Swydd Ddisgrifiad (SDd)
Y Gwasanaeth Prawf
Cenedlaethol (NPS) NPS
Band Cyflog 2
Cyfarwyddiaeth: Swydd Ddisgrifiad Y Gwasanaeth
Prawf Cenedlaethol/Pencadlys Ranbarthol: Swyddog
Gweinyddol
Cyfeirnod y Ddogfen
NPS-JES-0011_Band 2 Admin Officer_v2.0
Math o Ddogfen
Rheolaeth
Fersiwn
2.0
Dosbarthiad
Annosbarthedig
Dyddiad Cyhoeddi
02/02/19
Statws
Gwaelodlin
Cynhyrchwyd gan
Pennaeth y Grŵp
Awdurdodwyd gan
Y Tîm Gwobrwyo
Tystiolaeth ar gyfer y SDd
NPS-JES-0011_Band 2 Admin Officer_v2.0
Swydd Ddisgrifiad - NPS
Teitl y Swydd
Swyddog Gweinyddol
Cyfarwyddiaeth
Pencadlys Cyfarwyddiaeth Rhanbarthol yr NPS
Band
2
Trosolwg o’r swydd
Mae hon yn rôl weinyddol ranbarthol yn swyddfa ranbarthol yr NPS. Mae deiliad y
swydd yn atebol i'r Rheolwr Hwb Cymorth Ranbarthol ac yn cefnogi'r gwaith o
ddarparu gweithgareddau sy'n benodol i fusnesau a swyddi gweithrediadol ar draws
Gyfarwyddiaeth ranbarthol yr NPS.
Bydd deiliad y swydd yn gweithio ar y cyd ag aelodau eraill y tîm i gyflawni ystod o
wasanaethau cymorth gweinyddol sydd eu hangen. Efallai y bydd disgwyl i ddeiliad y
swydd gefnogi nifer o dimau/swyddogaethau yn yr ardal weithredol a disgwylir iddo
fod â digon o wybodaeth am o leiaf un rôl arall er mwyn gallu cynnig cymorth a
chyngor yn ystod gwyliau blynyddol ac absenoldeb oherwydd salwch.
Crynodeb
Diben y rôl yw helpu i gyflawni swyddogaethau gweinyddol ranbarthol er mwyn
sicrhau bod gwasanaethau cymorth busnes effeithlon ac effeithiol yn cael eu
darparu i Ranbarth yr NPS. Bydd y dyletswyddau yn cynnwys:
?
Cynhyrchu dogfennau ac adroddiadau gan ddefnyddio systemau
cyfrifiadurol
?
Cynnal a chyfrannu at wella systemau gweinyddol, prosesau a llifoedd
gwaith yn barhaus er mwyn bodloni gofynion yr Is-adran.
NPS-JES-0011_Band 2 Admin Officer_v2.0
Cyfrifoldebau,
Bydd rhaid i ddeiliad y swydd gyflawni’r cyfrifoldebau, y gweithgareddau a’r
Gweithgareddau a
dyletswyddau canlynol:
Dyletswyddau
Gwasanaethau Cymorth Busnes
?
Darparu ystod lawn o wasanaethau cymorth i Ranbarth yr NPS, a fydd yn
cynnwys darparu ystod eang o swyddogaethau gweinyddol fel y pennir gan
Reolwr y Ganolfan Cymorth Ranbarthol, ond gall hyn gynnwys:
o
Adnoddau Dynol
?
Cofnodi absenoldebau
?
Fetio swyddogaethau gweinyddol a chydlynu
?
Cofnodi gwerthusiadau, gwobrwyo a chydnabod
?
Diweddaru’r gofrestr anrhegion a lletygarwch
?
Gweinyddu hyfforddiant
?
Cynnal siartiau sefydliadol rhanbarthol cyfredol
?
Darparu cymorth gweinyddol ynghylch Iechyd a Diogelwch
o
Technoleg Gwybodaeth a Chyfathrebu
?
Prosesu ceisiadau am newid
?
Rheoli gwybodaeth yn lleol gan ddefnyddio
systemau prawf sefydledig
?
Pwynt cyswllt cwantwm
o
Caffael
?
I-Proc (ceisiadau)
o
Arall
?
Cynorthwyo gyda dylunio, datblygu a chynnal cofnodion
cyfrifiadurol a chofnodion â llaw
?
Cydweithio'n agos â'r uwch dîm rheoli lleol i sicrhau bod
prosesau cyson yn cael eu defnyddio o fewn y timau Prawf
lleol
?
Cynorthwyo gyda chynhyrchu mapiau proses craidd sy'n
manylu ar brosesau gweithredol y Gwasanaeth Prawf yn
ogystal â phrosesau Cefnogaeth Gorfforaethol.
NPS-JES-0011_Band 2 Admin Officer_v2.0
?
Prosesu a chofnodi dogfennau mewn perthynas â
nwyddau a gwasanaethau
?
