Swydd Ddisgrifiad (SDd)
Y Gwasanaeth Prawf
Cenedlaethol - NPS
Band 4
Cyfarwyddiaeth: Y Gwasanaeth Prawf Cenedlaethol /
Tîm Perfformiad ac Ansawdd
Swydd Ddisgrifiad: Swyddog Perfformiad ac
Ansawdd
Cyfeirnod y Ddogfen
NPS-JES-0020_Band 4 Performance and Quality Officer_v2.0
Math o Ddogfen
Rheolaeth
Fersiwn
2.0
Dosbarthiad
Annosbarthedig
Dyddiad Cyhoeddi
03/07/19
Statws
Gwaelodlin
Cynhyrchwyd gan
Pennaeth y Grŵp
Awdurdodwyd gan
Y Tîm Gwobrwyo
Tystiolaeth ar gyfer y SDd
NPS-JES-0020_Band 4 Performance and Quality Officer_v2.0
Swydd Ddisgrifiad -
NPS
Teitl y Swydd
Swyddog Perfformiad ac Ansawdd (PQO)
Cyfarwyddiaeth
Y Gwasanaeth Prawf Cenedlaethol
Band
4
Trosolwg o’r swydd
Bydd deiliad y swydd yn aelod o dîm o 2 i 4 PQO yn gweithio gyda chlystyrau LDU
unigol i sicrhau perfformiad a chyflawni yn unol â thargedau cytunedig. Mae
cyfrifoldebau’r tîm yn cynnwys adnabod materion lleol ynglŷn â pherfformiad ac
ansawdd, a datblygu rhaglen ansawdd ymarfer gweithrediadol mewn ymateb i
anghenion y rhanbarth a blaenoriaethau HMPPS.
Crynodeb
Bydd y swydd PQO yn gweithio ochr yn ochr â chlystyrau LDU i’w cefnogi i gyflawni y
perfformiad cytunedig. Mae hyn yn cynnwys:
• Sicrhau bod clystyrau LDU yn cyflawni yn unol â dangosyddion a
rhagfanylion gwasanaeth cenedlaethol cytunedig
• Datblygu a chyflawni rhaglen wella ansawdd ar gyfer y Rhanbarth
• Adnabod materion perfformiad ac ansawdd lleol a chyfleoedd sy’n
gysylltiedig â blaenoriaethau HMPPS.
• Rhedeg cynlluniau gwella ymgymryd â chyfleoedd i wella perfformiad.
Cydweithio â PQOs eraill i rannu’r arfer gorau a sicrhau’r gwelliannau mwyaf mewn
ansawdd a pherfformiad.
NPS-JES-0020_Band 4 Performance and Quality Officer_v2.0
Cyfrifoldebau,
Bydd rhaid i ddeiliad y swydd gyflawni’r cyfrifoldebau, y gweithgareddau a’r
Gweithgareddau a
dyletswyddau canlynol:
Dyletswyddau
Cefnogi Gwella Ansawdd a Datblygu Ymarfer Chyflawni Gwasanaeth
• Darparu cyfarwyddyd ar gyfer cyflawni ymarfer effeithiol yn y clystyrau LDU.
• Dangos cefnogaeth i weledigaeth a strategaethau’r sefydliad gyda
golwg ar wella ansawdd yn y clystyrau LDU
• Rhoi systemau ar waith i adolygu ac asesu ymarfer effeithiol yn y clystyrau
LDU.
• Cyflwyno cyfleoedd datblygu ymarfer mewn cydweithrediad ag unedau
hyfforddi HMPPS/NPS ac OD
• Cyfrannu at ddiwylliant o arloesi a gwelliant parhaus.
Rheoli perfformiad gyda chlystyrau LDU
• Cefnogi rheoli perfformiad clystyrau LDU yn y rhanbarth.
• Adnabod cyfleoedd i wella perfformiad a dadansoddi tueddiadau yn y
clystyrau LDU
• Cefnogi cyflwyno cynlluniau perfformiad yn y clystyrau LDU a monitro eu
heffeithiolrwydd
• Gweithio gyda chydweithwyr PQO i rannu arfer da a hyrwyddo cynlluniau
perfformiad
Rheoli Ansawdd
• Cefnogi gwella ansawdd yn barhaus
• Rhoi cynlluniau ymarfer da ar waith yn fewnol
• Monitro cydymffurfiad â systemau ansawdd
Datblygu Gweithio fel Tîm a Gweithio mewn Partneriaeth
• Bod yn gyfrifol am sefydlu perthynas waith effeithiol gyda thimau a
chydweithwyr eraill
• Ysgrifennu adroddiadau i reolwyr ar berfformiad contractau a darparu
dadansoddiad o gostau yn ôl y gofyn
• Darparu gwybodaeth i gydweithwyr pan fo angen
• Cefnogi sefydliad sy’n canolbwyntio ar berfformiad ac ansawdd
Cynllunio a Threfnu
NPS-JES-0020_Band 4 Performance and Quality Officer_v2.0
• Cefnogi’r rheolwr gan ddarparu gwybodaeth ar gyfer cyfarfodydd adolygu
SLA ynghylch perfformiad ac argymell gwelliannau. Monitro cofnodion
gweithredu pan fo angen
• Monitro’r gwaith o gyflwyno ymyriadau gan CRC a sefydliadau eraill ar
ran NPS.
