Job Summary: Change Manager at HMPPS 
The Change Manager is a middle manager role that plays a pivotal part in the operational 
management of the Area Change Delivery team working across Prisons and Probation. 
Working directly to the Deputy Head of Change Delivery, this role has oversight of and 
sufficient insight of nationally and locally led change activity within their area. Through their 
management and mobilisation of their teams, they ensure active change work is sufficiently 
managed and resourced according to its level of prioritisation enabling successful outcomes 
defined by clearly articulated success metrics. 
Key Responsibilities: 
Team Leadership: Managing Project Officer and Change Officer staff. Providing clear 
guidance on roles and responsibilities, holding staff accountable, and supporting their 
professional development. They provide oversight of change projects their team are actively 
supporting or leading on. They will ensure quality assurance and peer review of projects and 
manage the allocation of projects and resource in conjunction with deputy heads. To uphold 
and model principles of equality, diversity, inclusion, and belonging across the team. 
Stakeholder Engagement: Building and maintaining effective working relationships with 
regional RPD/PDU Heads and PGDs/Governors, change system team and other change 
agent stakeholders across prisons and probations such as Business Managers, Heads of 
Business Assurance etc. Developing and executing effective communication strategies for 
the change projects as required. Attending and presenting at local/group/regional meetings, 
including governance boards and stakeholder groups as required. 
Compliance: Ensuring compliance with the Gateway Management System (GMS) is a 
critical aspect of the role. The Change Manager will uphold the professional standards within 
their team confirming we are working according to national expectations as defined in our 
service level agreement and protocols for GMS and PftW. They will ensure accuracy and 
completeness of project records and actions and monitor compliance with relevant policies 
and procedures. 
Change Management Excellence: The Change Manager will provide guidance on best 
practices in change management and ensure these are applied to all projects. They will 
personally manage complex and high-profile projects, ensuring successful delivery and 
alignment with organizational goals. Leading task and finish groups, project meetings, and 
focus groups to drive project success. 
Performance Monitoring and Reporting: The Change Manager will oversee monthly 
reporting within Prison Groups and Probation Regions including bespoke analysis at 
establishment level for example if required. They will conduct regular check-ins and 
performance reviews with their direct reports, ensuring accountability and continuous 
improvement with PftW and GMS systems are accurate and up to date. Track the impact of 
changes and adjust strategies based on performance data, they will identify and escalate 
issues where milestones are missed or progress is not being made 
Risk Management: Proactively identify risks, decisions, and opportunities, and develop 
mitigation strategies. Manage escalations from their staff, and exhaust opportunities to 
resolve issues before escalating to higher management. Maintain and update risk registers 
for sufficiently complex change activity, ensuring all potential risks are documented and 
addressed. 
Continuous Improvement: Apply continuous improvement and lean methodologies to 
identify system improvements and enhance project delivery. Running workshops such as 
lessons learned, development sessions, and high-performing team exercises. To actively 
seek ways to improve knowledge of operational change and its potential impacts and share 
insights with the team. 

---