HQ Job Description (JD) 
Band 3 
Directorate: Security, Order and Counter Terrorism 
Job Description - Administrative Support - Approvals 
and Compliance Team 
 
 
 
Document Ref. 
HQ-JES-2067 Administrative Support - Approvals and Compliance 
Team v2.0 
Document Type 
Management 
Version 
2.0 
Classification 
Official 
Date of Issue 
15 June 2020 
Status 
Baselined 
Produced by 
Job Evaluation Assurance and Support Team 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
HQ-JES-2067 Administrative Support - Approvals and Compliance Team v2.0 

---

 
Job Description 
Job Title 
Administrative Support - Approvals and Compliance Team 
Directorate 
Security, Order and Counter Terrorism 
Band 
3 
 
Overview of the job  
The Administration Support Adviser works as a member of the Approvals and 
Compliance team located in Newport.  This team is responsible for making 
evaluative decisions in a range of substantial work areas on the suitability of 
applicants to work within the Ministry of Justice and HMPPS, including NPS.  It 
contributes to the management of corporate risk in compliance with agreed policy 
and procedures. Working closely with the Head of Security Vetting located in London 
and Shared Services, as well as offering the opportunity to build relationships with 
individuals and agencies across the criminal justice landscape.  
  
Part of upscaling the work of this team requires additional administrative support. 
This job will ensure that other team members can concentrate fully on their 
responsibilities which should ensure this work can be delivered. The administrative 
responsibilities and duties associated with this role will enhance the effective 
functioning of this team as a whole. 
Summary  
This role will involve providing administrative support to this small team. This will 
include information management, maintaining and updating spreadsheets, providing 
regular data updates to other relevant parties and agencies, acting as a specific point 
of contact for enquiries regarding the general business of the team and co-
ordinating meetings and training. 
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following responsibilities, activities 
Activities and Duties  
and duties: 
 
?  Maintaining, updating and developing various spreadsheets associated with 
this area of work. 
?  Information management such as overseeing version control of manuals, 
formatting documents, recording research papers etc. 
?  Provide support to colleagues with the collation, formatting, presentation, 
uploading and publishing of documents for internal and external 
distribution. 
?  Maintaining information management systems. 
?  Providing regular information and data updates about participation and 
completion of assessments and interventions to other stakeholders. 
?  Liaising with stakeholders to receive data and information which is central 
to the business of the team. 
?  Assisting in the co-ordination of supervision, training, meetings and 
procurement. 
?  Sending information about our products when requested from staff within 
HMPPS and external stakeholders. 
?  Acting as a specific point of contact for initial enquiries regarding the work 
of the team. 
?  Produces information where required to adhere to timetabled reporting 
schedules. 
?  Monitoring that all work and business within the team is compliant with 
existing policies. 
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is at present and is not 
intended to be exhaustive. The job holder is expected to accept reasonable 
alterations and additional tasks of a similar level that may be necessary. Significant 
adjustments may require re-examination under the Job Evaluation Scheme and shall 
be discussed in the first instance with the job holder. 
 
HQ-JES-2067 Administrative Support - Approvals and Compliance Team v2.0 

---

 
Behaviours 
?  Changing and Improving 
?  Making Effective Decisions 
?  Managing a Quality Service 
?  Delivering at Pace 
Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8. 
Experience 
 
 
 
Technical 
 
Requirements 
Ability  
?  Good organisational skills 
?  Competent skills in using MS applications (e.g. ability to use and develop 
Excel Spreadsheets - including advanced functions such as pivot tables) 
?  Good communication skills, both verbal and written 
?  Accuracy is paramount 
?  Ability to work independently and proactively 
?  Is a team player with excellent interpersonal skills 
 
Minimum Eligibility  
?  All candidates are subject to security and identity checks prior to taking up post. 
?  All external candidates are subject to 6 months’ probation.  Internal candidates are 
subject to probation if they have not already served a probationary period within 
HMPPS. 
?  All staff are required to declare whether they are a member of a group or 
organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
Leave Blank 
(Unsocial Hours)  
Allowances 
To be used by the JES Team only 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-2067 Administrative Support - Approvals and Compliance Team v2.0 

---

 
 
Success Profile 
 
Strengths 
 
Behaviours 
It is advised strengths 
Ability 
Experience 
Technical 
are chosen locally, 
 
recommended 4-8 
 
Changing and Improving 
 
Good organisational skills 
 
 
 
Making Effective Decisions 
 
Competent skills in using MS 
 
 
applications (e.g. ability to use 
 
and develop Excel Spreadsheets 
- including advanced functions 
such as pivot tables) 
Managing a Quality Service 
 
Good communication skills, 
 
 
both verbal and written 
Delivering at Pace 
 
Accuracy is paramount 
 
 
 
 
 
Ability to work independently 
 
 
and proactively 
 
 
Is a team player with excellent 
 
 
interpersonal skills 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-2067 Administrative Support - Approvals and Compliance Team v2.0 

---