Job Description (JD) 
Band 5 
Group Profile - Hub Manager (HM)                                                  
Job Description - HM : Activities 
 
 
 
Document Ref. 
JES 223 JD B5 HM : Activities 
Document Type 
Management 
Version 
6.0 
Classification 
Official 
Date of Issue 
10th April 2025 
Status 
Baselined 
Produced by 
Job Evaluation Assurance and Support Team 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
 
 
 
 
JES 223 JD B5 HM: Activities v6.0 

---

Job Description  
Job Title 
HM : Activities  
Group Profile 
Hub Manager 
Organisation 
First Line Management 
Level 
Band 
5 
 
Overview of the 
This is an administrative managerial job within an establishment. 
job  
All staff have a responsibility to safeguard and promote the 
welfare of children. The post holder must undertake the 
appropriate level of training and is responsible for ensuring that 
they understand and work within the safeguarding policies of the 
organisation. 
Summary  
The job holder will be responsible for managing the 
administrative processes within the Activities Hub, ensuring that 
administration support is provided to the relevant pathways to 
assist in reducing reoffending through the provision of 
opportunities from reception to release. 
This is a rotational, non-operational job with line management 
responsibilities. 
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following 
Activities and 
responsibilities, activities and duties: 
Duties  
Manage the transactional activity associated with the Activities 
Hub and the administrative staff within this area.  This includes 
ensuring the following paperwork is complete, checked and 
ready for onward transmission where applicable: 
 
•  Pathways 
•  Student applications 
•  Monitoring contract delivery and performance 
•  Procurement of Goods for unit 
•  Regime Monitoring 
•  Management Information Systems 
•  Industries/Manufacturing 
•  Education Provision  
•  Activity/Labour Allocation 
•  Authorise prisoner pay amendments 
•  Healthcare  
 
• Promote the work of the Unit and provide opportunities for 
prisoners by organising: 
 
•  Job club 
•  Exit interviews 
•  Housing Clinics 
•  Induction Assessments 
JES 223 JD B5 HM: Activities v6.0 

---

•  Healthcare Clinics 
     
Undertake other administrative management tasks including: 
• Contribute towards the development of local policy, 
procedures and practice and ensure consistency of application 
• Manage devolved budgets in accordance with the financial 
procedures outlined in the budget delegation 
• Manage the achievement of Service Delivery Indicators (SDIs) 
and standards within the work area, verifying and signing off 
documentation as appropriate 
• Attend relevant unit meetings as and when required to provide 
feedback on good practice examples, to promote awareness 
for better and more efficient ways of working 
• Analyse and act on data collected by the Hub and produce 
any relevant reports to show findings 
• Ensure that data entered into local and national systems is 
accurate and in accordance with agreed timescales 
• Monitor performance of the Hub 
• Draft all external and internal communications on behalf of the 
Hub 
• Provide Head of Function with management information 
relating to the relevant area 
• Be responsible for the management of all staff within their 
area.  This includes staff performance, development and 
annual appraisal through to sickness absence management 
• Act as first point of contact for relevant external stakeholders 
• Act as requisitioner or approver dependant on local policy 
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is 
at present and is not intended to be exhaustive. The Job holder 
is expected to accept reasonable alterations and additional tasks 
of a similar level that may be necessary. Significant adjustments 
may require re-examination under the Job Evaluation scheme 
and shall be discussed in the first instance with the Job Holder 
 
Behaviours 
• 
Changing and Improving 
• 
Communicating and Influencing  
• 
Working Together 
• 
Managing a Quality Service 
• 
Making Effective Decisions 
• 
Leadership 
Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8. 
Essential 
Able user of MS Word and MS Excel 
Experience 
Information collation and analysis 
Technical 
Internal applicants  
Requirements 
Newly  promoted  staff  to  the  following  Band  5  first  line  manager 
roles  (Hub  Managers,  Custodial  Managers  and  Facilities  & 
Services Managers) in Establishments are required to complete a 
qualification as part of their work objectives where these training 
packages are available 
Staff  that  have  mapped  or  re‐graded  to  Band  5  who  have 
JES 223 JD B5 HM: Activities v6.0 

---

previously  worked  at  an  equivalent  level  will  not  be  required  to 
undertake the qualification.  
 
External applicants  
All  external  staff  joining  as  a  Band  5  Hub  Manager  or  Facilities 
and  Services  Manager  in  an  Establishment  are  required  to 
complete the qualification where available. 
Ability  
 
 
Minimum 
•  All candidates are subject to security and identity checks prior to 
Eligibility  
taking up post. 
•  All external candidates are subject to 6 months’ 
probation.  Internal candidates are subject to probation if they 
have not already served a probationary period within HMPPS. 
•  All staff are required to declare whether they are a member of a 
group or organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
37 hour working week 
(Unsocial Hours) 
Allowances 
 
JES 223 JD B5 HM: Activities v6.0 

---