Job Description (JD) 
Band 3 
Group Profile:  Business Administrator(BA)
 
 
Job Description:  BA: Substance Misuse and 
Drug Strategy 
 
 
 
Document Ref. 
OR-JES-146-JD-B3 : BA : Substance Misuse and 
Drug Strategy v6.0 
Document Type 
Management 
 
Version 
6.0 
Classification 
Official 
 
 
Date of Issue 
10th June 2024 
Status 
Baselined 
Produced by 
Job Evaluation Assurance and Support Team 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
OR-JES-146-JD-B3 : BA : Substance Misuse and Drug Strategy v6.0 

---

Job Description  
Job Title 
BA: Substance Misuse and Drug Strategy 
Group Profile 
Business Administrator  
Organisation 
Delivery  
Level 
Band 
3 
 
Overview of the 
This is an administrative job in an establishment. 
job  
Summary  
The job holder will provide administrative support to the 
Substance Misuse Intervention / Detox programmes within 
specified timescales for the establishment. 
 
This is a non-operational job with no line management 
responsibilities.  This role is rotational. 
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following 
Activities and 
responsibilities, activities and duties: 
Duties  
 
•  Co-ordinates the department diary and organise substance 
intervention programmes and appointments    
•  Process referrals and ensure they are ready for key worker 
allocation within specified timescales 
•  Organise and produce group work notifications on a daily 
basis 
•  Liaise with internal departments to process information for 
placing prisoners onto interventions programmes and inform 
wing staff of drug programme clients  
•  Prepare notifications of prisoners attending drug intervention 
programmes and inform Observation Categorisation 
Allocation (OCA) and Healthcare, in order to prevent transfers 
to other establishments before the end of the programme. 
 
Undertake other administrative tasks including: 
•  Organise, produce and maintain accurate records for area of 
work 
•  Act as contact point for all communications to the team. 
Prioritise and distribute communications to the appropriate 
person or relevant department in establishment 
•  Complete monitoring returns for area of work 
•  Input requisitions on to the finance database and process 
requisitions for defined area of work 
•  Co-ordinate any awareness sessions for area of work 
•  Prepare paperwork for checking by manager, conducting initial 
checks as required 
•  Correspond with relevant stakeholders and agencies to ensure 
that they are aware of information so that information is 
adequately shared 
•  Maintain and check establishment databases, manual filing 
systems and logs of information, responding within agreed 
timescales and producing reports as required 
OR-JES-146-JD-B3 : BA : Substance Misuse and Drug Strategy v6.0 

---

•  Collate information relating to relevant Service Delivery 
Indicators (SDIs) 
•  Act as secretary to meetings as required including organising 
agenda, taking and distributing minutes and action points 
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is 
at present and is not intended to be exhaustive. The job holder is 
expected to accept reasonable alterations and additional tasks of 
a similar level that may be necessary. Significant adjustments 
may require re-examination under the Job Evaluation Scheme 
and shall be discussed in the first instance with the job holder. 
 
An ability to fulfil all spoken aspects of the role with confidence 
through the medium of English or (where specified in Wales) 
Welsh. 
 
 
 
Civil Service Success Profile Criteria 
 
Behaviours 
•  Changing and Improving 
•  Communicating and Influencing  
•  Working Together 
•  Managing a Quality Service 
•  Delivering at Pace 
Strengths 
We recommend you choose 4 to 8 strengths locally  
Experience 
 
Technical 
 
requirements 
Ability  
 
 
Minimum 
Please do not alter this box 
Eligibility  
 
•  All candidates are subject to security and identity checks prior to 
taking up post. 
•  All external candidates are subject to 6 months’ 
probation.  Internal candidates are subject to probation if they 
have not already served a probationary period within HMPPS. 
•  All staff are required to declare whether they are a member of a 
group or organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
37 hour working week 
(Unsocial Hours)  
Allowances 
 
OR-JES-146-JD-B3 : BA : Substance Misuse and Drug Strategy v6.0 

---