Job Title 
Head of Change 
Directorate 
HMPPS Change Directorate 
Band 
11 
Job Description  
2657-Head-of-Change-JD-v1.0.pdf 
Reference point 
 
 
Overview of Job 
The Change Portfolio team is located within the HMPPS Change Directorate and 
is responsible for overseeing change across HMPPS. The team has been 
developed as a single function with two teams - one focused on providing 
services to the Portfolio (oversight) and Future Programme (direct service 
provision) 
 
The team is responsible for the portfolio management of all major change in 
HMPPS and supports the management of the Change Portfolio Board as the 
primary point of internal governance for oversight of change. 
 
The Change Portfolio team works closely with MoJ functions and programme 
leads to ensure a complete picture of change impacting HMPPS is understood; 
that this change can be triaged and prioritised; and that this change can 
effectively be delivered.  
 
The Change Portfolio team 
•  Provide oversight, assurance and reporting of major change 
programme within the HMPPS Change Portfolio.  Work with the 
Portfolio Board to intervene where appropriate to tackle emerging, 
complex issues that place programme delivery in jeopardy.   
•  Provide direct support, resource and advice to future individual 
programmes that fall below the line of GMPP programme delivery.  
•  Protect the organisation from Change Overload 
 
Summary 
The Head of Change will work collaboratively with the Head of Change Delivery 
to support the Deputy Director, Change Delivery and Change Portfolio Office to 
deliver the following: 
 
•  Provide high level oversight of all major change in HMPPS; Gatekeep 
and prioritise change activity and support frontline services in the 
delivery of change initiatives and associated business benefits.  
•  Ensure all proposed change supports the ambitions of the HMPPS 
strategy; will manage the level of demand change is placing on the 
operational workforce. 
•  Provide oversight of major HMPPS change programmes, including 
those initiated in the digital, data and technological space, and ensure 
the risks, issues and benefits of those programmes are robustly 
managed. These duties will be delivered in the management of HMPPS’ 
PMO resource and the Change Portfolio Board. 
•  Determining what level of change HMPPS can deliver at any one time, 
support in the critical analysis of whether change should happen and 
can be supported and protect frontline services from any 
unmanageable or unplanned for change. 
•  Oversea the change delivery resource in all of the HMPPS areas and 
ensure change that has been approved can be effectively delivered in 
frontline services. 

---

•  Provide portfolio governance to all change programmes in HMPPS, 
including assurance, reporting directly into the Change Portfolio Board. 
•  Provide strategic advice and direction across HMPPS relating to 
complex organizational change. They will be managing a large team 
including direct and matrix managed resource and engage with senior 
stakeholders. 
•  Make decisions on behalf of HMPPS to ensure individual change 
projects are effectively delivered and apply judgement to balance the 
interdependencies between programmes, making sure they are in line 
with HMPPS strategic priorities. This includes mapping change projects 
in the functional leadership space and working with leaders in those 
areas to gain an understanding of the impact of their projects. 
•  Assimilate complex and highly sensitive information to assess the 
change management capacity across HMPPS and will provide advice to 
senior officials on the timing and speed of any change delivery 
proposals. 
•  Manage a large team including direct and matrix managed resource 
and engage with senior stakeholders. 
 
Specifically, the Head of Change will lead, develop, embed and oversee the 
following: 
 
•  Provide project and programme resource to future programmes that 
fall below the line of GMPP programme delivery.  
•  Provide direct services to HMPPS GMPP, legacy and smaller projects 
(not provided by MoJ PDF) 
•  Provide assurance and reporting of programme delivery to government 
standards and intervene to tackle emerging, complex issues that put 
programme delivery in jeopardy.  
•  provide accountability and leadership for the whole of the HMPPS 
change function, including the prison reform portfolio, the flexible 
resourcing pool and the assurance teams for all Change activity. The 
post holder will be expected to lead in raising the maturity of the 
project and portfolio management and lead in best practice across the 
whole of HMPPS.  
•  Protect the organisation from Change Overload and controls to 
monitor and manage the health of the portfolio. 
 
