Job Description (JD)  
Band 2 
Group Profile - Support Services Administration (SSA)                                       
Job Description - SSA: Records 
 
 
Document Ref. 
JES 152 B2 SSA Records 
Document Type 
Management 
Version 
5.0 
Classification 
Sensitive 
Date of Issue 
16/09/19 
Status 
Baselined 
Produced by 
Job Evaluation Assurance and Support Team 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
 
 
 
 
JES 152 B2 SSA Records v5.0 

---

Job Description  
Job Title 
SSA :  Records   
Group Profile 
Support Services Administration 
Organisation Level 
Support 
Band 
2 
 
Overview of the job  
This is an administrative support job in an establishment. 
Summary  
The  job  holder  will  provide  administrative  support  to  ensure  the  safe  and  secure 
keeping  of  prisoners’  files,  past  and  present  and  to  action  requests  in  a  timely 
manner to aid effective record keeping in line with local procedures.   
This is a non-operational job with no line management responsibilities 
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following responsibilities, activities 
Activities and Duties  
and duties: 
?  Undertake filing on a daily basis to provide effective record keeping in line with 
local procedures 
?  Request and receive information/records from other establishments 
?  Store records appropriately / forward the back record or abscond record to the 
requesting establishment in a timely manner 
?  Send, collect and distribute faxes to appropriate staff   
?  Deliver and collect post where appropriate 
?  Maintain the filing system of the previous year’s files so they are moved to 
archive and the oldest archive years files are sent for destruction in accordance 
with required standards (e.g. data protection) 
Undertake other administrative tasks including : 
?  Provide administrational assistance in area of work  
?  Maintain accurate filing system for area of work 
?  Respond to queries relating to area of work, redirecting where required 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is at present and is not 
intended to be exhaustive. The Job holder is expected to accept reasonable 
alterations and additional tasks of a similar level that may be necessary. Significant 
adjustments may require re-examination under the Job Evaluation scheme and shall 
be discussed in the first instance with the Job Holder 
 
Behaviours 
?  Developing Self and Others 
?  Communicating and Influencing  
?  Working Together 
?  Managing a Quality Service 
Strengths 
NB: The below are for guidance only.  It is advised strengths are chosen locally, 
recommended 4-8. 
Essential Experience 
 
JES 152 B2 SSA Records v5.0 

---

Technical 
 
Requirements 
Ability  
 
 
Minimum Eligibility  
?  All candidates are subject to security and identity checks prior to taking up post. 
?  All external candidates are subject to 6 months’ probation.  Internal candidates are 
subject to probation if they have not already served a probationary period within 
HMPPS. 
?  All staff are required to declare whether they are a member of a group or 
organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
 
(Unsocial Hours)  
Allowances 
 
 
 
 
 
 
JES 152 B2 SSA Records v5.0 

---

 
Success Profile 
 
Technical 
Strengths 
N.B. please check the individual job 
N.B. It is advised strengths 
Behaviours 
Ability 
Experience 
description relating to this group 
are chosen locally, 
profile for any job specific 
recommended 4-8. 
requirements and add if required. 
 
Developing Self and Others 
 
 
 
 
Communicating and Influencing  
 
 
 
 
Working Together 
 
 
 
 
Managing a Quality Service 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
JES 152 B2 SSA Records v5.0 

---