Proffil y Rôl

Teitl y Rôl: Swyddog Gweithredol (EO) Rheolwr Generig 

Gradd: EO

Pwrpas y Rôl

Rôl reoli llinell gyntaf yw hon, sy'n gyfrifol am arwain a rheoli tîm. Bydd deiliad y rôl yn trefnu gweithgareddau aelodau'r tîm, ac yn rheoli a dyrannu llwythi gwaith i gyflawni yn erbyn blaenoriaethau lleol, rhanbarthol a chenedlaethol. Byddant yn sicrhau bod gan eu pobl y sgiliau, yr wybodaeth a'r hyder i lwyddo a chyflawni amcanion busnes yn llwyddiannus yn ogystal â rheoli a chefnogi pobl yn unol â Safonau Rheolaeth Llinell y Gwasanaeth Sifil, gan sicrhau bod holl bolisïau Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd EF (GLlTEF) sy'n ymwneud â phobl yn cael eu dilyn.  

Fel rheolwr EO, disgwylir i ddeiliad y rôl fod wedi'u lleoli yn y gweithle i arwain a chefnogi’r tîm yn effeithiol. Mae'r rôl hon yn rhan o'r proffesiwn Cyflawni Gweithredol, a bydd deiliad y rôl yn adrodd i reolwr Swyddog Gweithredol Uwch (HEO). 

Prif Gyfrifoldebau

• Modelu Cod y Gwasanaeth Sifil a gwerthoedd y Weinyddiaeth Gyfiawnder, gan reoli tîm/timau yn unol â pholisïau GLlTEF. Monitro perfformiad yn erbyn amcanion, safonau, a Dangosyddion Perfformiad Allweddol (KPIs), gan sicrhau bod y tîm yn deall sut mae eu gwaith yn effeithio ar amcanion busnes ehangach.  

• Mynd i'r afael â phroblemau perfformiad, presenoldeb ac ymddygiad yn brydlon. Cydnabod a gwobrwyo perfformiad da; mynd i'r afael â pherfformiad gwael yn effeithiol. 

• Meithrin diwylliant tîm cynhwysol lle mae pobl yn teimlo'n ddiogel i siarad, herio'n adeiladol, a chyfrannu syniadau amrywiol, yn enwedig yn ystod newid. 

• Hyfforddi a chefnogi aelodau'r tîm, gan gynnal sgyrsiau perfformiad rheolaidd, a sicrhau bod ganddynt y sgiliau a'r adnoddau i lwyddo. 

• Arwain datblygiad personol ar gyfer eu tîm, gan gynnal trafodaethau gyrfa rheolaidd, alinio cynlluniau dysgu â dilyniant, a darparu mynediad i aelodau'r tîm at gyfleoedd dysgu ffurfiol ac anffurfiol. Nodi talent ar gyfer cynllunio olyniaeth. 

• Rheoli gwrthdaro yn sensitif, datrys problemau'n gynnar, cyfryngu a chael sgyrsiau heriol/anodd gydag aelodau'r tîm lle bo angen a chynnal safbwynt dim goddefgarwch o ran bwlio ac aflonyddu. 

• Hyrwyddo ymgysylltiad a lles gweithwyr, gan greu lle diogel ar gyfer pryderon ac addasiadau, a chefnogi lles.  

• Hyrwyddo gwelliant parhaus, gan annog arloesedd ac arbrofi. Profi syniadau a dysgu o lwyddiannau a rhwystrau. 

• Gweithredu ar adborth, gan helpu'r tîm i weithredu newidiadau i wella profiad staff a darpariaeth gwasanaethau. Cadw golwg ar gynnydd a hysbysu rheolwyr HEO am unrhyw bryderon parhaus yn ôl yr angen. 

• Arwain trwy newid, gan fod yn fodel rôl gwytnwch ac empathi. Cyfleu negeseuon corfforaethol yn glir a chefnogi'r tîm trwy newid wedi'i gynllunio a newid heb ei gynllunio. 

• Cynllunio a dyrannu gwaith yn ddyddiol, gan ddefnyddio staff i gyflawni amcanion a chefnogi defnyddwyr i gael mynediad at wasanaethau. 

• Defnyddio data perfformiad a dolenni adborth i nodi tueddiadau, llywio gwelliannau, ac adrodd ar gynnydd i reolwyr HEO. 

• Arwain gwaith cynllunio'r gweithlu ar gyfer timau, codi anghenion recriwtio, a nodi problemau cadw staff. 

• Cynnal presenoldeb gweladwy yn y gweithle a chadw mewn cysylltiad â thimau waeth beth fo'u lleoliad. 

• Meddu ar yr wybodaeth ddiweddaraf ynghylch polisïau a gweithdrefnau a cheisio adborth i wella eich sgiliau rheoli eich hun. 