The post holder will need to lead a large, geographically spread team and will be 
responsible for the development and delivery of strategies to support the 
operational business to deliver all change activities, whilst also holding the 
delivery programmes to account. 
 
The post holder reports to the Deputy Director of HMPPS Change Directorate 
and will manage a large team. 
 
This post is non-operational. 
Responsibilities, Activities 
This Job Summary is an addendum to the HQ Job Description for the Head of 
and Duties 
Change: 2657-Head-of-Change-JD-v1.0.pdf 
 
The job holder will be required to carry out the following responsibilities, 
activities, and duties: 

---

•  To lead the Future Programme and Portfolio Management and 
Development functions, driving high performance and delivering to a 
high standard and increasing agency capacity. 
•  Ensure that all change is aligned to strategic outcomes and therefore 
support work to protect benefits/strategic outcomes. 
•  Managing within the delegated budget, for both staff and non-staff 
costs, making effective decisions to support delivery. 
•  Lead, shape and enhance the HMPPS approach to organizational 
change, to maximise engagement and ownership of delivery. 
•  Build overall knowledge and capability of programme management 
throughout HMPPS. 
•  Provide advice and support to programme directors and SROs to 
effectively deliver their programmes. 
•  Create and develop a gateway system, working with functional leads 
and the agency board to enable change programmes to be correctly 
assured before being implemented. 
•  Overall responsibility for resource management for the portfolio, 
including management of a flexible resourcing pool which supports the 
delivery of programmes. This includes ensuring any business cases 
demonstrate both investment and benefits and are approved at the 
appropriate levels. This includes financial approvals and ensuring this is 
managed within a delegated budget. 
•  Take a leading role with stakeholder management which supports 
organizational change, assessing levels of engagement in key 
stakeholders and actively managing the relationships. 
•  Establish robust governance to ensure the Director led change board is 
effective in managing change and holding programmes to account. 
Defining the separation between policy creation and change 
management and working with colleagues to police that line. 
•  Develop a process for evaluating change, understanding if benefits 
have been realised and learning lessons from the implementation of 
the change. Lead on feeding this back through the agency board to the 
whole of HMPPS. 
•  Chairing team meetings, and attending board meetings, including 
agency board meetings, to ensure visibility and engagement with the 
agency senior team on the development and implementation of 
change. 
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is at present and 
is not intended to be exhaustive. The job holder is expected to accept 
reasonable alterations and additional tasks of a similar level that may be 
necessary. Significant adjustments may require re-examination under the Job 
Evaluation Scheme and shall be discussed in the first instance with the job 
holder. 
Behaviours 
•  Seeing the Big Picture 
•  Making Effective Decisions 
•  Delivering at Pace 
•  Leadership 
•  Communicating and Influencing 
•  Working Together 
•  Developing Self and Others 

---

Strengths 
NB: The below are for guidance only. It is advised strengths are chosen locally, 
recommended 4-8. 
Ability 
Good written and oral communication skills. 
Experience 
•  Excellent leadership and experience of leading a team coupled with an 
ability to think strategically and to work with others to implement 
plans. 
•  Understand the management structures and culture of the relevant 
areas. 
•  Able to broker relationships with stakeholders within and outside the 
project or programme. 
•  Able to negotiate and influence stakeholders within and outside the 
project, programme and portfolio. 
•  Experience of liaising and working with a diverse set of stakeholders, 
including senior members of staff. 
•  Experience of applying project management disciplines. 
•  Experience of leading a programme function. 
•  Senior level experience of facilitating and embedding organisational 
change. 
Technical 
Project Delivery Profession Skills and Competencies: 
•  Managing project lifecycles 
•  Governance and assurance 
•  Project Management  - PLP, MPLA and any other relevant 
development. 
 
 
Minimum Eligibility 
Please do not alter this box. 
 
•  All candidates are subject to security and identity checks prior to taking 
up post. 
•  All external candidates are subject to 6 months’ probation. Internal 
candidates are subject to probation if they have not already served a 
probationary period within HMPPS. 
•  All staff are required to declare whether they are a member of a group 
or organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work (Unsocial 
Leave Blank 
Hours) Allowances 
To be used by the JES Team only 
 

---