Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd EM


yn ôl i’r cynnwys

Teitl Swydd: Swyddog Gweinyddol


Ystod Cyflog: Band AO


Cefndir


Mae staff gweinyddol da sydd â sgiliau gwasanaeth cwsmer ardderchog yn hanfodol i sicrhau bod y Llysoedd, y Tribiwnlysoedd a swyddfeydd eraill yng Ngwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd EM Mawrhydi (GLlTEM) yn gweithredu’n effeithiol. Cyflogir y rhan fwyaf o staff GLlTEM mewn swyddi gweinyddol. Mae GLlTEM yn croesawu technegau gwelliant parhaus er mwyn darparu gwasanaeth cwsmer o safon uchel.


Prif bwrpas y rôl


Neilltuir Swyddogion Gweinyddol i dimau i gyflawni amrywiol ddyletswyddau gweinyddol cyffredinol er mwyn symud achosion ymlaen trwy system y llysoedd/tribiwnlysoedd neu ddarparu cefnogaeth i adrannau eraill o fewn GLlTEM. Fe ddefnyddir arfau a thechnegau gwelliant parhaus yn GLlTEM, ac felly fe fydd yna gyfleoedd i ymarfer disgresiwn a mentergarwch a cheisio gwella’n barhaus o fewn fframwaith o systemau a phrosesau (SOPS). Eir ati i ddatrys problemau drwy gyfeirio at dechnegau gwelliant parhaus (e.e. mannau cyfarfod datrys problemau) a chanllawiau a chyfarwyddiadau cynhwysfawr - cyfeirir materion cymhleth neu anodd fel arfer at arweinydd tîm neu oruchwylydd. Mewn ambell swydd, bydd gan ddeiliaid swydd gysylltiad rheolaidd â defnyddwyr llysoedd / tribiwnlysoedd, gan gynnwys aelodau’r Farnwriaeth a’r proffesiwn cyfreithiol. Mae Swyddogion Gweinyddol yn gweithio mewn tîm sydd â chefnogaeth reoli reolaidd ac maent yn gyfrifol am eu hamser eu hunain, er mae’n bosib y ceir ychydig o gyfle i roi cyngor a goruchwylio rhywfaint ar eraill.

Er bydd y deiliad swydd yn cael ei leoli mewn swyddfa benodol, mae’n bosib y bydd angen bod yn hyblyg i weithio o bryd i’w gilydd yn swyddfeydd lleol eraill GLlTEM.

Wrth weithio fel rhan o dîm hyblyg, bydd disgwyl i’r deiliad swydd ymgymryd ag amrywiaeth o'r swyddogaethau a’r cyfrifoldebau a nodwyd. Nid yw’n fwriad i bob un o'r deiliaid swydd fod yn gyfrifol am yr holl ddyletswyddau.


Prif gyfrifoldebau


Gweinyddu

  • Paratoi papurau a ffeiliau ar gyfer y llys, tribiwnlysoedd, gwrandawiadau a chyfarfodydd.

  • Cynhyrchu dogfennau ar gyfer y llys/tribiwnlys

  • Gwaith llungopïo a ffeilio cyffredinol

  • Creu a diweddaru cofnodion ar system gyfrifiadurol fewnol a mewnbynnu data

  • Agor ac anfon y post.

  • Archebu, paratoi a threfnu ystafelloedd cyfarfod, cefnogi cyrsiau hyfforddi a gweithgareddau grŵp eraill.

  • Paratoi agendâu cyfarfod, cyfarwyddiadau ymuno, taflenni ayyb.

Drafftio

  • Llythyrau a gohebiaeth safonol, cofnodion, nodiadau, adroddiadau, cyflwyniadau ayyb. yn unol â’r canllawiau a’r cyfarwyddiadau.

Gweithrediadau

  • Clercio llysoedd sifil ac theuluoedd, tribiwnlysoedd a gwrandawiadau yn ddefnyddio sain/fideo systemau cyfredol lle mae partion yn mynychu o bell, gan sicrhau bod papurau a deunyddiau ar gael ac yn gyfredol.

  • Cynorthwyo defnyddwyr llys, helpu i reoli’r rota a rhestru, gwirio ffeiliau

  • Cysylltu â phartïon perthnasol, rhestru, cyflwyno dogfennau llys, gweithredu nifer o warantau, casglu dirwyon a ffioedd ayyb, gan gynnwys defnyddio dyfeisiadau sglodyn a rhif adnabod

  • Delio ag ymholiadau wrth y cownter (wyneb yn wyneb), ysgrifenedig a dros y ffôn

  • Gweithio fel tîm i sicrhau bod cyfarfodydd y Bwrdd Gwybodaeth Tîm yn berthnasol, yn amserol ac yn gynhyrchiol

  • Gweithio fel tîm i ddatrys problemau, asesu effaith SOPS newydd a chyfrannu i brosiectau bychan

  • Ymgymryd â rolau eraill o bryd i’w gilydd sydd yn yr un ystod cyflog megis Swyddog Beili’r Rheithgor, Cydlynydd Dysgu a Datblygu, rolau Iechyd a Diogelwch

Prosesu gwaith achos

  • Gan gynnwys dogfennau a gwybodaeth safonol, gorchmynion llys, hawliadau, dirwyon a ffioedd a chymorth cyfreithiol

  • Cofnodi canlyniadau’r llys yn gywir a dehongli’n gywir yr wybodaeth sydd ei hangen ar ffeil y llys.

