Group Profile: Support Services Administration  
Band 2  
 
 
 
Document Ref. 
HMPPS OR T 49 GP Support Services Administration 
v7.0 
Document Type 
Management 
Version 
7.0 
Classification 
Official 
Date of Issue 
31st October 2022 
Status 
Baselined 
Produced by 
Job Evaluation Assurance and Support Team 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 HMPPS OR T 49 GP Support Services Administration v7.0 

---

Group Profile 
Group Profile 
Support Services Administration 
Name 
Organisation 
Support - The jobs at this level will be task focused supporting 
Level  
defined activities, services or operations. 
Band 
2 
 
 
Overview 
Job holders within this Group Profile will undertake daily routine 
transactional administrative tasks in their area of work in order to 
support the establishment.   
 
This is a non-operational job with no line management 
responsibilities. 
Characteristics 
Typical tasks associated with this Group Profile include: 
 
• Provide administrational assistance in area of work  
• Maintain accurate filing system for area of work 
• Respond to queries relating to area of work, redirecting where 
required. 
Job Descriptions 
The job holder once in post will be in matched to a job 
relating to this 
description; a sample list is shown below. The post is rotational 
Group Profile 
so the job holder could during their career carry out the role of 
different job descriptions. 
   
•  Support Services Administration : Business Hub 
•  Support Services Administration : Records  
•  Support Services Administration : Visits Booking  
•  Support Services Administration : Welcome Centre 
Minimum 
• All candidates are subject to security and identity checks prior to 
Eligibility  
taking up post. 
• All external candidates are subject to 6 months’ 
probation.  Internal candidates are subject to probation if they 
have not already served a probationary period within HMPPS. 
• All staff are required to declare whether they are a member of a 
group or organisation which HMPPS considers to be racist. 
Essential Skills/ 
An ability to fulfil all spoken aspects of the role with confidence 
Qualifications/ 
through the medium of English or (where specified in Wales) 
Accreditation/ 
Welsh. 
Registration 
 
Hours of Work 
37 hour working week 
and Allowances 
 
Behaviours 
•  Developing Self and Others 
•  Communicating and Influencing  
•  Working Together 
•  Managing a Quality Service 
 
 HMPPS OR T 49 GP Support Services Administration v7.0 

---

Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8. 
Essential 
 
Experience 
Technical 
N.B  these  are  the  technical  requirements  for  the  group  profile, 
Requirements 
please  check  the  individual  job  description  relating  to  this  group 
profile for any job specific requirements and add if required. 
Ability 
 
 
 
 
 
 
 
 
 HMPPS OR T 49 GP Support Services Administration v7.0 

---

Success Profile  
 
Technical 
 
 
Strengths 
N.B Please check the 
 
individual job description 
It is advised 
Behaviours 
Ability 
Experience 
relating to this group 
strengths are 
profile for the any job 
chosen locally, 
specific requirements and 
recommended 4-8. 
add if required. 
 
 
Developing Self and 
  
 
 
 
Others 
Communicating and 
  
 
 
 
Influencing  
Working Together 
  
 
 
 
Managing a Quality 
  
 
 
 
Service 
 
 
 
 
 HMPPS OR T 49 GP Support Services Administration v7.0 

---