Archebu ystafelloedd ar gyfer cyfarfodydd a digwyddiadau
?
Ymateb i ymholiadau ffôn allanol a mewnol a galwyr
personol
?
Gweinyddu archebion ar gyfer ceir wedi’u hurio
?
Gwaith gweinyddol cyffredinol yn y swyddfa
?
Ymdrin â cheisiadau argraffu
?
Cylchredeg hysbysiadau rhybuddio i’r swyddfa yn ôl y gofyn
?
Defnyddio sgiliau bysellfwrdd i lunio a
chyflwyno dogfennaeth yn effeithiol
?
Ymateb i ohebiaeth ac ymholiadau yn ôl y gofyn
?
Cofnodi, cyflenwi a chael gafael ar ddata cywir o
systemau cyfrifiadurol a darparu gwybodaeth
reoli yn erbyn terfynau amser caeth
?
Trefnu a storio gwybodaeth bapur yn effeithlon
?
Ymdrin â data sensitif a chyfrinachol yn unol â gofynion
diogelu data
?
Gweithio'n agos gyda Gwasanaethau a Rennir i sicrhau bod
protocolau a gweithdrefnau priodol yn cael eu dilyn
Cyfathrebu’n effeithiol
?
Darparu gwybodaeth, adborth a chyngor
?
Dylanwadu a pherswadio
?
Cymryd rhan mewn cyfarfodydd lle bo’n briodol
?
Defnyddio sgiliau, arddulliau a dulliau priodol
Gwella eich perfformiad eich hun
?
Rheoli adnoddau a datblygiad proffesiynol eich hun
Mae’r dyletswyddau/cyfrifoldebau a restrir uchod yn disgrifio’r swydd fel y mae ar hyn
o bryd, ac nid yw’n rhestr gyflawn. Disgwylir i ddeiliad y swydd dderbyn addasiadau
rhesymol a thasgau ychwanegol sydd ar lefel debyg a allai fod yn angenrheidiol. Os
bydd addasiadau sylweddol mae’n bosib y bydd angen ystyried y swydd unwaith eto o
dan y cynllun Gwerthuso Swydd, a
thrafodir hynny â deiliad y swydd yn y lle cyntaf.
Ymddygiadau
?
Newid a Gwella
?
Arweinyddiaeth
?
Cydweithio
?
Rheoli Gwasanaeth o Safon
?
Cyflawni ar Gyflymder
Cryfderau
Argymhellir dewis cryfderau yn lleol, awgrymir 4-8
Profiad hanfodol
Dangos profiad o ddarparu ystod eang o weithgareddau cymorth gwasanaeth
busnes, a dangos profiad gweinyddol blaenorol
Gofynion
NVQ Lefel 2 neu gymhwyster cyfatebol, ac RSA III (a enillwyd neu sy'n gweithio tuag
technegol
ato) neu gymhwyster cyfatebol fel CLAIT
Microsoft: Word, Outlook a Powerpoint (neu raglen gyfatebol e.e. Lotus Notes)
Gallu
NPS-JES-0011_Band 2 Admin Officer_v2.0
Cymwysterau Gofynnol
?
Bydd gwiriadau adnabod a diogelwch yn cael eu cynnal ar bob
ymgeisydd cyn iddynt gychwyn swydd.
?
Bydd rhaid i bob ymgeisydd allanol gwblhau cyfnod prawf o 6 mis.
Bydd rhaid i ymgeiswyr mewnol gwblhau cyfnod prawf os nad
ydynt eisoes wedi cwblhau cyfnod prawf i HMPPS.
?
Bydd rhaid i'r holl staff ddatgan a ydynt yn aelod o grŵp neu sefydliad
sy’n cael ei ystyried yn hiliol gan HMPPS.
Oriau Gwaith
(Oriau
Anghymdeithas
ol) a Lwfansau
NPS-JES-0011_Band 2 Admin Officer_v2.0
Proffil
Llwyddiant
Cryfderau
Ymddygiadau
Cynghorir y caiff
Gallu
Profiad
Technegol
cryfderau eu dewis
yn lleol,
awgrymir 4-8
Profiad o ddarparu ystod eang o
NVQ Lefel 2 neu gymhwyster
cyfatebol, ac RSA III (a enillwyd neu
Newid a Gwella
weithgareddau cymorth
gwasanaeth busnes
sy'n gweithio tuag ato) neu
gymhwyster cyfatebol fel CLAIT
Arweinyddiaeth Uwch
Sgiliau TG; Microsoft: Word, Excel,
Profiad gweinyddol blaenorol
Outlook, a
Powerpoint (neu raglen gyfwerth, e.e.
Lotus Notes)
Cydweithio
Rheoli Gwasanaeth o Safon
Cyflawni ar Gyflymder
NPS-JES-0011_Band 2 Admin Officer_v2.0