  • Cyflawni targedau llwyth gwaith o ran mewnbwn a chywirdeb

Gwirio a dilysu

  • Dogfennau, cofnodion, cyfrifon, hawliadau ac enillion ar gyfer eu cymeradwyo, canlyniadau, ystadegau, cynlluniau ayyb. yn erbyn y meini prawf, y rheoliadau neu’r gweithdrefnau.

  • Sicrhau cydymffurfiaeth a bod y dogfennau gweinyddu yn diwallu’r safonau ansawdd.

  • Efallai y bydd angen i ddeiliaid swydd groeswirio a dilysu gwaith a gwblhawyd gan gydweithwyr.

Casglu a threfnu gwybodaeth

  • Ar gyfer enillion, canlyniadau, cyfrifon, datganiadau, gwarantau, dadansoddiadau ystadegol, adroddiadau ayyb.

  • Efallai y bydd angen dehongli ffynhonnell dogfennau, paratoi bwndeli, mynd ar ôl materion sy’n weddill

  • Bydd angen i ddeiliaid swydd addasu a newid gwybodaeth a gwneud penderfyniadau er mwyn i’r gwaith gael ei gwblhau.

  • Bydd angen i ddeiliaid swydd gasglu a threfnu gwybodaeth er mwyn paratoi ar gyfer, a chynnal cyfarfodydd y Bwrdd Gwybodaeth Tîm fel sy’n ofynnol

Cynnal cyfrifiadau

  • Llunio adroddiadau ystadegol syml fel sy’n ofynnol a phrosesu gwybodaeth ariannol.

  • Gwirio gwaith eraill, diweddaru cofnodion, asesu gwerth nwyddau ac/neu eiddo, cysoni cyfrifon, paratoi anfonebau, casglu gwybodaeth a chynhyrchu adroddiadau syml.

  • Gwario symiau bach o arian ar ran swyddfa neu uned.

  • Cyfrifo faint o Reithwyr y bydd rhaid o bosib eu galw a rheoli’r niferoedd fel eu bod mor effeithlon â phosib.

Cyfathrebu gyda’r cyhoedd, y farnwriaeth, defnyddwyr llys a thribiwnlys eraill a chynrychiolwyr asiantaethau a sefydliadau eraill

  • Cyfathrebu a gweithio gyda’r Farnwriaeth, yr Ynadaeth, Rheolwyr Clwstwr, staff y Llys a rhanddeiliaid mewnol ac allanol eraill, cyflenwyr a chwsmeriaid sy’n dod i gasglu gwybodaeth, gwirio ffeithiau, cyflwyno neu orfodi penderfyniadau barnwrol, rhoi cyngor ar sut i lenwi ffurflenni neu ar brosesau’r llys ayyb a darparu gwasanaeth cwsmer ardderchog.

  • Darparu gwasanaeth defnyddiol, prydlon, moesgar “sy’n iawn y tro cyntaf" i’n cwsmeriaid mewnol ac allanol


Dyletswyddau eraill


Mae gofyn i’r deiliad swydd weithio mewn ffordd hyblyg ac ymgymryd ag unrhyw ddyletswyddau rhesymol eraill, ar gais y rheolwr llinell, sy’n gymesur â gradd a lefel cyfrifoldeb y swydd hon..


Cyflawni Gweithredol yn GLlTEM


Mae’r rôl hon yn rhan o’r Proffesiwn Cyflawni Gweithredol. Yr unigolion hyn yw wyneb allanol y llywodraeth gan eu bod yn darparu gwasanaethau hanfodol i’r cyhoedd mewn amryw o rolau gwahanol. Maent yn gweithio mewn amryw o wahanol adrannau ac asiantaethau ar draws y DU, yn darparu gwasanaethau i gwsmeriaid mewn



Mae bod yn rhan o’r proffesiwn cyflawni gweithredol yn golygu eich bod yn perthyn i gymuned traws-lywodraethol o bobl. Bydd cyfle i chi gael mynediad i wybodaeth am safonau proffesiynol, datblygu sgiliau a chymwysterau fydd yn eich helpu chi i barhau i wella eich datblygiad a'ch perfformiad ac estyn eich opsiynau gyrfa.