Group Profile: Support Services Administration  
Band 2  
 
 
 
Document Ref. 
HMPPS_OR_T_49_GP_Support Services Administration_v6.0 
Document Type 
Management 
Version 
6.0 
Classification 
Official 
Date of Issue 
03.06.19 
Status 
Baselined 
Produced by 
Head of Group 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 HMPPS_OR_T_49_GP_Support Services Administration_v6.0 

---

 
Group Profile 
Group Profile Name 
Support Services Administration 
Organisation Level  
Support - The jobs at this level will be task focused supporting defined activities, 
services or operations. 
Band 
2 
 
 
Overview 
Job  holders  within  this  Group  Profile  will  undertake  daily  routine  transactional 
administrative tasks in their area of work in order to support the establishment.   
 
This is a non-operational job with no line management responsibilities. 
 
Characteristics 
Typical tasks associated with this Group Profile include: 
 
?  Provide administrational assistance in area of work  
?  Maintain accurate filing system for area of work 
?  Respond to queries relating to area of work, redirecting where required 
Job Descriptions relating 
The job holder once in post will be in matched to a job description; a sample list is 
to this Group Profile 
shown below. The post is rotational so the job holder could during their career carry 
out the role of different job descriptions. 
   
?  Support Services Administration : Business Hub 
?  Support Services Administration : Records  
?  Support Services Administration : Visits Booking  
?  Support Services Administration : Welcome Centre 
 
Minimum Eligibility  
?  All candidates are subject to security and identity checks prior to taking up post. 
?  All external candidates are subject to 6 months probation.  Internal candidates are 
subject to probation if they have not already served a probationary period within 
HMPPS. 
?  All staff are required to declare whether they are a member of a group or 
organisation which HMPPS considers to be racist. 
Essential Skills/ 
An ability to fulfil all spoken aspects of the role with confidence through the medium 
Qualifications/ 
of English or (where specified in Wales) Welsh 
Accreditation/ 
Registration 
 
Hours of Work and 
37 hour working week 
Allowances 
 
Behaviours 
?  Developing Self and Others 
?  Communicating and Influencing  
?  Working Together 
?  Managing a Quality Service 
 
 HMPPS_OR_T_49_GP_Support Services Administration_v6.0 

---

Strengths 
N.B. It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8. 
 
Essential Experience 
 
Technical 
N.B  these  are  the  technical  requirements  for  the  group  profile,  please  check  the 
Requirements 
individual job description relating to this group profile for any job specific requirements 
and add if required. 
 
Ability 
 
 
 
 
 
 
 
 
 HMPPS_OR_T_49_GP_Support Services Administration_v6.0 

---

Success Profile  
 
 
Technical 
Strengths 
N.B. please check the individual job 
N.B. It is advised strengths 
Behaviours 
Ability 
Experience 
description relating to this group 
are chosen locally, 
profile for any job specific 
recommended 4-8. 
requirements and add if required. 
 
Developing Self and Others 
 
 
 
 
Communicating and Influencing  
 
 
 
 
Working Together 
 
 
 
 
Managing a Quality Service 
 
 
 
 
 
 
 
 
 HMPPS_OR_T_49_GP_Support Services Administration_v6.0 

---