'Œ}µ‰ WŒ}(]o W ,µ D v P Œ 
v ñ  
 
 
 
Document Ref. 
HMPPS_OR_T_4_GP_Hub Manager_v5.0 
 
Document Type 
Management 
Version 
5.0 
Classification 
Official 
Date of Issue 
03.06.19 
Status 
Baselined 
Produced by 
Head of Group 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HMPPS_OR_T_4_GP_Hub Manager_v5.0 

---

 
Group Profile 
Group Profile Name 
Hub Manager 
Organisation Level  
First Line Management - The jobs at this level will provide first line management for a 
team of  people and delivery of work routines, activities and regimes appropriate to 
their area of responsibility which may span one or more departments. 
Band 
5 
 
 
Overview 
Job holders within this Group Profile will be responsible for managing the transactional 
activity within their relevant administrative Hub.  They will line manage staff and apply 
all Human Resources (HR) related policies and practices and be able to carry out all 
aspects of people management such as staff management, disciplinary investigations, 
performance management and staff appraisals. 
 
This is a non operational role which may involve contact with prisoners depending on 
their area of work. 
 
Characteristics 
Typical tasks associated with this Group Profile include: 
 
x  Contribute toward the development of local policy, procedures and practice and 
ensure consistency of application 
x  Manage devolved budgets in accordance with the financial procedures outlined in 
the budget delegation 
x  Manage the achievement of Service Delivery Indicators (SDIs) and standards 
within the work area, verifying and signing off documentation as appropriate 
x  Attend relevant unit meetings as required to provide feedback on good practice 
examples, to promote awareness for better and more efficient ways of working 
x  Analyse and act on data collected by the Hub and produce any relevant reports to 
show findings 
x  Ensure that data entered into local and national systems is accurate and in 
accordance with agreed timescales 
x  Monitor performance of the Hub 
x  Draft all external and internal communications on behalf of the Hub 
x  Provide Head of Function with management information relating to the relevant 
area 
x  Be responsible for the management of all staff within their area.  This includes 
staff performance, development and annual appraisal through to sickness absence 
management 
x  Act as first point of contact for relevant external stakeholders 
x  Act as requisitioner or approver dependant on local policy 
 
Job Descriptions relating 
The job holder once in post will be in matched to a job description; a sample list is 
to this Group Profile 
shown below. The post is rotational so the job holder could during their career carry 
out the role of different job descriptions. 
   
x 
Hub Manager : People  
x 
Hub Manager : Business  
x 
Hub Manager : Offender Management  
x 
Hub Manager : Activities 
x 
Hub Manager : Regional People Wales 
 
 
HMPPS_OR_T_4_GP_Hub Manager_v5.0 

---

Minimum Eligibility  
x  All candidates are subject to security and identity checks prior to taking up post. 
x  All external candidates are subject to 6 months probation.  Internal candidates are 
subject to probation if they have not already served a probationary period within 
HMPPS. 
x  All staff are required to declare whether they are a member of a group or 
organisation which HMPPS considers to be racist. 
 
Essential Skills/ 
Job holders must complete specific training in their specialism once they take up 
Qualifications/ 
post. 
Accreditation/ 
Registration 
Internal applicants  
Newly promoted staff to the following Band 5 first line manager roles (Hub Managers, 
Custodial Managers and Facilities & Services Managers) in Establishments are required 
to  complete  a  qualification  as  part  of  their  work  objectives  where  these  training 
packages are available 
^š (( šZ š Z À
u ‰‰
}Œ Œ rPŒ
š}
v
ñ ÁZ} Z À
‰Œ À]}µ•oÇ Á}Œl
š v
equivalent level will not be required to undertake the qualification.  
External applicants  
All external staff joining as a Band 5 Hub Manager or Facilities and Services Manager 
in an Establishment are required to complete the qualification where available. 
Essential Skills: 
x 
Able to deal effectively and assertively with staff at all levels 
x 
Able user of MS Word and MS Excel 
x 
Information collation and analysis 
 
Hours of Work and 
37 hour working week 
Allowances 
Behaviours 
x 
Changing and Improving 
x 
Communicating and Influencing  
x 
Working Together 
x 
Managing a Quality Service 
x 
Making Effective Decisions 
x 
Leadership 
Strengths 
N.B. It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8 
Essential Experience 
 
Technical 
N.B  these  are  the  technical  requirements  for  the  group  profile,  please  check  the 
Requirements 
individual  job  description  relating  to  this  group  profile  for  the  any  job  specific 
requirements and add if required. 
 
Ability 
 
 
HMPPS_OR_T_4_GP_Hub Manager_v5.0 

---

 
Success Profile 
 
 
 
Technical 
Strengths 
 
 
N.B Please check the individual job 
Behaviours 
Ability 
Experience 
N.B. It is advised 
description relating to this group 
strengths are chosen 
profile for the any job specific 
locally, recommended 4-8 
requirements and add if required. 
 
 
Changing and Improving 
 
 
 
 
 
Communicating and Influencing  
 
 
 
 
Working Together 
 
 
 
 
Managing a Quality Service 
 
 
 
 
Making Effective Decisions 
 
 
 
 
Leadership 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HMPPS_OR_T_4_GP_Hub Manager_v5.0 

---