Swydd Ddisgrifiad

Band 2

Proffil Grŵp - Gweinyddiaeth y Gwasanaethau Cymorth (SSA)

Swydd Ddisgrifiad - SSA: Trefnu Ymweliadau

Lluniwyd gan Y Tîm Cymorth a Sicrwydd Gwerthuso Swyddi

Awdurdodwyd gan Y Tîm Dyfarnu

Tystiolaeth ar gyfer y SDd

Swydd Ddisgrifiad

Teitl Swydd	SSA : Trefnu Ymweliadau
Proffil Grŵp	Gweinyddiaeth y Gwasanaethau Cymorth
Lefel yn y Sefydliad	Cefnogi
Band	2

Trosolwg o'r swydd	Swydd weinyddol mewn sefydliad yw hon.
Crynodeb	Bydd deiliad y swydd yn prosesu’r holl geisiadau am ymweliad ac yn eu trefnu’n brydlon ac yn broffesiynol gan fanteisio i’r eithaf ar nifer yr ymweliadau a gaiff eu trefnu bob sesiwn fel bod pob carcharor yn gallu defnyddio ei ddyraniad o Orchmynion Ymweld. Mae hon yn swydd anweithredol heb unrhyw gyfrifoldebau rheoli llinell.
Cyfrifoldebau, Gweithgareddau a Dyletswyddau	Disgwylir i ddeiliad y swydd gyflawni’r cyfrifoldebau, y gweithgareddau a’r dyletswyddau canlynol: Bod yn bwynt cyswllt cyntaf i deuluoedd/ffrindiau carcharorion ac i ymwelwyr swyddogol gan gynnwys cyfreithwyr, yr Heddlu, y Gwasanaeth Prawf ac ati a bod yn gyfrifol am roi gwybod iddynt am holl weithdrefnau ymweld y sefydliad Derbyn galwadau a negeseuon e-bost gan ymwelwyr sy’n trefnu amser/dyddiad ymweld, er mwyn gallu nodi’r ymweliad ar y system archebu, gan anfon gorchmynion ymweld a sicrhau bod y rhain yn ddilys adeg trefnu’r ymweliad Llunio a dosbarthu rhestrau ymweld cyn pob sesiwn a rhestrau Diogelu ar gyfer ymweliadau, y switsfwrdd a’r ganolfan ymweliadau Sicrhau bod gwybodaeth am ddiogelu’r cyhoedd a diogelwch yn berthnasol ac yn cael ei diweddaru’n gyson ar y system archebu Monitro ar gyfer unrhyw rybuddion a nodir ar gyfer carcharorion a’u hymwelwyr i sicrhau diogelwch pawb dan sylw a chodi materion ynghylch ymwelwyr dan oedran gan roi gwybod i’r swyddogion diogelwch am unrhyw broblemau Gwneud gwaith cychwynnol i drefnu ymweliadau ar gyfer ymwelwyr anabl ac ymweliadau amgylchiadau arbennig e.e. profedigaeth Rhoi gwybodaeth i asiantaethau allanol pan ofynnir amdani, fel y cynllun cymorth gydag ymweliadau carchar Cyflawni tasgau gweinyddol eraill gan gynnwys: Darparu cymorth gweinyddol yn y maes gwaith Cynnal system ffeilio fanwl gywir ar gyfer y maes gwaith Ymateb i ymholiadau sy’n ymwneud â’r maes gwaith ac ailgyfeirio pan fo angen Gweithredu’r switsfwrdd yn briodol drwy nodi anghenion y galwyr gan sicrhau bod pob neges yn cael ei chyfleu i’r parti priodol Mae’r dyletswyddau/cyfrifoldebau uchod yn disgrifio’r swydd fel y mae ar hyn o bryd, ac ni fwriedir i’r rhestr hon fod yn gwbl gyflawn. Disgwylir i ddeiliad y swydd dderbyn addasiadau rhesymol a thasgau ychwanegol ar lefel debyg a allai fod yn angenrheidiol. Mae'n bosibl y bydd addasiadau sylweddol yn golygu y bydd angen ailedrych ar y swydd o dan y Cynllun Gwerthuso Swyddi, a bydd hyn yn cael ei drafod â deiliad y swydd yn y lle cyntaf. Gallu cyflawni holl agweddau llafar y swydd yn hyderus drwy gyfrwng y Saesneg neu (pan nodir hynny yng Nghymru) yn Gymraeg.

Ymddygiadau	Datblygu eich Hun ac Eraill Cyfathrebu a Dylanwadu Gweithio gyda’n gilydd Rheoli Gwasanaeth o Safon
Cryfderau	Argymhellir bod y cryfderau’n cael eu dewis yn lleol, argymhellir 4-8.
Profiad Hanfodol
Technegol Gofynion
Gallu

Cymhwysedd Sylfaenol

Peidiwch â newid y blwch hwn Bydd archwiliadau adnabod a diogelwch yn cael eu cynnal ar gyfer pob ymgeisydd cyn cychwyn yn y swydd. Bydd rhaid i bob ymgeisydd allanol gyflawni cyfnod prawf o 6 mis. Bydd rhaid i ymgeiswyr mewnol gyflawni cyfnod prawf os nad ydynt eisoes wedi cyflawni cyfnod prawf yn HMPPS. Mae’n rhaid i'r holl staff ddatgan a ydynt yn aelod o grŵp neu fudiad y mae HMPPS yn ystyried eu bod yn hiliol.

Oriau Gwaith Lwfansau (Oriau Anghymdeithasol)

37 awr yr wythnos

Proffil Llwyddiant

Ymddygiadau

Cryfderau Argymhellir bod y cryfderau’n cael eu dewis yn lleol - argymhellir 4-8

Gallu

Profiad

Technegol

Datblygu eich Hun ac Eraill
Cyfathrebu a Dylanwadu
Gweithio gyda’n gilydd
Rheoli Gwasanaeth o Safon

OR-JES-153-JD-B2 : SSA : Visits Booking v7.0