Proffil Swydd

Teitl y Swydd: Swyddog Cefnogi Gweithrediadau GLlTEF

Gradd: AO

Diben y Swydd

Swyddog Cefnogi Gweithrediadau GLlTEF yw’r pwynt cyswllt cyntaf i ddefnyddwyr, deiliaid swyddi barnwrol ac asiantaethau partner. Maent yn darparu gwasanaeth cwsmer eithriadol, gan gynnwys i’r rhai sy’n agored i niwed neu sydd ag anghenion ychwanegol cymhleth. Mae’r rôl amrywiol hon wrth galon darparu cefnogaeth weinyddol a gweithredol o ddydd i ddydd i amryw o swyddogaethau, gan gynnwys cynorthwyo pob math o wrandawiadau ar draws holl feysydd busnes GLlTEF. Bydd y rôl yn cael effaith uniongyrchol ar gyflwyno cyfiawnder. Gellir lleoli’r rôl mewn unrhyw lys neu dribiwnlys neu unrhyw un o leoliadau y Gwasanaethau Cenedlaethol a’r Gwasanaeth Casglu a Gorfodi Dirwyon Troseddol.

Bydd y swydd yn cefnogi defnyddwyr GLlTEF mewn amryw o ffyrdd, gan gynnwys (ond heb fod yn gyfyngedig i) wyneb yn wyneb, dros y ffôn, trwy ddulliau digidol ac mewn gohebiaeth ysgrifenedig. Bydd y Swyddog Cefnogi Gweithrediadau yn cynorthwyo i gynnal llif esmwyth gweithrediadau, gan ddelio ag ymchwiliadau amrywiol a datrys materion i atal oedi i achosion neu wasanaethau. Bydd y rôl yn cyflawni nifer o ddyletswyddau gweinyddol cyffredinol a rheoli cyswllt â defnyddwyr i gynorthwyo i redeg swyddogaethau ar draws meysydd gweithredol GLlTEF, gan ddefnyddio sianeli digidol ac yn gweithio’n agos gydag aelodau’r tîm, deiliaid swyddi barnwrol a rhanddeiliaid eraill. Pwrpas y rôl hon yw cefnogi’r ddarpariaeth weithredol o wasanaeth o ansawdd uchel, gan gynorthwyo cyflwyno cyfiawnder, o fewn a thu allan i wrandawiadau ac ar draws gweithrediadau GLlTEF.

Gall y Swyddog Cefnogi Gweithrediadau weithio ar draws sawl maes busnes, gan ymgymryd ag amryw o dasgau yn ôl yr angen yn ôl anghenion y busnes.

Prif Gyfrifoldebau

Mae’r rhestr ganlynol yn grynodeb o rai o’r gweithgareddau posibl, ond nid yw’n gynhwysfawr:

Gwasanaeth Cwsmer

• Ymgymryd â’r holl dasgau gweinyddol i baratoi, hwyluso a chanfod canlyniadau ar gyfer pob math o wrandawiadau.

• Darparu cymorth neu gyfeirio defnyddwyr a rhanddeiliaid at wasanaethau cymorth priodol drwy gysylltiad wyneb yn wyneb, ffôn, a gwe-sgwrsio (mewn galwadau sy’n dod i mewn ac allan), ac ymateb i ohebiaeth mewn amryw o fformatau. Mae hyn yn cynnwys defnyddwyr gydag anghenion penodol neu gymhleth, gan ddarparu gwybodaeth glir a chyson i hwyluso cyfranogiad effeithiol yn y broses gyfiawnder.

• Defnyddio sgriptiau gwasanaeth GLlTEF ac erthyglau gwybodaeth i gyfeirio defnyddwyr at y gwasanaethau perthnasol, gan sicrhau eu bod yn derbyn gwybodaeth gywir sy’n berthnasol i’w hymholiad drwy bob dull cyswllt.

• Dilyn polisïau a gweithdrefnau cwynion, cefnogi defnyddwyr drwy’r broses a darparu ymateb ar unwaith lle bo angen i atal esgyniad, gan ddiweddaru OPTIC yn ôl yr angen.

• Nodi risgiau sy’n gysylltiedig ag adeiladau GLlTEF, hysbysu’r Uwch Berson ar y Safle (SPoS) pan fo angen, ac ymateb ar unwaith pan fo angen.

