Job Description (JD) 
Band 4 
Group Profile:  Facilitator(F)
 
 
Job Description:  F: Learning Literacy 
 
 
 
Document Ref. 
OR-JES-561-JD-BX4 : F : Learning Literacy v8.0 
Document Type 
Management 
Version 
8.0 
 
Classification 
Official 
Date of Issue 
8th August 2024 
 
 
Status 
Baselined 
Produced by 
Job Evaluation Assurance and Support Team 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
OR-JES-561-JD-BX4 : F : Learning Literacy v8.0 

---

Job Description  
Job Title 
F : Learning Literacy 
Group Profile 
Facilitator  
Organisation 
Delivery  
Level 
Band 
4 
 
Overview of the 
This is a prisoner facing job in an establishment. 
job  
Summary  
The job holder will be responsible for co-ordinating literacy 
classes for prisoners by building effective, appropriate and 
supportive relationships through managing them in a proactive 
manner and promoting the decency agenda. Contributes to 
sentence planning and reducing reoffending. Applies safer 
custody practices and complies with national and local security 
standards. Responsible for high level of security, productivity, 
good order and hygiene within workshops areas. 
 
This is a non-operational job with no line management or 
supervisory responsibilities.  This role is non-rotational. 
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following 
Activities and 
responsibilities, activities and duties: 
Duties  
 
•  Promote the literacy scheme to prisoners, staff and 
management. 
•  Plan and co-ordinate prisoner mentors to support and teach 
reading to prisoners. 
•  Participate in the selection process of suitable prisoner 
mentors for the learning literacy classes ensuring they have 
suitable qualities.  
•  Provide training to mentors and arrange follow up sessions if 
required. 
•  Liaise with mentors on a weekly basis to check progress on 
learners.  
•  Provide support for mentors and learners where required, 
encouraging them in their learning.   
•  Arrange one-to-one meetings with mentors if required to 
challenge inappropriate behaviour and discuss any problems 
or concerns.  
•  Arranging and chair mentor meetings.  
•  Assess learner’s needs and match them up with suitable 
mentors.  
•  Provides support and advice on career opportunities for area 
of work.  
•  Supervise and maintain discipline of prisoners receiving 
training, education or work experience. Responsible for 
performance, motivation, discipline, appraisal and 
development of prisoners. 
•  Open and complete Assessment Care in Custody and 
Teamwork (ACCT) forms, Violence Reduction Incident 
OR-JES-561-JD-BX4 : F : Learning Literacy v8.0 

---

Reports (VRIR) and Security Information Reports (SIRs) 
when required and contribute to Incentive Earned Privileges 
(IEP) reports. 
•  Log attendance and approve prisoner hours worked and 
wages.  
•  Carry out fabric checks of classroom and maintain security of 
lock, bolts and bars used in the classroom. 
•  Contribute to prisoner reports including parole, sentence 
planning and Individual Learning Plan (ILP). 
•  Complete regime monitoring information and update prisoner 
training records.  
•  Order materials and estimate usage in order to meet work 
learning targets. 
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is 
at present and is not intended to be exhaustive. The job holder is 
expected to accept reasonable alterations and additional tasks of 
a similar level that may be necessary. Significant adjustments 
may require re-examination under the Job Evaluation Scheme 
and shall be discussed in the first instance with the job holder. 
 
An ability to fulfil all spoken aspects of the role with confidence 
through the medium of English or (where specified in Wales) 
Welsh. 
 
Civil Service Success Profile Criteria 
 
Behaviours 
•  Communicating and Influencing 
•  Leadership 
•  Developing Self and Others 
•  Managing a Quality Service 
•  Working Together 
Strengths 
We recommend you choose 4 to 8 strengths locally. 
Experience 
 
Technical 
Required to undertake the Civil Service Learning (CSL) Train the 
requirements 
Trainer training. 
Ability  
 
 
Minimum 
Please do not alter this box 
Eligibility  
 
•  All candidates are subject to security and identity checks prior to 
taking up post. 
•  All external candidates are subject to 6 months’ 
probation.  Internal candidates are subject to probation if they 
have not already served a probationary period within HMPPS. 
•  All staff are required to declare whether they are a member of a 
group or organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
37 hour working week. 
(Unsocial Hours) 
Allowances 
 
OR-JES-561-JD-BX4 : F : Learning Literacy v8.0 

---