Proffil y Rôl

Teitl y Rôl: Swyddog Gweithredol Uwch (HEO) Rheolwr

Gradd: HEO

Pwrpas y Rôl

Rôl reoli yw hon sy'n gyfrifol am reoli a chydlynu meysydd darparu gwasanaethau a gweithrediadau o ddydd i ddydd o fewn ardal ddiffiniedig, gan gynnwys arwain pobl ac adnoddau.  

Bydd deiliad y rôl yn sicrhau bod rheolwyr Swyddogion Gweithredol (EO) yn arwain eu timau yn unol â Safonau Rheolaeth Llinell y Gwasanaeth Sifil a pholisïau Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd EF (GLlTEF), gan gefnogi staff i ennill a datblygu'r sgiliau, yr wybodaeth a'r galluoedd sydd eu hangen i gyflawni amcanion busnes yn llwyddiannus.  

Bydd y Rheolwr HEO yn rheoli cymorth i ddefnyddwyr, cyfleusterau a gweithgareddau cymorth digidol, er mwyn sicrhau gweithrediadau llyfn ar y safle, yn gweithredu fel dirprwy i uwch reolwyr, ac yn mynd i'r afael â materion perfformiad a gwasanaeth lleol. Mae'r rôl hon yn rhan o'r proffesiwn Cyflawni Gweithredol, a bydd deiliad y rôl yn adrodd i reolwr Swyddog Gweithredol Uwch (SEO). 

Prif Gyfrifoldebau

• Bod yn fodel rôl ar gyfer gwerthoedd y Gwasanaeth Sifil a'r Weinyddiaeth Gyfiawnder, rheoli perfformiad a phresenoldeb trwy sgyrsiau rheolaidd ac agored. Mynd i'r afael â diffygion, cyfleu blaenoriaethau'n glir ac arwain newid a gwelliant yn y meysydd hyn trwy ddatblygu cynlluniau, adolygu canlyniadau a mesur llwyddiant.  

• Sicrhau bod rheolwyr EO yn defnyddio gwybodaeth reoli i fonitro perfformiad tîm yn erbyn amcanion, safonau a Dangosyddion Perfformiad Allweddol (KPIs) y cytunwyd arnynt, a briffio eu timau ar sut mae eu gwaith yn effeithio ar amcanion busnes ehangach, a mynd i'r afael â materion perfformiad, presenoldeb ac ymddygiad wrth gydnabod a gwobrwyo perfformiad da.  

• Hyrwyddo amgylchedd tîm proffesiynol, cynhwysol ac agored lle mae pobl yn teimlo'n ddiogel i siarad, gan annog deialog agored a herio adeiladol, a sicrhau bod rheolwyr yn gwneud yr un peth.  

• Defnyddio gwybodaeth reoli i asesu bylchau mewn gallu ac anghenion datblygu a hyfforddi rheolwyr i feithrin hyder wrth ymdrin â phroblemau pobl a chael sgyrsiau anodd.  

• Cefnogi datblygu talent, gan sicrhau bod rheolwyr yn cynnal trafodaethau rheolaidd ar ddatblygiad personol a gyrfa ac yn darparu mynediad at gyfleoedd dysgu. Cynnal meincnodi trafodaethau perfformiad a datblygu i sicrhau cysondeb.  

• Rheoli gwrthdaro a chynnal dull dim goddefgarwch o ran bwlio ac aflonyddu. Arwain rheolwyr i ddatrys problemau tîm.  

• Hyrwyddo lles, gan sicrhau bod rheolwyr yn creu lle diogel i staff godi pryderon a gofyn am addasiadau.  

• Cyfieithu data ac adborth yn gamau a chamau gweithredu ymarferol, gan wella profiad staff a darpariaeth gwasanaethau. Monitro cynnydd ac uwchgyfeirio pryderon yn ôl yr angen.  

• Grymuso rheolwyr i arloesi, gan annog ymreolaeth i nodi, profi a herio syniadau a gweithredu ffyrdd mwy effeithiol ac effeithlon o weithio, gan ysgogi gwelliannau, dathlu a gwobrwyo creadigrwydd a dysgu o lwyddiannau a chamgymeriadau.  

