Job Description (JD) 
Band 2 
Group Profile - Support Services Administration (SSA) 
Job Description - SSA: Visits Booking 
 
 
 
Document Ref. 
OR-JES-153-JD-B2 : SSA : Visits Booking v7.0 
Document Type 
Management 
Version 
7.0 
Classification 
Official 
Date of Issue 
14 June 2022 
Status 
Baselined 
Produced by 
Job Evaluation Assurance and Support Team 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
OR-JES-153-JD-B2 : SSA : Visits Booking v7.0 

---

Job Description  
Job Title 
SSA : Visits Booking  
Group Profile 
Support Services Administration  
Organisation Level 
Support 
Band 
2 
 
Overview of the job  
This is an administrative job in an establishment. 
Summary  
The job holder will process all visits applications and bookings in a timely and 
professional manner maximising the number of visits booked per session so that all 
prisoners are able to use their allocation of Visiting Orders.   
This is a non operational job with no line management responsibilities. 
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following responsibilities, activities 
Activities and Duties  
and duties:  
•  Be the first point of contact for families/friends of prisoners and official visitors 
including solicitors, Police, Probation etc and responsible for informing them of all 
visiting procedures for the establishment 
•  Receive telephone calls and e-mails from visitors booking a time/date to visit, 
allowing the visit to be entered onto the booking system, sending out visiting 
orders and ensuring these are valid at the time of booking 
•  Produce and distribute visits lists in advance of all sessions and Safeguarding  lists 
for visits, switchboard and visits centre 
•  Ensure that public protection and security information is kept up to date and 
relevant on the booking system 
•  Monitor for any alerts identified for prisoners and their visitors to ensure safety 
of all concerned and raise issues around underage visitors Informing security of 
any issues 
•  Undertake initial work to arrange visits for disabled visitors and special 
circumstance visits e.g. bereavement 
•  Provide information to outside agencies when requested, such as assisted prison 
visits scheme 
Undertake other administrative tasks including: 
•  Provide administrational assistance in area of work  
•  Maintain accurate filing system for area of work 
•  Respond to queries relating to area of work, redirecting where required 
•  Operate the switchboard appropriately by Identifying  the callers needs ensuring 
all messages are communicated to the appropriate parties  
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is at present and is not 
intended to be exhaustive. The job holder is expected to accept reasonable 
alterations and additional tasks of a similar level that may be necessary. Significant 
adjustments may require re-examination under the Job Evaluation Scheme and shall 
be discussed in the first instance with the job holder. 
 
An ability to fulfil all spoken aspects of the role with confidence through the medium 
of English or (where specified in Wales) Welsh. 
 
 
OR-JES-153-JD-B2 : SSA : Visits Booking v7.0 

---

Behaviours 
•  Developing Self and Others 
•  Communicating and Influencing  
•  Working Together 
•  Managing a Quality Service 
Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8.  
 
Essential Experience 
 
Technical 
 
Requirements 
Ability  
 
 
Minimum Eligibility  
Please do not alter this box 
 
•  All candidates are subject to security and identity checks prior to taking up post. 
•  All external candidates are subject to 6 months’ probation.  Internal candidates are 
subject to probation if they have not already served a probationary period within 
HMPPS. 
•  All staff are required to declare whether they are a member of a group or 
organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
37 hour working week 
(Unsocial Hours)  
Allowances 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
OR-JES-153-JD-B2 : SSA : Visits Booking v7.0 

---

 
Success Profile 
 
Strengths 
 
Behaviours 
It is advised strengths 
Ability 
Experience 
Technical 
are chosen locally, 
recommended 4-8 
 
Developing Self and Others 
 
 
 
 
Communicating and Influencing 
 
 
 
 
Working Together 
 
 
 
 
Managing a Quality Service 
 
 
 
 
OR-JES-153-JD-B2 : SSA : Visits Booking v7.0 

---