Swydd Ddisgrifiad (SDd) - Y Gwasanaeth Prawf
Cenedlaethol (NPS)
Band 4 NPS
Cyfarwyddiaeth: Y Gwasanaeth Prawf Cenedlaethol
Swydd Ddisgrifiad: Rheolwr Busnes
Cyfeirnod y Ddogfen
NPS-JES-0043_Pay Band 4 Business Manager_v3.0
Math o Ddogfen
Rheolaeth
Fersiwn
3.0
Dosbarthiad
Annosbarthedig
Dyddiad Cyhoeddi
18/06/19
Statws
Gwaelodlin
Cynhyrchwyd gan
Pennaeth y Grŵp
Awdurdodwyd gan
Y Tîm Gwobrwyo
Tystiolaeth ar gyfer y SDd
Swydd Ddisgrifiad - NPS
NPS-JES-0043_Pay Band 4 Business Manager_v3.0
Teitl y Swydd
Rheolwr Busnes
Cyfarwyddiaeth
Y Gwasanaeth Prawf Cenedlaethol
Band
4
Trosolwg o’r swydd
Mae Rheolwr Busnes y swyddogaeth neu'r clwstwr yn darparu cymorth i Bennaeth y
Swyddogaeth Weithredol, gan gynnwys gwneud argymhellion iddynt am ofynion
gweithredol a gweinyddol.
Mae deiliad y swydd yn rhyng-gysylltu â Phennaeth y Swyddogaeth Weithredol a'r
Ganolfan Ranbarthol, staff y clwstwr ac asiantaethau eraill ar ystod eang o faterion.
Mae hon yn swydd anweithredol, er bod angen dealltwriaeth o ystod eang
gweithdrefnau a pholisïau’r Gwasanaeth Prawf ar draws y sefydliad, a hynny ar lefel
weithredol ac yn y pencadlys.
Bydd deiliad y swydd yn riportio’n uniongyrchol i'r Pennaeth Swyddogaeth
Weithredol a bydd ganddynt gyfrifoldebau rheolaeth llinell am Reolwr y Dyddiadur ac
Uwch Swyddogion Gweinyddol.
Crynodeb
Pwrpas y swydd yw cefnogi Pennaeth y Swyddogaeth Weithredol. Bydd deiliad y
swydd yn sicrhau bod perfformiad ar draws y swyddogaeth neu'r clwstwr yn cael ei
fonitro, bod materion yn cael eu hamlygu a bod cyfleoedd i wella effeithlonrwydd ac
effeithiolrwydd yn cael eu hystyried yn rhagweithiol.
Bydd deiliad y swydd yn sicrhau y caiff Pennaeth y Swyddogaeth Weithredol ac eraill
fel y bo'n briodol, eu hysbysu am faterion o flaenoriaeth a’u bod yn cael opsiynau ac/
neu argymhellion i'w helpu i weithredu'n effeithiol.
Bydd deiliad y swydd yn sicrhau bod ganddynt berthynas waith dda â Phennaeth y
Swyddogaeth Weithredol ac y caiff ei chynnal drwy gyfathrebu blaenoriaethau'n
effeithiol.
Bydd deiliad y swydd yn gweithredu fel y pwynt cyswllt cyntaf ar gyfer y
Swyddogaeth Weithredol ar nifer o feysydd allweddol gan gynnwys Ymgyfreitha,
Cwynion, Sicrhau Gwybodaeth, Cyfathrebu, Parhad Busnes, a darparu gwasanaeth
cyfeirio priodol yn ôl yr angen.
Bydd deiliad y swydd yn sicrhau bod y portffolio ystadau yn cael ei reoli'n effeithiol o
fewn ei gylch gwaith, gan weithredu fel Pwynt Cyswllt Cyntaf/Swyddog Cyswllt
Ystadau ac yn rheoli Iechyd a Diogelwch yn gyffredinol o fewn y
Rhanbarth/Swyddogaeth/Clwstwr gan gynnwys cydymffurfiaeth â Rheoliadau Iechyd,
Diogelwch a Thân.
Bydd deiliad y swydd yn sicrhau y cynhelir yr holl asesiadau risg a bod staff yn
ymwybodol o'u cyfrifoldeb personol o ran cydymffurfio â pholisïau Iechyd a
Diogelwch.
Bydd deiliad y swydd hefyd yn rheoli cysylltiadau ac yn cysylltu ag amrywiaeth o
randdeiliaid mewnol ac allanol ac yn cefnogi'r gwaith partneriaeth yn y Swyddogaeth
neu'r Clwstwr.
Cyfrifoldebau,
Bydd rhaid i ddeiliad y swydd gyflawni’r cyfrifoldebau, y gweithgareddau a’r
Gweithgareddau a
dyletswyddau canlynol:
Dyletswyddau
Cynorthwyo gyda llwyth gwaith y Dirprwy Gyfarwyddwr / Pennaeth y Swyddogaeth
Weithredol
•
Goruchwylio llwyth gwaith Pennaeth y Swyddogaeth Weithredol, gan sicrhau
bod gwaith yn cael ei flaenoriaethu'n briodol a bod terfynau amser yn cael eu
bodloni
•
Sicrhau bod yr holl bapurau/gohebiaeth a gyflwynir i Bennaeth y Swyddogaeth
Weithredol yn cael eu hadolygu a'u gweithredu ac yr ymatebir i ohebiaeth ar
ran Pennaeth y Swyddogaeth Weithredol.