• Cefnogi uwch arweinwyr i gyflawni newidiadau cymhleth ac arwain pobl drwy newid, gan hyrwyddo gwelliannau i wasanaethau a meithrin ymddiriedaeth a didwylledd. Sicrhau bod adborth ynghylch cyflwyno a gwreiddio newid yn cael ei weithredu a'i gyfathrebu.   

• Goruchwylio cynllunio a dyrannu adnoddau i gyflawni amcanion ac ymateb i anghenion busnes sy'n newid.  

• Ysgogi gwelliant parhaus, gan ddefnyddio data ac adborth i nodi tueddiadau a gwella gwasanaethau. Rhannu’r arferion gorau ar draws timau.  

• Arwain gwaith cynllunio'r gweithlu, rheoli recriwtio, sefydlu a hyfforddiant ar gyfer eu rhan o'r busnes. Gweithio gyda'r tîm rheoli ehangach i fynd i'r afael â heriau cadw staff.  

• Cynnal gwelededd yn rhithiol ac wyneb yn wyneb a bod yn bresennol ar y safle i gefnogi gweithrediadau dyddiol a datrys problemau.  

• Arwain a chydlynu'r ddarpariaeth o wasanaethau, gan sicrhau bod gwasanaethau'n cael eu darparu mewn modd proffesiynol a diogel    

• Buddsoddi mewn datblygiad, cefnogi hyfforddiant a mentora ar gyfer deiliad y rôl a'u tîm. Ceisio adborth yn weithredol gan reolwr SEO ar eu perfformiad eu hunain.  

• Monitro cwynion, rhoi cynlluniau ar waith i leihau materion yn digwydd eto, a defnyddio mewnwelediadau i wella gwasanaethau.   

• Cydweithio ar draws timau a meysydd i sicrhau profiad cyson sy'n canolbwyntio ar y defnyddiwr.  

• Dirprwyo ar gyfer rheolwyr SEO pan fo angen.  

• Sicrhau bod eich tîm yn dilyn yr holl brotocolau a gweithdrefnau ac yn cydymffurfio â pholisïau sicrwydd, gan wirio cywirdeb a nodi tueddiadau o ran diffyg cydymffurfio. Datrys problemau sydd wedi'u huwchgyfeirio a chymhwyso polisi mewn modd cyson.  

• Ymgysylltu â thimau ystadau a chyfleusterau, gan uwchgyfeirio problemau gwasanaeth yn ôl yr angen i alluogi defnydd llawn a gweithrediad llwyddiannus y safle(oedd) i ddarparu gwasanaethau i bob defnyddiwr.   

• Adolygu'n rheolaidd ddarpariaeth y rolau a'r mesurau sydd ar waith i gynnal gweithrediad effeithiol y safle, gan gynnwys Swyddog Tân a Rheoli Digwyddiadau (FICO), Iechyd a Diogelwch, cymorth cyntaf, swyddogion tân ac ati.    

• Cynnal a phrofi cynlluniau parhad busnes i sicrhau gwytnwch gweithredol a chymhwyso gwersi a ddysgwyd i gryfhau cynllunio parhad.  

• Cyflawni dyletswyddau eraill i gefnogi anghenion busnes neu i gyflawni rhwymedigaethau statudol yn ôl yr angen ac sy'n briodol i'r radd. 

Gwybodaeth, Sgiliau a Phrofiad

Hanfodol   

• Sgiliau rheoli pobl i reoli ac arwain pobl yn llwyddiannus yn eu hierarchaeth, gan sicrhau bod gan reolwyr a thimau y sgiliau, yr wybodaeth a'r adnoddau i lwyddo.  

• Dealltwriaeth o, neu barodrwydd i ddysgu am Safonau Rheolaeth Llinell y Gwasanaeth Sifil a pholisïau GLlTEF i gefnogi arweinyddiaeth effeithiol.  

• Sgiliau mewn cynllunio, gosod targedau, dirprwyo gwaith, ac adolygu cynnydd i wella perfformiad a rheoli risg.  