• Rheoli gweithrediadau timau o ddydd i ddydd, gan ddefnyddio adnoddau i sicrhau bod gwasanaethau'n diwallu anghenion defnyddwyr ac yn dilyn gweithdrefnau. Defnyddio mewnwelediadau i gefnogi mentrau ehangach, casglu a dadansoddi gwybodaeth. Monitro effeithiolrwydd y ddarpariaeth a gweithio gyda chyfoedion i sicrhau cysondeb. 

• Datrys ymholiadau a chwynion tîm, gan uwchgyfeirio pan fo angen a sicrhau bod camau i gywiro yn cael eu cymryd. 

• Monitro darpariaeth gwasanaethau, gweithio gyda chyfoedion i sicrhau cysondeb a dull sy'n canolbwyntio ar y defnyddiwr. 

• Dirprwyo ar gyfer rheolwyr HEO pan fo angen. 

• Sicrhau eich bod chi a'ch tîm yn cadw at yr holl brotocolau a gweithdrefnau, gan sicrhau bod gwiriadau sicrwydd yn cael eu cwblhau yn dilyn y broses lywodraethu gywir, gan wirio cywirdeb yn rheolaidd. Uwchgyfeirio materion yn briodol a chynnal polisïau gwybodaeth a diogelwch. 

• Cysylltu â thimau rheoli cyfleusterau i ddatrys neu uwchgyfeirio materion sy'n seiliedig ar leoliad. 

• Cefnogi rolau lleol (e.e. Swyddogion Cymorth Digidol (DSOs), Wardeiniaid Tân, Pencampwyr Adeilad ac ati) wrth gyflawni eu dyletswyddau. 

• Sicrhau bod timau'n ymwybodol o gynlluniau parhad busnes a'r camau gweithredu sy'n ofynnol os cânt eu rhoi ar waith. 

• Cyflawni dyletswyddau eraill i gefnogi anghenion busnes neu i gyflawni rhwymedigaethau statudol yn ôl yr angen ac yn briodol i'r radd. 

Gwybodaeth, Sgiliau a Phrofiad

Hanfodol  

• Y gallu i adeiladu timau gwydn, sy'n perfformio uchel gyda'r sgiliau, yr wybodaeth a'r adnoddau cywir. 

• Dealltwriaeth o, neu barodrwydd i ddysgu am Safonau Rheolaeth Llinell y Gwasanaeth Sifil a pholisïau pobl GLlTEF. 

• Sgiliau cryf wrth gynllunio, blaenoriaethu, dyrannu adnoddau, a darparu gwasanaeth defnyddwyr rhagorol. 

• Sgiliau rhyngbersonol effeithiol i ymgysylltu â rhanddeiliaid, gan gynnwys y farnwriaeth. 

• Sgiliau cyfathrebu clir a chryno i ddatrys ymholiadau a chefnogi gwneud penderfyniadau gwybodus. 

• Y gallu i ddadansoddi data perfformiad tîm i wella darpariaeth gwasanaethau a phrofiad y defnyddiwr. 

• Sgiliau hyfforddi i ddatblygu hyder, gallu a pherfformiad aelodau'r tîm. 

• Profiad o arwain timau trwy newid wedi'i gynllunio a newid heb ei gynllunio. 

• Y gallu i nodi risgiau a phroblemau ac argymell atebion i liniaru a datrys risgiau a phroblemau. 

• Hyder wrth wneud penderfyniadau gweithredol o ddydd i ddydd, gan gynnwys dyrannu gwaith a defnyddio adnoddau. 

Dymunol  

• Meddu ar wybodaeth ymarferol am swyddogaethau ac arferion y maes gwaith, neu barodrwydd i ddysgu amdanynt, er mwyn trefnu darpariaeth gwasanaethau dyddiol effeithiol ac effeithlon a darparu cefnogaeth i dimau darparu gwasanaethau a chyfrannu at weithgareddau cynllunio busnes.  

Datrys Problemau a Gwneud Penderfyniadau

• Gwneud penderfyniadau teg, moesegol a chynhwysol sy'n cyd-fynd â chod y Gwasanaeth Sifil a gwerthoedd sefydliadol, gan sicrhau bod penderfyniadau'n cael eu cefnogi gan dystiolaeth berthnasol a dibynadwy. 

• Yn gyfrifol am wneud penderfyniadau sy'n ymwneud â phobl yn unol â pholisïau pobl GLlTEF, gan ddefnyddio barn, profiad a data i gyflawni canlyniadau o ansawdd. 