NPS-JES-0043_Pay Band 4 Business Manager_v3.0
•
Monitro Cynllun Cyflawni a chofrestr risg y Swyddogaeth neu'r Clwstwr, gan
sicrhau bod Pennaeth y Swyddogaeth Weithredol yn cael gwybod am y
cynnydd
•
Rheoli iechyd a diogelwch yn effeithiol o fewn y portffolio gweithredol
•
Rheoli dull y clystyrau o ran Parhad Busnes, Diogelwch Gwybodaeth a Diogelu
Data
•
Gweithio gyda chydweithwyr i ddatblygu cynlluniau a strategaethau i ymdrin â
risgiau
•
Sicrhau bod systemau gwybodaeth weithredol a rheoli ar waith i fonitro ac
adrodd ar berfformiad yn ôl rhanbarth, ardal, swyddogaeth a chlwstwr gan
nodi materion gweithredol, adnoddau neu sefydliadol a all effeithio ar
berfformiad
•
Dadansoddi gwybodaeth busnes, pennu perthnasedd a manteision a llunio
adroddiadau gwybodaeth ar gyfer Pennaeth y Swyddogaeth Weithredol ac
uwch reolwyr
•
Diweddaru Pennaeth y Swyddogaeth Weithredol ar bolisïau a gweithdrefnau, y
goblygiadau i gydweithwyr a'r ddarpariaeth o argymhellion ar gyfer gweithredu
•
Nodi blaenoriaethau cenedlaethol a rhanbarthol a chefnogi Pennaeth y
Swyddogaeth Weithredol i ymateb i faterion sy’n codi
•
Hyrwyddo diwylliant o arloesi a gwelliant parhaus, cynnal adolygiadau a
gwneud argymhellion fel y bo angen
•
Mynychu cyfarfodydd ar ran Pennaeth y Swyddogaeth Weithredol pan fo
angen, gan edrych yn broffesiynol bob amser
•
Sicrhau bod systemau ar waith ar gyfer rheoli ymchwiliadau a gomisiynir gan
Bennaeth y Swyddogaeth Weithredol
•
Sicrhau bod mecanweithiau mewn lle i fonitro Swyddogaeth neu Glwstwr y
sefydliad a chwblhau’r Adnodd Cynllunio'r Gweithlu Cenedlaethol
Rheoli perthnasau a rhanddeiliaid
•
Arwain, hwyluso a chymryd rhan mewn gweithgorau a chyflawni prosiectau
arbennig yn ôl yr angen
•
Gweithio gyda Rheolwyr Busnes eraill ar draws y Rhanbarth i rannu arferion
gorau a gwneud y gorau o welliannau i’r busnes
•
Cydweithio â chydweithwyr NPS a HMPPS i gynnal rheolaethau effeithiol mewn
Cytundebau Lefel Gwasanaeth a chontractau eraill
•
Sefydlu perthnasau gwaith effeithiol gyda chydweithwyr mewnol ac allanol
Penderfynu ar y ffordd fwyaf effeithiol i ddefnyddio adnoddau
Gweithio gyda BP Finance, HRBP, Rheolwr Newid Systemau ar faterion sy’n ymwneud
â chyllid, cynllunio'r gweithlu a materion gweithredol eraill, er enghraifft:
•
Cytuno ar gyllidebau a chostau unedau ar gyfer rhaglenni gwaith
•
Gwneud cynigion ar gyfer gwario arian ar raglenni gwaith
•
Rheoli cyllidebau a darparu crynodeb o gostau’r uned ar gyfer cynnal
gweithgareddau
•
Rhoi cyngor ar faterion ariannol a materion sy’n ymwneud ag adnoddau er
mwyn llywio amcanion a blaengynllunio
•
Bod yn gyfrifol am fancio o fewn y swyddogaeth weithredol, gan gynnwys
imprest
Rheoli a Datblygu Staff yn Effeithiol
•
Rheoli a datblygu staff drwy ddarparu
goruchwyliaeth/hyfforddiant/gwerthusiadau effeithiol
•
Dangos sgiliau arwain wrth ymdrin â staff
•
Mynd i’r afael â pherfformiad gwael
•
Sicrhau bod mentrau absenoldeb oherwydd salwch yn cael eu defnyddio i
gyflawni amcanion perfformiad a gwella cynhyrchiant
•
Mynd i'r afael â materion ymddygiad a datrys gwrthdaro. Datrys cwynion am
alluogrwydd ac aflonyddwch yn unol â pholisïau sefydliadol
•
Gweithredu polisïau adnoddau dynol.
