HQ Job Description (JD) 
Band 8 
Group Family: Generic - Projects and Programmes 
Job Description: Project Manager  
 
 
 
Document Ref. 
HQ-JES-2032 Project Manager v5.0 
Document Type 
Management 
Version 
5.0 
Classification 
Unclassified 
Date of Issue 
16.07.2019 
Status 
Baselined 
Produced by 
Head of Group 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-2032 Project Manager v5.0 

---

 
HQ Job Description  
Job Title 
Project Manager  
Group Family 
Projects and Programmes 
Band 
8 
 
Overview of the job 
The  Project  Manager  has  the  authority  to  run  the  project  on  a  day-to-day  basis  on 
behalf of the project board. They are responsible for ensuring that the project produces 
the required products within the specified tolerances of time, cost, quality, scope, risk 
and benefits.  
Summary  
The Project Manager will require professional expertise in the effective use of project 
methodologies and techniques in managing a variety of projects  and the day to day 
delivery of the project team. 
 
The  job  holder  will  be  responsible  for  the  project  producing  a  result  capable  of 
achieving the benefits defined in the Business Case. 
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following responsibilities, activities 
Activities & Duties  
and duties: 
 
 
?  Day to day management of the project 
?  Ensures project delivers to quality, time and budget within agreed tolerances 
?  Prepare  appropriate  project  documentations  in  conjunction  with  any  Project 
Assurance roles, and agree them with Project Boards. 
?  Plan,  monitor  and  control  the  project  in  order  to  achieve  programme/project 
objectives 
?  Create a mechanism to identify, measure and report risks and mitigation. 
?  Ensure that progress is appropriately reported, controlled and maintained 
?  Identify  the  resources  and  processes  necessary  to  deliver  each  stage  of  the 
project’s lifecycle 
?  Responsibility for change control and any configuration management 
?  Act  as  a  central  point  of  contact  and  source  of  information  for  stakeholders.  
Prepare and report to the Project Board through Highlight Reports or any other 
relevant documentation 
?  Lead and motivate the project management team. 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is at present and is not 
intended to be exhaustive. The Job holder is expected to accept reasonable alterations 
and additional tasks of a similar level that may be necessary. Significant adjustments 
may require re-examination under the Job Evaluation scheme and shall be discussed in 
the first instance with the Job Holder. 
Behaviours 
?  Making Effective Decisions 
?  Working Together  
?  Changing and Improving  
?  Delivering at Pace  
Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8. 
  
Essential Experience 
N.B.  Converting  job  descriptions  to  the  new  Success  Profile  format  means  areas 
captured in experience could also be assessed as a strength.  Vacancy managers should 
HQ-JES-2032 Project Manager v5.0 

---

use their own judgement to decide where best to assess these 
?  Communication  - verbal and written 
?  Organisational skills 
?  Planning skills 
?  Budgeting skills 
?  Conflict management skills 
?  Negotiating skills 
?  Influencing skills 
?  Leadership skills 
?  Business acumen/cultural understanding skills 
Technical 
?  Have technical knowledge of managing risk and project lifecycles 
requirements 
?  Recognised project management qualifications or equivalent experience e.g. 
PRINCE2,  Association  for  Project  Management  (APM),  Managing  Successful 
Programmes (MSP) 
?  Competent user of IT incl.  Microsoft Project 
Ability  
 
 
Minimum Eligibility  
Please do not alter this box 
 
?  All candidates are subject to security and identity checks prior to taking up 
post. 
?  All external candidates are subject to 6 months’ probation.  Internal 
candidates are subject to probation if they have not already served a 
probationary period within HMPPS. 
?  All staff are required to declare whether they are a member of a group or 
organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
Leave Blank 
(Unsocial Hours)  
Allowances 
To be used by the JES Team only 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-2032 Project Manager v5.0 

---

 
 
Success Profile 
Experience 
Strengths 
N.B. Converting job descriptions to the 
new Success Profile format means areas 
Behaviours 
It is advised strengths 
Ability 
captured in experience could also be 
Technical 
are chosen locally, 
assessed as a strength.  Vacancy 
recommended 4-8 
managers should use their own 
judgement to decide where best to 
assess these 
Have technical knowledge of managing 
Making Effective Decisions 
 
 
Communication  - verbal and written 
risk and project lifecycles 
Recognised project management 
qualifications or equivalent experience 
Working Together 
 
 
Organisational skills 
e.g. PRINCE2, Association for Project 
Management (APM), Managing 
Successful Programmes (MSP) 
Competent user of IT incl.  Microsoft 
Changing and Improving 
 
 
Planning skills 
Project 
Delivering at Pace 
 
 
Budgeting skills 
 
 
 
 
Conflict management skills 
 
 
 
 
Negotiating skills 
 
 
 
 
Influencing skills 
 
 
 
 
Leadership skills 
 
Business acumen/cultural understanding 
 
 
 
 
skills 
HQ-JES-2032 Project Manager v5.0 

---