Teitl Swydd: Swyddog Cymorth Gweithredol
Gradd: Swyddog Gweithredol (EO)
Trosolwg
Mae Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd EF (GLlTEF) yn asiantaeth o'r Weinyddiaeth Gyfiawnder. Rydym yn darparu cymorth i’r system gyfreithiol ledled Cymru a Lloegr, ynghyd â'r tribiwnlysoedd heb eu datganoli yn Yr Alban a Gogledd Iwerddon, gan sicrhau bod cyfiawnder yn gweithio i bawb.
Mae ein system gyfiawnder yn amddiffyn ein hawliau sylfaenol a’n rhyddid. Mae’n rhan ganolog o’n cymdeithas fodern. Mae’n amddiffyn rhai o’r bobl fwyaf bregus yn ein cymunedau, o deuluoedd mewn argyfwng i hawlwyr a busnesau masnachol. Mae gennym gyfrifoldeb i ddarparu system gyfiawnder sy’n hygyrch i bawb ac sy’n gweithredu’n effeithlon.
Prif bwrpas y rôl yw:
Bydd y Swyddog Cymorth Gweithredol yn gweithio fel adnodd cyfun o fewn Uned Gefnogi Ranbarthol Cymru (RSU) i ddarparu cymorth gweinyddol, trefniadol a dadansoddol cyson o ansawdd uchel i'r Uwch Dîm Arweinyddiaerth (SLT).
Mae'r rôl yn un amrywiol a heriol a bydd yn darparu cymorth gweinyddol a thechnegol i swyddogaethau eraill o fewn yr RSU. Bydd hyn yn cynnwys symud busnes rhanbarthol yn ei flaen ac mae'n cynnwys coladu a dadansoddi gwybodaeth weithredol ac am bobl ledled y rhanbarth i helpu i gyfarwyddo gwelliannau i wasanaethau ac ymgysylltu â staff.
Darparu cymorth gweinyddol i aelodau'r Uwch Dim Arweinyddiaeth (SLT).
Monitro'r llif gwaith i ac o'r SLT, gan gynnwys y Penaethiaid Gweithrediadau a'r Arweinydd Gwella Gwasanaethau a Pherfformiad (SIP), gan gynnwys sgrinio a hidlo gohebiaeth, ymholiadau a cheisiadau am wybodaeth ar ran yr SLT, a drafftio, rheoli a phrosesu ymatebion ar eu rhan.
Rheoli'r swyddfa ac ymrwymiadau dyddiadur aelodau'r SLT Rhanbarthol, negodi gydag eraill i ddatrys blaenoriaethau sy'n gwrthdaro a sicrhau bod dyddiaduron a chalendrau yn ddiweddar a bod negeseuon e-bost yn cael eu rheoli'n effeithiol.
Cefnogi Pennaeth RSU gyda pharatoi ar gyfer yr Arolwg Cyllid Chwarterol.
Trefnu teithiau a llety ar gyfer SLT lle bo'r angen, gan ddilyn arweiniad a phrotocolau.
Darparu cefnogaeth ysgrifenyddiaeth i’r SLT a chyfarfodydd rhanbarthol eraill, cylchredeg papurau, cymryd nodiadau, cofnodi camau gweithredu, ac ôlrhain y cwblhau o gamau gweithredu.
Tracio ac olrhain y cwblhad o Ddatganiadau ar y Cyd y Gofrestr Risg a Llywodraethu (CRRGS) a'r Datganiadau Cydymffurfio (SOCs).
Coladu a chynhyrchu gwybodaeth reoli yn ôl y gofyn.
Darparu cymorth ad hoc i'r SLT ar gyfer SLT, Pennaeth yr RSU, yr Arweinydd Pobl, yr Arweinydd Perfformiad, a Rheolwyr Cymorth Gweithredol ar gyfer nifer o brosiectau yn ôl y gofyn, ymgymryd ag ymchwil, a chreu a chynnal cofnodion prosiectau.
