Job Description (JD) 
Band 3 
Group Profile - Business Administrator (BA) 
Job Description - BA: Offender Management Hub
 
 
 
Document Ref. 
OR JES 129 JD B3 : BA : Offender Management Hub 
v7.0 
Document Type 
Management 
Version 
7.0 
Classification 
Official  
Date of Issue 
14th November 2022 
Status 
Baselined 
Produced by 
Job Evaluation Assurance and Support Team 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
 
 
 
 
OR JES 129 JD B3 : BA : Offender Management Hub v7.0 

---

Job Description 
Job Title 
BA : Offender Management Hub 
Group Profile 
Business Administrator 
Organisation 
Delivery 
Level 
Band 
3 
 
Overview of the 
This is an administrative job in an establishment 
job  
Summary  
The job holder will provide administrative support within the 
Offender Management administrative hub maintaining 
administration systems and servicing the local courts within 
specified timescales for the establishment.   
This is a rotational, non-operational job with no line management 
responsibilities. 
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following 
Activities and 
responsibilities, activities and duties: 
Duties  
• Undertake the transactional activity associated with the 
Offender Management function.  This includes processing the 
following paperwork ready for checking and onward 
transmission by the Hub Manager: 
o Discharge Report / Pre-Discharge Report  
o Bail applications 
o Release on Temporary License (ROTL) 
o Home Detention Curfew (HDC) 
o Offender Assessment and Sentence Management (OaSys) 
o Multi-Agency Public Protection Arrangements (MAPPA) 
o Re-categorisation 
o Sentence calculations, including conduct initial checks 
o Appeals 
o Violent Sex Offender Register (VISOR) 
o Multi-Agency Risk Assessment Planning (MARAP) 
o Adjudications 
o Indeterminate Sentence Prisoners 
o Parole applications 
o Legal Correspondence 
o License Applications 
o Resettlement overnight Release 
o Prisoner Fines 
o Foreign Nationals/Deportation/Immigration 
o Risk to Children/Safeguarding Children 
o Harassment/Restraining Orders 
o Category A administration 
o Recall paperwork 
o Public Protection 
Undertake other administrative tasks including: 
OR JES 129 JD B3 : BA : Offender Management Hub v7.0 

---

•  Organise, produce and maintain accurate records for area of 
work 
•  Act as contact point for all communications to the team. 
Prioritise and distribute communications to the appropriate 
person or relevant department in establishment 
•  Complete monitoring returns for area of work 
•  Input requisitions on to the finance database and process 
requisitions  for defined  area of work 
•  Co-ordinate any awareness sessions for area of work 
•  Prepare paperwork for checking by Manager, conducting 
sentence calculations as required 
•  Correspond with relevant stakeholders and agencies to 
ensure that they are aware of information so that information 
is adequately shared 
•  Maintain and check establishment databases, manual filing 
systems and logs of information, responding within agreed 
timescales and producing reports as required 
•  Collate information relating to relevant Service Delivery 
Indicators (SDIs) 
•  Act as secretary to meetings as required including 
organising agenda, taking and , distributing minutes and 
action points 
 
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is 
at present and is not intended to be exhaustive. The Job holder 
is expected to accept reasonable alterations and additional tasks 
of a similar level that may be necessary. Significant adjustments 
may require re-examination under the Job Evaluation scheme 
and shall be discussed in the first instance with the Job Holder 
. 
An ability to fulfil all spoken aspects of the role with the 
confidence through the medium of English or (where specified in 
Wales) Welsh. 
 
Behaviours 
•  Changing and Improving 
•  Communicating and Influencing  
•  Working Together 
•  Managing a Quality Service 
•  Delivering at Pace 
Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8. 
 
Essential 
 
Experience 
Technical 
 
Requirements 
OR JES 129 JD B3 : BA : Offender Management Hub v7.0 

---

Ability  
 
 
Minimum 
Please do not alter this box 
Eligibility  
 
•  All candidates are subject to security and identity checks prior to 
taking up post. 
•  All external candidates are subject to 6 months’ 
probation.  Internal candidates are subject to probation if they 
have not already served a probationary period within HMPPS. 
•  All staff are required to declare whether they are a member of a 
group or organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
37 hour working week 
(Unsocial Hours)  
Allowances 
 
OR JES 129 JD B3 : BA : Offender Management Hub v7.0 

---