Job Description (JD) 
Band 3 
Group Profile:  Business Administrator(BA)
 
 
Job Description:  BA: Psychology 
 
 
 
Document Ref. 
OR-JES-222-JD-B3 : BA : Psychology v6.0 
Document Type 
Management 
Version 
6.0 
 
Classification 
Official 
Date of Issue 
29th May 2024 
 
 
Status 
Baselined 
Produced by 
Job Evaluation Assurance and Support Team 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
OR-JES-222-JD-B3 : BA : Psychology v6.0 

---

Job Description  
Job Title 
BA: Psychology  
Group Profile 
Business Administrator  
Organisation 
Delivery  
Level 
 
Band 
3 
 
Overview of the 
This is an administrative job in an establishment. 
job  
Summary  
The job holder will provide administrative support to the 
psychology function within the establishment. 
 
This is a non-operational job with no line management 
responsibilities.  This role is rotational. 
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following 
Activities and 
responsibilities, activities and duties: 
Duties  
 
•  Complete correspondence - including applications, 
complaints, writing to courts and Police letters. 
•  Draft monthly and annual management information reports, 
maintain databases and back-up copies. 
•  Organise relevant inductions and interviews for the wider 
staff team. 
•  Process requisitions for credit card purchases for books, 
stationery and courses. 
•  Interact with staff located in other establishments to 
exchange information. 
•  Integrate information from other files, relevant to psychology 
or interventions. 
•  Monitor relevant assets such as laptop and memory stick 
allocation. 
•  Collate information and attend various meetings. 
 
Undertake other administrative tasks including: 
 
•  Organise, produce and maintain accurate records for area of 
work. 
•  Act as contact point for all communications to the team. 
Prioritise and distribute communications to the appropriate 
person or relevant department in establishment. 
•  Complete monitoring returns for area of work. 
•  Input requisitions on to the finance database and process 
requisitions for defined area of work. 
•  Co-ordinate any awareness sessions for area of work. 
•  Prepare paperwork for checking by manager, conducting 
initial checks as required. 
•  Correspond with relevant stakeholders and agencies to 
ensure that they are aware of information so that information 
is adequately shared. 
 
OR-JES-222-JD-B3 : BA : Psychology v6.0 

---

•  Maintain and check establishment databases, manual filing 
systems and logs of information, responding within agreed 
timescales and producing reports as required. 
•  Collate information relating to relevant Service Delivery 
Indicators (SDIs). 
•  Act as secretary to meetings as required including organising 
agenda, taking and distributing minutes and action points. 
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is 
at present and is not intended to be exhaustive. The job holder is 
expected to accept reasonable alterations and additional tasks of 
a similar level that may be necessary. Significant adjustments 
may require re-examination under the Job Evaluation Scheme 
and shall be discussed in the first instance with the job holder. 
 
An ability to fulfil all spoken aspects of the role with confidence 
through the medium of English or (where specified in Wales) 
Welsh. 
 
 
Civil Service Success Profile Criteria 
 
Behaviours 
(Note: We recommend you choose up to 6 behaviours. (Delete 
the behaviours you don’t want to select from the list below.) 
•  Changing and Improving 
•  Communicating and Influencing  
•  Working Together 
•  Managing a Quality Service 
•  Delivering at Pace 
Strengths 
(Note: we recommend you choose 4 to 8 strengths locally - 
select from the list of Civil Service strength definitions on the 
intranet. Copy and paste the names of your chosen strengths 
below.) 
Experience 
 
Technical 
 
requirements 
Ability  
 
 
Minimum 
Please do not alter this box 
Eligibility  
 
•  All candidates are subject to security and identity checks prior to 
taking up post. 
•  All external candidates are subject to 6 months’ 
probation.  Internal candidates are subject to probation if they 
have not already served a probationary period within HMPPS. 
•  All staff are required to declare whether they are a member of a 
group or organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
Leave Blank 
(Unsocial Hours)   To be used by the JES Team only 
Allowances 
37 hour working week. 
 
OR-JES-222-JD-B3 : BA : Psychology v6.0 

---

 
 
OR-JES-222-JD-B3 : BA : Psychology v6.0 

---