Cefnogaeth Weithredol

• Prosesu gwaith gan ddefnyddio gweithdrefnau gweithredu safonol i gyrraedd targedau perfformiad a chynnal safonau gweithredol a gwasanaeth.

• Trin ffeiliau achos, gan sicrhau bod data yn cael ei gyflwyno’n gywir, rheoli gwybodaeth yn ddiogel, a chydymffurfio â phrotocolau cadw a cholli data.

• Rheoli tasgau gwasanaeth rheithgor, gan gynnwys dewis, gohirio, ailddyrannu a thracio presenoldeb, yn ogystal â phrosesu treuliau perthnasol a ffioedd llys.

• Cynorthwyo gydag amserlennu a rhestru, gan sicrhau defnydd effeithlon o amser y farnwriaeth, ymateb i faterion brys, a chydymffurfio â pholisïau rhestru.

• Darparu cefnogaeth fusnes barnwrol benodol, fel cydlynu dyddiaduron a thasgau gweinyddol yn ôl yr angen lleol.

• Cefnogi gweithdrefnau gorfodi, gan gynnwys cynnal asesiadau ariannol, cynorthwyo casglu dirwyon a chynhyrchu adroddiadau ystadegol ac ariannol sylfaenol.

• Cyfrannu at weithrediadau iechyd a diogelwch, gan gynnwys PEEPs, gwiriadau cyfleusterau, cofnodi materion, a llywodraethu allweddi/diogelwch o dan arweiniad arweinwyr tîm.

• Unrhyw ddyletswyddau ad hoc ychwanegol sy’n briodol i radd y rôl ac sy’n ofynnol gan anghenion y busnes.

Gwybodaeth, Sgiliau a Phrofiad

Hanfodol

• Gallu gweithio’n hyblyg fel rhan o’r tîm, gan ymgymryd â thasgau a neilltuir gan yr Arweinydd Tîm i alluogi’r tîm a’r busnes i gyflawni blaenoriaethau.

• Sgiliau digidol, gan gynnwys bod yn hyderus gyda Microsoft Office a chronfeydd data eraill.

• Sgiliau cyfathrebu i ymgymryd â thasgau gwasanaeth cwsmer a gweinyddol eang ac egluro gweithdrefnau cymhleth mewn sefyllfaoedd anodd posibl. Datblygu a defnyddio perthnasoedd gwaith effeithiol gyda rhanddeiliaid ar draws y sefydliad ac asiantaethau partner i gefnogi’r gwasanaeth. Defnyddio sgiliau rhagweithiol i ddatrys problemau dydd i ddydd a’u hesgyn lle bo’n briodol.

• Sgiliau gwasanaeth cwsmer i ymateb yn effeithiol i anghenion a gofynion defnyddwyr i alluogi cyfranogaeth effeithiol, gan gynnwys tystion mewn achosion a all fod yn gymhleth, gan weithredu yn unol â phrotocolau sefydledig a meini prawf esgyn.

• Gwydnwch i aros yn ddiduedd ac yn broffesiynol wrth wynebu sefyllfaoedd neu wybodaeth anodd neu drallodus.

Dymunol

• Gwybodaeth am arferion a gweithdrefnau GLlTEF i sicrhau cydymffurfiaeth gan y cyhoedd a defnyddwyr proffesiynol.

Datrys Problemau a Gwneud Penderfyniadau

• Gwneud penderfyniadau arferol o ddydd i ddydd i flaenoriaethu llwyth gwaith uniongyrchol a gwneud addasiadau i ymateb i geisiadau brys.

• Defnyddio canllawiau corfforaethol i wneud penderfyniadau rheolaidd a gweithredu’n brydlon i gefnogi defnyddwyr, gan gynnwys y rhai ag anghenion ychwanegol, drwy bob dull cyfathrebu.

• Dilyn gweithdrefnau sefydledig i drin penderfyniadau gweinyddol, gan esgyn materion cymhleth neu eithriadol fel bo’r angen.

• Gwneud penderfyniadau yn unol â’r fframwaith weithredol, polisïau, gweithdrefnau a chanllawiau i gefnogi’r tîm a’r busnes i gyrraedd targedau perfformiad.