Cyfeirio cyfathrebiadau rheolwyr i'r bobl berthnasol, gan sicrhau bod negeseuon allweddol yn cyfleu darlun clir o ddigwyddiadau a'r camau gweithredu sydd eu hangen neu sydd wedi cael eu symud yn eu blaenau.
Coladu'r ceisiadau am amser gweithgaredd yr Ochr Undeb Llafur (TUS)
Darparu cymorth gweinyddol i'r Arweinydd Perfformiad a'r Rheolwyr Cymorth Gweithredol, a chynorthwyo gyda chynhyrchu adroddiadau ad hoc, a choladu gwybodaeth a data ledled y rhanbarth.
Cyfeirio defnyddwyr i adroddiadau perfformiad a, lle bo'r angen, cynorthwyo gyda chynhyrchu adroddiadau.
Cynhyrchu gwybodaeth ariannol ac yn ymwneud â pherfformiad i gynorthwyo'r SLT, Pennaeth RSU, a'r Arweinwyr Perfformiad a Phobl, i ddeall perfformiad rhanbarthol a mesurau i wella neu gynnal hyn.
Cynorthwyo'r Penaethiaid Gweithrediadau a'r SIP gyda chynhyrchu gwybodaeth am berfformiad ar gyfer yr awdurdodaethau gwahanol a'r rhanbarth yn ei chyfanrwydd.
Darparu cymorth gweinyddol i'r Arweinwyr Pobl a Chyfathrebiadau a'r Rheolwyr Cymorth Gweithrediadau ym mhob agwedd ar weithgarwch pobl a chyfathrebiadau yn y rhanbarth.
Drafftio cyfathrebiadau, diweddaru tudalennau'r fewnrwyd rhanbarthol, cyhoeddi erthyglau, prawfddarllen dogfennau o ran eu cynnwys, gramadeg, sillafu, atalnodi, fformatio a chywirdeb, a dychwelyd dogfennau i'r awduron lle nad yw'r cynnwys yn bodloni anghenion busnes.
Casglu data a mewnwelediad ar weithgareddau pobl, gan gynnwys olrhain gweithlyfrau a swyddi gwag ar gyfer swyddi Contractau Tymor Penodol (FTC) / gweithwyr asiantaeth, a swyddi Cyfwerth â Llawn Amser (FTE) ar gyfer y rhanbarth.
Cynorthwo gydag ymarferion recriwtio a chefnogi rheolwyr swyddi gwag gyda'r broses recriwtio.
Cynnal cofnodion a rheoli pob agwedd ar weithgarwch pobl a chyfathrebiadau, gan gynnwys Amrywiaerth a Chynhwysiant, ymgysylltu â staff, a mentrau iechyd a lles.
Trefnu ac olrhain gweithgarwch Gwobrwyo a Chydnabod (R&R) gan gynnwys amlder a gwariant y panel, a dadansoddi data ar ei ddefnydd, gan ddarparu gwybodaeth i'r Arweinydd Pobl.
Gofynnir ichi weithio mewn ffordd hyblyg ac ymgymryd ag unrhyw ddyletswyddau rhesymol eraill, ar gais y rheolwr llinell, sy’n gymesur â gradd a lefel cyfrifoldeb y swydd hon.
Sgiliau rhyngbersonol i ymdrin ag ymholiadau ar ran aelodau'r SLT, ac ymgysylltu â rhanddeiliaid yn fewnol ac yn allanol, gan gynnwys y farnwriaeth ar bob lefel.
Sgiliau trefnu a chynllunio i gefnogi'r gwaith ac ymrwymiadau dyddiadur y Cyfarwyddwr Cyflawni Rhanbarthol (RDD), Penaethiaid Gweithrediadau. SIP, ac i gefnogi gweithgareddau Pennaeth yr Uned Gefnogi Ranbarthol, yr Arweinydd Pobl a'r Arweinydd Perfformiad.