• Rheoli rhanddeiliaid yn effeithiol a sgiliau rhyngbersonol da i adeiladu a chynnal perthnasau effeithiol gyda'r farnwriaeth a rhanddeiliaid allweddol  

• Y gallu i gyfleu ac ymwreiddio negeseuon gan uwch arweinwyr a gweithrediadau cenedlaethol/rhanbarthol, gan sicrhau eu bod yn cael eu deall.  

• Sgiliau dadansoddi data a mewnwelediad i ddadansoddi tueddiadau a llifau gwaith i ddatrys problemau cymhleth a gwneud penderfyniadau hyderus i wella gwasanaethau, a llunio blaenoriaethau lleol o fewn strategaethau rhanbarthol a chenedlaethol.  

• Sgiliau trafod effeithiol i reoli a chysoni blaenoriaethau sy’n cystadlu a datrys materion.  

• Sgiliau hyfforddi i gefnogi rheolwyr EO i feithrin hyder a gallu wrth ymdrin â materion busnes a phobl.  

• Dealltwriaeth o ddulliau newid a'r gallu i arwain timau trwy gyfnodau o newid ac i gefnogi uwch arweinwyr wrth gyflawni newidiadau cymhleth.  

• Gwybodaeth am ddulliau rheoli risg a materion i nodi, asesu a lliniaru risgiau sy'n effeithio ar ddarparu gwasanaethau. 

Dymunol   

• Gwybodaeth am y maes busnes, neu barodrwydd i ddysgu, er mwyn deall y gwaith a'r swyddogaethau o fewn eu cyfrifoldeb a sut mae'r rhain yn cysylltu â meysydd gwaith eraill.  

Datrys Problemau a Gwneud Penderfyniadau

• Grymuso rheolwyr i wneud penderfyniadau teg, moesegol a chynhwysol sy'n cyd-fynd â gwerthoedd y Gwasanaeth Sifil, gan ddefnyddio tystiolaeth gadarn.  

• Defnyddio barn a disgresiwn i ddatrys materion lleol tymor byr a gweithredu atebion, gan uwchgyfeirio materion cymhleth neu sensitif yn briodol.  

• Gwneud penderfyniadau sy'n ymwneud â phobl ar draws meysydd darparu gwasanaethau, gan sicrhau bod Swyddogion Gweithredol yn rheoli eu timau yn unol â pholisïau GLlTEF ac yn darparu gwasanaeth o safon.  

• Nodi ac ymateb i faterion sylweddol, gan ddefnyddio creadigrwydd a menter i ailflaenoriaethu llwythi gwaith, adnoddau a gweithgareddau. Uwchgyfeirio pan fo angen trwy'r sianeli cywir.  

• Gwerthuso risgiau sy'n effeithio ar ddarparu gwasanaethau, datblygu opsiynau ac atebion ymarferol i gefnogi'r tîm arweinyddiaeth i reoli a lliniaru'r risgiau hynny.  

• Datrys cwynion a materion defnyddwyr, gan ddefnyddio sgiliau barn, negodi a dylanwadu i gynnal gweithrediadau safle effeithiol mewn amgylchedd gweithredol heriol.  

• Gwneud penderfyniadau gweithredol ynghylch rhedeg y safle(oedd) o ddydd i ddydd yn absenoldeb uwch reolwyr. Ar gyfer safleoedd llai, gwneud penderfyniadau fel uwch swyddog ar y safle (SPOS) pan fo angen. 

• Ymchwilio i faterion data (bylchau, gwallau ac anghysondeb), tynnu sylw at risgiau, ac uwchgyfeirio materion difrifol gydag opsiynau clir a thystiolaeth ategol.

Rheoli Adnoddau

• Rheoli a chydlynu gweithrediadau safle o ddydd i ddydd a darparu gwasanaethau ar draws ardaloedd mawr, gan sicrhau bod adnoddau'n cael eu rheoli a'u defnyddio'n effeithiol i wneud y defnydd mwyaf o'r adeilad a darparu profiad defnyddiwr cyson ar draws awdurdodaethau. Bydd hyn yn ei gwneud yn ofynnol i ddeiliad y swydd gynllunio ymlaen llaw a gweithio ar y cyd â thimau a swyddogaethau eraill i fodloni targedau perfformiad.  

