the ability to make things happen
ensure it is carried out.
•
Provide discretion and an understanding of confidentiality issues
•
Proactive in approach to managing issues as they arise in the sites, with the ability to identify key issues and escalating when required.
The role holder will have no direct budgetary responsibility, but will be expected to 
•
Some experience of facilities management, i.e. managing day-to-day on-site responsibilities, working with suppliers and contractors to 
Management of 
monitor the local spend on stationery, accommodation, equipment etc. No direct 
ensure scheduled work takes place etc, would be an advantage
resources
line management responsibility 
The role holder will be expected to use their own initiative and judgment to resolve 
issues affecting the daily functioning of the CTSC without reference to senior 
managers, particularly as there will be few guidelines or policies covering much of 
Autonomy
the role holders activities. They will be expected to work unsupervised in planning 
and managing their work in ensuring site-specific service are delivered effectively

---