Sgiliau cyflawni prosiectau i helpu i gefnogi'r ddarpariaeth o brosiectau rhanbarthol ad hoc.
Sgiliau dadansoddol i ddadansoddi a dehongli data rhanbarthol a darparu mewnwelediad i helpu i sbarduno cyflawni gweithredol ledled y rhanbarth.
Mae dealltwriaeth dda o weithrediadau a'r rhanbarth yn ddymunol er mwyn darparu cyd-destun gweithredol.
Sgiliau cyfathrebu da, yn ysgrifenedig ac ar lafar, gyda gwybodaeth am Microsoft Office (rhoddir hyfforddiant).
Cyfrifoldeb dros reoli mewnflwch a chalendr aelodau'r SLT ac asesu'r blaenoriaethau a phwysigrwydd ceisiadau sy'n cystadlu am sylw. Penderfynu ar beth sydd angen sylw'r SLT a beth gellir ei gweithredu neu ei ddirprwyo i rywyn arall.
Wrth gefnogi gwaith SLT, yr Arweinydd Pobl a'r Arweinydd Perfformiad, casglu, trefnu a dadansoddi gwybodaeth am berfformiad a phobl, adnabod materion sydd angen eu cyfeirio'n uwch, a pharatoi adroddiadau i gefnogi penderfyniadau a wneir a lefel uwch.
Nid oes unrhyw gyfrifoldeb rheolaeth llinell na chyllidebol, ond byddwch yn gyfrifol am y rheolaeth effeithiol o amser ac adnoddau'r RDD a'r SLT, gan sicrhau bod blaenoriaethau allweddol yn destun ffocws a dirprwyo materion eraill yn briodol, yn aml mewn amgylchedd prysur sy'n newid yn gyflym.
Cyfrifoldeb dros wirio bod SLT a gweithredoedd eraill yn symud yn eu blaenau o fewn yr amserlenni perthnasol ac adrodd ar gynnydd.
Cyfrifoldeb dros gynnal tudalennau'r fewnrwyd rhanbarthol i sicrhau bod gan gydweithwyr fynediad at yr wybodaeth gywir.
Yn adrodd i'r Rheolwr Cymorth Gweithredol a bydd yn cael arweiniad lle bo'r angen ond disgwylir i chi ddefnyddio eich barn a'ch menter wrth reoli ymrwymiadau dyddiadur yr SLT heb lawer o oruchwyliaeth.
Wrth gefnogi'r Arweinydd Pobl a'r Arweinydd Perfformiad, disgwylir i chi weithio heb oruchwyliaeth gyson, gan drefnu baich gwaith eich hun ac addasu blaenoriaethau i gyflawni amcanion.
Disgwyliad i ddilyn polisïau a gweithdrefnau'r sefydliad ar gyfer gweithgareddau sy'n gysylltiedig â phobl a chyfathrebiadau.
Cyfrifoldeb dros gynnal mewnflwch a chalendr yr SLT a'r RDD, gan ymgysylltu'n rheollaidd ag eraill i bennu blaenoriaethau allweddol a negodi i bennu'r ffordd orau i dreulio amser, gan gynnwys ymgysylltu â rhanddeiliaid mewnol ac allanol a'r farnwriaeth.
Cefnogi'r Penaethiaid Gweithrediadau, SIP, yr Arweinydd Pobl a'r Arweinydd Perfformiad, gan ddarparu cymorth dadansodol a gall fod yn comisiynu gwybodaeth gan y busnes yn ehangach.
Cynnal perthnasau mewnol cryf i gefnogi gweithio fel tîm ac yn unigol, gweithio fel adnodd cyfun ledled yr RSU, gan gysyllu â Swyddogion Cymorth Gweithredol eraill i sicrhau cefnogaeth lawn.
Cynnal perthnasau gyda staff, a'r farnwriaeth o dro i dro, ledled y rhanbarth, i alluogi cyflawni dyletswyddau.