• Rheoli tîm o reolwyr EO yn uniongyrchol a rheoli ac arwain timau yn anuniongyrchol ar draws awdurdodaethau sengl neu luosog.   

• Monitro neu reoli cyllideb neu reoli adnoddau ariannol gan gynnwys ar gyfer pobl, offer, contractau bach ac anfonebau, gan geisio cymeradwyaeth gan ddeiliad swyddogol y gyllideb pan fo angen. Cynnal archwiliadau ariannol ac adnoddau a dilyn prosesau llywodraethu.  

• Cydlynu â chontractwyr i sicrhau digon o gefnogaeth leol a chynnal parhad busnes. 

Ymreolaeth

• Defnyddio barn a menter annibynnol i ddatrys materion sy'n ymwneud â phobl o fewn eu hawdurdod.  

• Cyfrifol am weithio'n annibynnol a delio â materion o ddydd i ddydd, gan ddefnyddio barn a menter i reoli gweithrediad corfforol y safle, sicrhau darparu gwasanaethau effeithiol a chefnogi profiad y defnyddiwr  

• Darparu cyfeiriad clir, ymateb yn gyflym mewn sefyllfaoedd dan bwysau uchel mewn amgylchedd prysur. Rheoli risgiau, delio â digwyddiadau'n gyflym ac uwchgyfeirio materion sensitif neu faterion effaith uchel i uwch reolwyr lle bo angen. 

Perthnasau a Chysylltiadau Allweddol

Adeiladu a rheoli perthnasau cryf gydag ystod eang o randdeiliaid i sicrhau gweithrediadau llyfn y safle a darpariaeth gwasanaeth effeithiol. Gweithredu fel y pwynt cyntaf ar gyfer uwchgyfeirio i randdeiliaid mewnol ac allanol, gan ddarparu canllawiau a gwybodaeth i gefnogi profiad defnyddiwr cadarnhaol.   

Gall perthnasau a chysylltiadau gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i:  

Mewnol:  

• Y Farnwriaeth - ymgysylltu â barnwyr a datrys materion sydd wedi'u huwchbgyfeirio i ddiwallu anghenion busnes.  

• Uwch arweinwyr - uwchgyfeirio pryderon a rhannu mewnwelediadau perfformiad.  

• Cyfoedion HEO - rhannu arferion gorau a chydweithio ar draws meysydd.  

• Adnoddau Dynol (AD) - gweithio'n agos ar faterion pobl cymhleth.  

• Darparwyr gwasanaethau a gweithrediadau rhanbarthol - darparu cyngor ac argymhellion clir i gefnogi mentrau a datrys problemau.  

• Meysydd busnes / timau eraill - rheoli croesi llif gwaith a chydweithio i gefnogi darparu gwasanaethau o'r dechrau i'r diwedd a phrofiad cyson i'r defnyddiwr.

• Timau mewnol eraill (e.e. Rheoli'r Gweithlu, Ansawdd, Datblygu) - ymgysylltu i gynllunio ymlaen llaw, cydnabod a dadansoddi tueddiadau mewn perfformiad lle bo angen rhoi mesurau ar waith i ymateb ac adfer.

• Cefnogaeth ar y safle - cysylltu â timau diogelwch, eiddo, ystadau, rheoli cyfleusterau a Gwasanaethau Digidol a Thechnoleg (DTS) i sicrhau ymarferoldeb y safle.  

Allanol:  

• Defnyddwyr y cyhoedd a gwasanaethau - trin a datrys cwynion a materion cymhleth a uwchgyfeirir gan reolwyr EO.  

• Partneriaid cyfiawnder - meithrin a chynnal perthnasau proffesiynol a dylanwadu a hysbysu rhanddeiliaid allweddol mewn perthynas â chyflawni amcanion busnes GLlTEF.  

• Darparwyr trydydd sector - cydweithio i wella cynigion gwasanaeth lleol.  

• Contractwyr a chyflenwyr - rheoli ac ymgysylltu â nhw i sicrhau gweithrediadau safle effeithlon.  

• Undebau Llafur Lleol - ymgysylltu ar faterion sy'n ymwneud â'r safle.