• Rhannu gwybodaeth ac arfer da i gyfrannu at welliant parhaus wrth
ddarparu gwasanaeth
Cyfathrebu’n effeithiol
• Darparu gwybodaeth, adborth a chyngor
• Dylanwadu a pherswadio
• Cymryd rhan mewn cyfarfodydd, gan ddefnyddio sgiliau, arddulliau a dulliau
priodol
Gwella eich perfformiad eich hun
• Rheoli adnoddau a datblygiad proffesiynol eich hun
Defnyddio gwybodaeth i gefnogi'r rhai sy’n gwneud penderfyniadau
• Cysylltu â staff i gael, casglu a dadansoddi gwybodaeth, a llunio
adroddiadau yn ôl yr angen
• Datblygu a defnyddio data i adnabod patrymau a thueddiadau ac
argymell gweithredoedd i gynnal a gwella perfformiad
• Cydymffurfio â systemau o ran cyfnewid gwybodaeth, data a chudd-
wybodaeth sensitif
Rheoli Amrywiaeth ac Ansawdd
• Datblygu diwylliant o systemau sy’n hyrwyddo cydraddoldeb ac yn
gwerthfawrogi amrywiaeth.
• Rhoi polisïau amrywiaeth y gwasanaeth ar waith ac ymgynghori â’r Uned
Cydraddoldeb ac Amrywiaeth fel y bo’n briodol
Rheoli Prosiectau
• Sicrhau dull effeithiol o ymdrin â gwerthuso prosiectau a phrosesau
• Rheoli rhaglen o brosiectau ychwanegol
• Galluogi eraill i ymgymryd â gwaith rheoli prosiect
• Cyfathrebu’n effeithiol â rhanddeiliaid y prosiect
Mae’r dyletswyddau/cyfrifoldebau a restrir uchod yn disgrifio’r swydd fel y mae ar
hyn o bryd, ac nid yw’n rhestr gyflawn. Disgwylir i ddeiliad y swydd dderbyn
addasiadau rhesymol a thasgau ychwanegol sydd ar lefel debyg a allai fod yn
angenrheidiol. Os bydd addasiadau sylweddol mae’n bosib y bydd angen ystyried y
swydd unwaith eto o dan y cynllun Gwerthuso Swydd, a thrafodir hynny â deiliad y
swydd yn y lle cyntaf.
Ymddygiad
• Newid a Gwella
• Cydweithio
• Rheoli Gwasanaeth o Safon
• Cyflawni ar Gyflymder
Cryfderau
Argymhellir dewis cryfderau yn lleol, awgrymir 4-8
Profiad hanfodol
Dangos profiad o reoli perfformiad, dangos profiad o sgiliau datrys problemau, yn
cynnwys technegau dadansoddol, technegau gwerthusol a thechnegau sy’n
canolbwyntio ar ganlyniadau, profiad gweithrediadol o weithio mewn cyd-destun
gwasanaeth Prawf, a phrofiad o systemau ansawdd a chyflwyno cynlluniau gwella
ansawdd.
Anghenion
NVQ Lefel 4 neu gymhwyster cyfwerth mewn pwnc perthnasol (neu brofiad ymarferol
technegol
perthnasol)
Microsoft: Word, Outlook a Powerpoint (neu raglen gyfatebol e.e. Lotus Notes)
NPS-JES-0020_Band 4 Performance and Quality Officer_v2.0
Gallu
Dangos y gallu i gynnal gwybodaeth a systemau gweinyddol, gan gynnwys cronfeydd
data.
NPS-JES-0020_Band 4 Performance and Quality Officer_v2.0
Cymwysterau Gofynnol
• Bydd archwiliadau adnabod a diogelwch yn cael eu cynnal ar bob
ymgeisydd cyn iddo/iddi gychwyn yn y swydd.
• Bydd rhaid i bob ymgeisydd allanol gwblhau cyfnod prawf o 6 mis.
Bydd rhaid i ymgeiswyr mewnol gwblhau cyfnod prawf os nad
ydynt eisoes wedi cwblhau cyfnod prawf i HMPPS.
• Bydd rhaid i'r holl staff ddatgan a ydynt yn aelod o grŵp neu sefydliad
sy’n cael ei ystyried yn hiliol gan HMPPS.
Oriau Gwaith
(Oriau
Anghymdeithas
ol) a Lwfansau
NPS-JES-0020_Band 4 Performance and Quality Officer_v2.0
Proffil
Llwyddiant
Cryfderau
Ymddygiad
Argymhellir dewis
Gallu
Profiad
Technegol
cryfderau yn lleol,
awgrymir 4-8
Dangos y gallu i gynnal
NVQ Lefel 4 neu gymhwyster cyfwerth
systemau gwybodaeth a
Profiad o reoli perfformiad.
Newid a Gwella
mewn pwnc perthnasol (neu brofiad
systemau gweinyddol,
ymarferol perthnasol)
gan gynnwys cronfeydd
data.
Dangos profiad o sgiliau datrys
Sgiliau TG; Microsoft: Word, Outlook a
problemau yn cynnwys
Cydweithio
Powerpoint (neu raglen gyfatebol e.e.
technegau dadansoddol,
Lotus Notes)
technegau gwerthusol a
thechnegau sy’n canolbwyntio
ar ganlyniadau
Profiad gweithredol o weithio o
Rheoli Gwasanaeth o Safon
fewn cyd-destun Prawf
Profiad o systemau ansawdd a rhoi
Cyflawni ar Gyflymder
cynlluniau gwella ansawdd ar waith
NPS-JES-0020_Band 4 Performance and Quality Officer_v2.0