Job Description (JD) 
Band 3 
Group Profile - Business Administrator (BA) 
Job Description - BA : People Hub 
 
 
 
Document Ref. 
OR JES 229 JD B3 : BA : People Hub v7.0 
Document Type 
Management 
Version 
7.0 
Classification 
Official  
Date of Issue 
15th November 2022 
Status 
Baselined 
Produced by 
Job Evaluation Assurance and Support Team 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
OR JES 229 JD-B3 : BA : People Hub v7.0 

---

Job Description  
Job Title 
BA : People Hub  
Group Profile 
Business Administrator  
Organisation 
Delivery 3 
Level 
 
Band 
3 
 
Overview of the 
This is an administrative job in an establishment 
job  
Summary  
The jobholder will provide administrative support within the 
People Hub, ensuring that staff are supported through training, 
detail and all Human resource processes, maintaining 
administration systems within specified timescales for the 
establishment.   
This is a rotational, non-operational job with no line management 
responsibilities. 
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following 
Activities and 
responsibilities, activities and duties: 
Duties  
 
• Undertake a share of the transactional activity associated with 
the People Hub.  This includes processing most or all of the 
following categories of paperwork and inputting data ready for 
checking and onward transmission by the Hub Manager: 
o  Training 
o  Attendance Management   
o  Staff Well Being 
o  Detail 
o  Self Assessment Reporting (SAR) engagement 
o  HR - Entry & Exit Processes  
o  Staff Engagement 
o  SPDR markings 
o  Staff availability for escorts 
o  NVQ facilitation requests 
o  Staff Engagement Survey 
o  Payment Plus hours 
o  Staff Reward and Recognition 
o  Work Life Balance 
o  Staff Leave 
o  Vetting Contact Point 
o  Immunisation/First Aid co-ordination 
Undertake other administrative tasks including: 
•  Organise, produce and maintain accurate records for area of 
work 
•  Act as contact point for all communications to the team. 
Prioritise and distribute communications to the appropriate 
person or relevant department in establishment 
•  Complete monitoring returns for area of work 
•  Input requisitions on to the finance database and process 
requisitions for defined area of work 
OR JES 229 JD-B3 : BA : People Hub v7.0 

---

•  Co-ordinate any awareness sessions for area of work 
•  Prepare paperwork for checking by manager, conducting 
initial checks as required 
•  Correspond with relevant stakeholders and agencies to 
ensure that they are aware of information so that information 
is adequately shared 
•  Maintain and check establishment databases, manual filing 
systems and logs of information, responding within agreed 
timescales and producing reports as required 
•  Collate information relating to relevant Service Delivery 
Indicators (SDIs) 
•  Act as secretary to meetings as required including 
organising agenda, taking and distributing minutes and 
action points 
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is 
at present and is not intended to be exhaustive. The job holder is 
expected to accept reasonable alterations and additional tasks of 
a similar level that may be necessary. Significant adjustments 
may require re-examination under the Job Evaluation Scheme 
and shall be discussed in the first instance with the job holder. 
 
An ability to fulfil all spoken aspects of the role with confidence 
through the medium of English or (where specified in Wales) 
Welsh. 
 
Behaviours 
•  Changing and Improving 
•  Communicating and Influencing  
•  Working Together 
•  Managing a Quality Service 
•  Delivering at Pace 
Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8. 
Essential 
 
Experience 
Technical 
 
Requirements 
Ability  
 
 
Minimum 
Please do not alter this box 
Eligibility  
 
•  All candidates are subject to security and identity checks prior to 
taking up post. 
•  All external candidates are subject to 6 months’ 
probation.  Internal candidates are subject to probation if they 
have not already served a probationary period within HMPPS. 
•  All staff are required to declare whether they are a member of a 
group or organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
37 hour working week. 
(Unsocial Hours)  
Allowances 
OR JES 229 JD-B3 : BA : People Hub v7.0 

---

 
Success Profile 
 
 
Strengths 
 
It is advised 
Behaviours 
Ability 
Experience 
Technical 
strengths are 
 
chosen locally, 
recommended 4-8 
 
 
Changing and Improving 
  
 
 
 
Communicating and 
  
 
 
 
Influencing 
Working Together 
  
 
 
 
Managing a Quality Service 
  
 
 
 
Delivering at Pace 
  
 
 
 
OR JES 229 JD-B3 : BA : People Hub v7.0 

---