• Ymarfer barn gadarn mewn sefyllfaoedd anghyffredin, megis risgiau diogelwch, pryderon diogelu a rhyngweithio â Phobl A All Fod Yn Ymosodol (Potentially Violent People PVP).

• Hyrwyddo’r ymdeimlad o dîm cydweithredol drwy rannu gwybodaeth, mentora a hyfforddi cydweithwyr trwy ddefnyddio adnoddau presennol.

Rheoli Adnoddau

• Defnyddio adnoddau presennol i ddarparu dysgu, datblygiad a chefnogaeth hyfforddiant i gydweithwyr, gan gynnwys mentora a hyfforddi i gefnogi taith ddysgu o fewn GLlTEF.

• Cyfrifoldeb am riportio a chofnodi materion adeiladu, cyfleusterau a TG ac esgyn lle bo’r angen.

• Gweithredu mesurau arbennig ac addasiadau rhesymol i alluogi defnyddwyr agored i niwed i gyfrannu a chymryd rhan mewn gwrandawiadau.

• Trefnu cyfieithwyr, cyfryngwyr a gweithwyr proffesiynol eraill ar gyfer gwrandawiadau. Llofnodi taflenni amser ar ddiwrnod presenoldeb.

• Glynu wrth amserlenni adnoddau i sicrhau bod galw am y gwasanaeth yn cael ei ddiwallu.

Gweithio’n Annibynol

• Dilyn polisïau, gweithdrefnau, fframweithiau a chanllawiau GLlTEF i ddatrys materion a rheoli gweithgareddau’n effeithiol, gan weithio’n annibynnol lle bo’r angen.

• Ymgymryd â dyletswyddau swyddogol ar ran GLlTEF ar dasgau penodol yn amodol ar hyfforddiant perthnasol.

• Asesu materion ar unwaith a gweithredu i atal esgyniad.

• Gweithio’n agos gydag Arweinwyr Tîm a chymryd cyfarwyddiadau ganddynt,dilyn polisïau, gweithdrefnau a phrotocolau i ddatrys materion rheolaidd.

• Esgyn materion difrifol neu gymhleth a rhoi gwybod fel bod yr Arweinydd Tîm yn ymwybodol o unrhyw ddigwyddiadau.

• Cynnal gwybodaeth bersonol o systemau digidol a chyfrannu at a ddiweddaru systemau rheoli gwybodaeth lleol i gyflawni’r rôl yn effeithiol.

Perthnasoedd a Chysylltiadau Allweddol

Yn cynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

Mewnol

• Cydweithwyr ar draws gweithrediadau, swyddogaethau canolog, timau gorfodi a Beiliaid - rhannu gwybodaeth ac adeiladu perthnasoedd i sicrhau partneriaethau gwaith effeithiol, gan gynnwys datblygu gwaith achos.

• Deiliaid swyddi barnwrol - darparu gwybodaeth a derbyn cyfarwyddyd i sicrhau bod cyfiawnder yn rhedeg yn esmwyth.

• Rheoli Cyfleusterau - rhannu gwybodaeth ac adeiladu perthnasoedd ar gyfer partneriaethau effeithiol.

• Swyddfa Ganolog Gorchmynion Rheithgor - cyfnewid gwybodaeth am reithgorau i sicrhau bod achosion a gwrandawiadau yn rhedeg yn esmwyth.

• Partneriaid Cyfiawnder ac Adrannau Eraill o’r Llywodraeth - cyfnewid gwybodaeth, holi a darparu data.

• Gwasanaethau ar gontract a darparwyr gwaith cynnal a chadw - eu croesawu a rhannu gwybodaeth i sicrhau gweithrediad diogel y safle.

• Rheoli’r Gweithlu - cefnogi cynllunio adnoddau effeithiol.

Allanol

• Defnyddwyr gwasanaeth, aelodau’r cyhoedd a rheithwyr - egluro gwybodaeth i ddiwallu anghenion allanol, cyfeirio defnyddwyr at wybodaeth gywir, neu egluro prosesau a gweithdrefnau’r llysoedd.

• Darparwyr trydydd sector a’r Gwasanaeth Tystion - cyfnewid gwybodaeth i sicrhau bod achosion a gwrandawiadau yn cael eu symud ymlaen yn ddi-drafferth.