• Ymdrin â phenderfyniadau gweithredol arferol o ddydd i ddydd, gan gynnwys dyrannu gwaith, defnyddio adnoddau a pherfformiad yn erbyn targedau, gan sicrhau bod safonau gwasanaeth yn cael eu bodloni a'u cynnal. 

• Nodi ac uwchgyfeirio pryderon, awgrymu a gweithredu gwelliannau, a sicrhau bod adborth yn cael ei rannu i gefnogi dysgu parhaus. 

• Ymchwilio i faterion data (bylchau, gwallau ac anghysondeb), tynnu sylw at risgiau, ac uwchgyfeirio materion difrifol gydag opsiynau clir a thystiolaeth ategol. 

Rheoli Adnoddau

• Arwain a rheoli tîm/timau, gan sicrhau bod ganddyn nhw'r amser, yr offer a'r sgiliau i gyflawni amcanion y tîm a'r busnes. Cydlynu gwaith a gweithgarwch ac addasu cynlluniau yn ôl yr angen. 

• Cymell a datblygu'r tîm gan ddefnyddio sgiliau hyfforddi a mentora i ysbrydoli'r tîm i wella'n barhaus. 

• Goruchwylio'r ddarpariaeth gwasanaethau, gan ddefnyddio adnoddau'n effeithiol i gyflawni nodau GLlTEF a chefnogi profiad defnyddiwr cadarnhaol. Uwchgyfeirio materion adnoddau i reolwr HEO pan fo angen. 

• Cymeradwyo treuliau gan gynnwys teithio a chynhaliaeth ac amserlenni yn unol â'r Cytundeb Lefel Gwasanaeth (SLA) ac amserlenni yr asiantaeth. 

Ymreolaeth

• Defnyddio barn a menter i reoli tîm/timau, gan ymdrin â materion sy'n ymwneud â phobl o fewn eu lefelau awdurdod. 

• Defnyddio barn a menter i ddehongli cyfarwyddiadau gan reolwyr llinell. Rheoli gwaith o fewn y maes cyfrifoldeb a dewis y camau gweithredu priodol o fewn y cylch gwaith i gyflawni amcanion busnes a chefnogi profiad y defnyddiwr. 

• Arwain a rheoli'r tîm, defnyddio'r canllawiau, KPIs, protocol a chanllawiau sydd ar gael lle mae'r rhain yn bodoli, ac ymgysylltu â rheolwyr HEO i gael cyngor a chefnogaeth ar y ffyrdd gorau o symud ymlaen. 

Perthnasau a Chysylltiadau Allweddol

Bydd deiliad y rôl yn cynnal perthnasau effeithiol i gefnogi perfformiad y tîm. Gall hyn gynnwys rhyngweithio â rhanddeiliaid mewnol ac allanol allweddol gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i:  

Mewnol: 

• Y Farnwriaeth, Llysoedd, Tribiwnlysoedd, Gwasanaethau Cenedlaethol, swyddogaethau corfforaethol - ymgysylltu a chydlynu ynghylch materion dyddiol i ddiwallu anghenion unigol ac anghenion busnes. 

• Timau gweithredol eraill - rhannu cyngor a rheoli llif gwaith rhwng timau i gefnogi teithiau defnyddwyr a mentrau gwella. 

• Timau mewnol eraill (e.e. rheoli'r gweithlu, ansawdd, datblygu pobl) - i gasglu a deall data amser real ar berfformiad unigolion a thimau ac i wneud addasiadau a gwelliannau i gynlluniau unigol a thimau lle bo angen.

• Uwch arweinyddiaeth - uwchgyfeirio pryderon a rhannu mewnwelediadau perfformiad. 

• Ymgynghorwyr/Gweithwyr Achos Adnoddau Dynol (AD) - ceisio cefnogaeth, cyngor ac arweiniad ar faterion pobl a dilyn llwybrau uwchgyfeirio priodol. 

• Rolau cymorth lleol - gweithio gyda DSOs, Pencampwyr Adeilad, a thimau rheoli cyfleusterau ar gefnogaeth ddigidol a gweithredol. 

Allanol: 

• Defnyddwyr gwasanaeth - rheoli materion, cwynion a phroblemau a godir gan y cyhoedd a defnyddwyr gwasanaeth o ddydd i ddydd, uwchgyfeirio materion yn unol â phrotocolau, gweithredu strategaethau i leihau amlder a nifer y cwynion, rhoi adborth ar ganlyniadau.   

• Partneriaid Cyfiawnder - sicrhau bod gan ddefnyddwyr proffesiynol yr wybodaeth sydd ei hangen arnynt a’u bod yn cefnogi amcanion GLlTEF. 

• Darparwyr trydydd sector - meithrin partneriaethau lleol cryf i wella'r gwasanaethau a gynigir, mewn cysylltiad ag uwch reolwyr