HQ Job Description (JD) 
Band 3  
Group Family: Generic - Administration 
Job Description: Admin Support 
 
 
 
Document Ref. 
HQ-JES -2137 Generic - Admin Support v2.0 
Document Type 
Management 
Version 
2.0 
Classification 
Official 
Date of Issue 
17/7/19 
Status 
Baselined 
Produced by 
Head of Group 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES -2137 Generic - Admin Support v2.0 

---

HQ Job Description  
Job Title 
Admin Support 
Directorate 
Generic - Administration 
Band 
3 
 
Overview of the job  
The post holder will be responsible for maintaining administrative processes within 
specified timescales for their area of work. 
Summary  
The post holder will provide administrative support within their team / unit / group. 
Responsibilities include meeting support, collation of routine information, 
maintenance of databases and ad hoc administrative tasks. 
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following responsibilities, activities 
Activities & Duties  
and duties: 
 
 
?  Organisation of meetings / events, distribution of papers, support taking 
minutes/notes and writing up minutes 
?  Provides a first line of response to telephone calls to the department and 
directs callers as appropriate to the relevant member of staff. 
?  Act as first point of contact for general administrative support as and where 
required.  This may involve chasing up outstanding information, updating 
and closing down cases on the tracking system, retrieving files/ information 
and interrogating databases to obtain information.  
?  Organise, produce and maintain accurate records for area of work 
?  Act as contact point for all communications to the team. Prioritise and 
distribute communications to the appropriate person or relevant 
department  
?  Prepare paperwork for checking by manager, conducting initial checks as 
required 
?  Act as I-Procurement and Quantum Point of Contact requisitioner  
?  Maintaining, logging and processing documents for the unit within given 
timeframe. 
?  Monitor the functional mailbox(s) action any issues and where needed log 
the request in the relevant folder/spreadsheets, 
?  Collate stationary request acting as requisitioner for the group 
?  Maintain and create relevant databases and ensure they contain accurate 
data , routinely quality assuring them - this can include restricted or 
confidential information 
 
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is at present and is not 
intended to be exhaustive. The Job holder is expected to accept reasonable 
alterations and additional tasks of a similar level that may be necessary. Significant 
adjustments may require re-examination under the Job Evaluation scheme and shall 
be discussed in the first instance with the Job Holder. 
Behaviours 
?  Changing and Improving 
?  Communicating and Influencing 
?  Working Together 
?  Delivering at Pace 
Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8. 
HQ-JES -2137 Generic - Admin Support v2.0 

---

Essential Experience 
N.B. Converting job descriptions to the new Success Profile format means areas 
captured in experience could also be assessed as a strength.  Vacancy managers 
should use their own judgement to decide where best to assess these.  
 
Good communication skills and the ability to communicate at all levels  of the 
organisation 
Technical 
Good working knowledge of Microsoft word, excel 
requirements 
Ability  
 
 
Minimum Eligibility  
?  All candidates are subject to security and identity checks prior to taking up 
post. 
?  All external candidates are subject to 6 months’ probation.  Internal 
candidates are subject to probation if they have not already served a 
probationary period within HMPPS. 
?  All staff are required to declare whether they are a member of a group or 
organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
 
(Unsocial Hours)  
Allowances 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES -2137 Generic - Admin Support v2.0 

---

 
Success Profile 
Experience 
N.B. Converting job descriptions to 
the new Success Profile format 
Behaviours 
Strengths 
Ability 
means areas captured in 
Technical 
experience could also be assessed 
as a strength.  Vacancy managers 
should use their own judgement to 
decide where best to assess these 
It is advised strengths are 
Good communication skills and the 
Good working knowledge of Microsoft 
Changing and Improving 
chosen locally, recommended 
 
ability to communicate at all levels  
word, excel 
4-8 
of the organisation 
 
Communicating and Influencing 
 
 
 
Working Together 
 
 
 
 
Delivering at Pace 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES -2137 Generic - Admin Support v2.0 

---