Cyfathrebu’n effeithiol
•
Darparu gwybodaeth, adborth a chyngor
•
Cadeirio a chymryd rhan mewn cyfarfodydd gan ddefnyddio sgiliau, arddulliau
a dulliau priodol
NPS-JES-0043_Pay Band 4 Business Manager_v3.0
•
Yng Nghymru, sicrhau bod darpariaethau’r Cynllun Iaith Gymraeg yn cael eu
gweithredu’n llawn ym mhob agwedd o’r gwaith clwstwr.
Gwella eich perfformiad eich hun
•
Rheoli adnoddau a datblygiad proffesiynol eich hun
Defnyddio gwybodaeth i wneud penderfyniadau allweddol
•
Cysylltu â staff i gael, i goladu ac i ddadansoddi gwybodaeth, datblygu
systemau a llunio adroddiadau yn ôl yr angen gan ddefnyddio data i adnabod
tueddiadau a chymryd camau priodol i gynnal a gwella perfformiad
•
Cynllunio, gweithredu a rheoli systemau o ran cyfnewid gwybodaeth, data a
chudd-wybodaeth sensitif
Rheoli Amrywiaeth ac Ansawdd
•
Datblygu diwylliant a systemau sy'n hyrwyddo cydraddoldeb ac yn
gwerthfawrogi amrywiaeth. Rhoi polisïau amrywiaeth y gwasanaeth ar waith a
chydweithredu’n effeithiol â’r Uned Cydraddoldeb ac Amrywiaeth.
Mae’r dyletswyddau/cyfrifoldebau a restrir uchod yn disgrifio’r swydd fel y mae ar
hyn o bryd, ac nid yw’n rhestr gyflawn. Disgwylir i ddeiliad y swydd dderbyn
addasiadau rhesymol a thasgau ychwanegol sydd ar lefel debyg a allai fod yn
angenrheidiol. Os bydd addasiadau sylweddol mae’n bosib y bydd angen ystyried y
swydd unwaith eto o dan y cynllun Gwerthuso Swydd, a thrafodir hynny â Deiliad y
Swydd yn y lle cyntaf.
Ymddygiadau
?
Arweinyddiaeth
?
Cydweithio
?
Gwneud Penderfyniadau Effeithiol
?
Datblygu Eich Hun a Phobl Eraill
?
Cyflawni ar Gyflymder
Cryfderau
Argymhellir dewis cryfderau yn lleol, awgrymir 4-8
Profiad hanfodol
?
Profiad o reoli llwyth gwaith uwch swyddogion gweithredol, a rheoli'r
perthnasau gydag amrywiaeth o randdeiliaid.
?
Profiad o ddefnyddio ystod o becynnau meddalwedd i gyflwyno, dadansoddi
a chynhyrchu adroddiadau, a phrofiad o adolygu a sicrhau ansawdd
adroddiadau
?
Profiad gweithredol o'r Gwasanaeth Prawf
Gofynion technegol
?
NVQ Lefel 4 neu gymhwyster cyfwerth mewn pwnc perthnasol (neu brofiad
ymarferol perthnasol)
?
Sgiliau TG; Microsoft: Word, Excel, Outlook a PowerPoint (neu raglenni
cyfatebol e.e. Lotus Notes).
Gallu
Cymwysterau
?
Bydd gwiriadau adnabod a diogelwch yn cael eu cynnal ar bob ymgeisydd
Gofynnol
cyn iddynt gychwyn swydd.
?
Bydd rhaid i bob ymgeisydd allanol gwblhau cyfnod prawf o 6 mis. Bydd
rhaid i ymgeiswyr mewnol gwblhau cyfnod prawf os nad ydynt eisoes wedi
cwblhau cyfnod prawf i HMPPS.
?
Bydd rhaid i'r holl staff ddatgan a ydynt yn aelod o grŵp neu sefydliad sy’n
cael ei ystyried yn hiliol gan HMPPS.
Oriau Gwaith (Oriau
Anghymdeithasol) a
Lwfansau
NPS-JES-0043_Pay Band 4 Business Manager_v3.0
Proffil Llwyddiant
Cryfderau
Argymhellir dewis
Ymddygiadau
Gallu
Profiad
Technegol
cryfderau yn lleol,
awgrymir 4-8
Profiad o reoli llwyth gwaith uwch
swyddogion gweithredol, a rheoli'r
NVQ Lefel 4 neu gymhwyster
Arweinyddiaeth
perthnasau gydag amrywiaeth o
cyfwerth mewn pwnc perthnasol
randdeiliaid.
(neu brofiad ymarferol perthnasol)
Profiad o ddefnyddio ystod o
becynnau meddalwedd i gyflwyno,
Sgiliau TG; Microsoft: Word, Excel,
Cydweithio
dadansoddi a chynhyrchu
Outlook a PowerPoint (neu raglenni
adroddiadau, a phrofiad o adolygu
cyfatebol e.e. Lotus Notes).
a sicrhau ansawdd adroddiadau
Profiad gweithredol o'r
Gwneud Penderfyniadau Effeithiol
Gwasanaeth Prawf
Datblygu Eich Hun a Phobl Eraill
Cyflawni ar Gyflymder
NPS-JES-0043_Pay Band 4 Business Manager_v3.0