Cyfeirnod y Ddogfen

NPS-JES-0010_Band ACO B Uwch-reolwr Integreiddio Systemau_f2.0

Math o Ddogfen

Rheoli

Fersiwn

2.0

Dosbarthiad

Diddosbarth

Dyddiad Cyhoeddi

2/2/2019

Statws

Gwaelodlin

Cynhyrchwyd gan

Pennaeth y Grŵp

Awdurdodwyd gan

Y Tîm Dyfarnu

Tystiolaeth ar gyfer y DS

Teitl Swydd

Uwch-reolwr Integreiddio Systemau

Cyfarwyddiaeth

Y Gwasanaeth Prawf Cenedlaethol / Datblygu a Newid Busnes

Band

ACO B

Trosolwg o'r swydd

Mae’r Uwch Reolwr Integreiddio Systemau yn gyfrifol am sicrhau bod y Gwasanaeth Prawf Cenedlaethol yn gweithio mor effeithiol â phosibl gyda’r Cwmnïau Adsefydlu Cymunedol a phartneriaid cyflenwi eraill, yn ogystal â sicrhau datblygiad partneriaethau ehangach fel datblygu cysylltiadau gweithredol gyda Gwasanaeth Erlyn y Goron, yr Heddlu, y Llysoedd a’r Carchardai ac ati.

Mae’r rôl hefyd yn gyfrifol am gomisiynu cefnogaeth partneriaid newid busnes i Is-adrannau a Dirprwy Gyfarwyddwyr y Gwasanaeth Prawf Cenedlaethol ar lefel ranbarthol, ochr yn ochr â’r Uwch Reolwr Effeithlonrwydd ac Arloesi.

Crynodeb

Bydd y tîm Integreiddio Systemau yn gyfrifol am sicrhau bod y Gwasanaeth Prawf Cenedlaethol yn gweithio mor effeithiol â phosibl gyda’r Cwmnïau Adsefydlu Cymunedol a phartneriaid cyflawni eraill. Bydd y rolau’n cynnwys nodi a chydlynu’r ddarpariaeth er mwyn gwella effeithiolrwydd gweithrediadau. Yng Nghymru, bydd y rolau hyn yn mynd ymhellach na’r Gwasanaeth Prawf - byddant hefyd yn cynnwys integreiddio Carchardai / Prawf.

Cyfrifoldebau, Gweithgareddau a Dyletswyddau

Bydd yn rhaid i ddeiliad y swydd gyflawni’r cyfrifoldebau, y gweithgareddau a’r dyletswyddau canlynol:

Gwella a gweithredu prosesau gweithredol effeithiol rhwng y Gwasanaeth Prawf Cenedlaethol a’i bartneriaid

• Rheoli’r cyfleoedd dadansoddi a chynllunio i wella, a gwneud y prosesau gweithredol, a’r cysylltiadau, yn fwy effeithiol, rhwng y Gwasanaeth Prawf Cenedlaethol a’r Cwmni Adsefydlu Cymunedol

• Rheoli’r cyfleoedd dadansoddi a chynllunio i wella, a gwneud y prosesau gweithredol, a’r cysylltiadau, yn fwy effeithiol, rhwng grwpiau partneriaeth ehangach y Gwasanaeth Prawf Cenedlaethol - er enghraifft Gwasanaeth Erlyn y Goron, yr Heddlu, y Llysoedd a’r Carchardai

• Sicrhau bod pwyntiau cyffwrdd allweddol yn cael eu nodi yn y prosesau gweithredol rhwng y Gwasanaeth Prawf Cenedlaethol a’r Cwmnïau Adsefydlu Cymunedol, a rhwng y Gwasanaeth Prawf Cenedlaethol a grwpiau partneriaeth ehangach

Cynllunio a gweithredu prosesau rheoli newid cysylltiedig

• Cynllunio a dylunio’r newid sydd ei angen i wneud prosesau gweithredol rhwng partneriaid cyflawni mor effeithiol â phosibl

• Creu hinsawdd o hyder mewn rheoli newid

• Cefnogi’r Dirprwy Gyfarwyddwyr i feithrin perthynas waith effeithiol gyda chydweithwyr yn y Cwmnïau Adsefydlu Cymunedol

• Cefnogi’r Dirprwy Gyfarwyddwyr i feithrin perthynas waith effeithiol gyda chydweithwyr a rhanddeiliaid o’r grŵp partneriaeth ehangach

• Meithrin perthynas waith effeithiol gyda grwpiau cyd-gomisiynu er mwyn manteisio i’r eithaf ar y buddsoddiad posibl mewn gwasanaethau i droseddwyr

• Datblygu diwylliant o welliant parhaus

• Cydlynu mewnbwn gweithredol i brosiectau’r Pencadlys i wella’r rhyngwynebau rhwng y ddau sefydliad a rhwng y GPC a grwpiau partneriaeth eraill (e.e. Gwasanaeth Erlyn y Goron ac ati)

• Adolygu rhaglenni newid lleol a blaenoriaethu cynlluniau newid, er mwyn sicrhau effeithiolrwydd rhwng sefydliadau

• Monitro effaith newidiadau i brosesau sy’n effeithio ar y rhyngwyneb rhwng y Gwasanaeth Prawf Cenedlaethol a’r Cwmnïau Adsefydlu Cymunedol

• Cydlynu mewnbwn y Gwasanaeth Prawf Cenedlaethol i’r broses gystadlu a gweithgarwch symud ar ôl gwerthu cyfranddaliadau

Penderfynu ar ddefnydd effeithiol o adnoddau

• Cytuno ar gyllidebau a chostau uned ar gyfer rhaglenni gwaith

• Gwneud cynigion o ran gwariant ar raglenni gwaith

• Rheoli cyllidebau a darparu costau uned ar gyfer gweithgareddau

• Cynghori ar faterion ariannol ac adnoddau fel sail i amcanion a blaengynllunio

Rheoli a Datblygu staff yn Effeithiol

• Rheoli a datblygu staff

• Dangos sgiliau arwain wrth ddelio â staff

• Mynd i’r afael â pherfformiad gwael

• Darparu goruchwyliaeth/hyfforddiant/gwerthuso effeithiol

• Sicrhau bod cynlluniau absenoldeb oherwydd salwch yn cael eu defnyddio i gyflawni amcanion perfformiad a gwella cynhyrchiant

• Datrys materion gallu/cwynion cyflogaeth/aflonyddu/cwynion yn unol â pholisïau'r sefydliad

• Mynd i’r afael â materion ymddygiad a datrys gwrthdaro

• Rhoi polisïau adnoddau dynol ar waith

Defnyddio cyfathrebu’n effeithiol

• Darparu gwybodaeth, adborth a chyngor

• Dylanwadu a pherswadio

• Cadeirio a chymryd rhan mewn cyfarfodydd gan ddefnyddio sgiliau, arddulliau a dulliau priodol

Gwella eich perfformiad eich hun

• Rheoli eich adnoddau eich hun a datblygiad proffesiynol

Defnyddio gwybodaeth i wneud penderfyniadau hanfodol

• Cysylltu â staff i dderbyn, casglu a dadansoddi gwybodaeth, datblygu systemau a llunio adroddiadau yn ôl yr angen

• Datblygu a defnyddio data i ganfod tueddiadau a chymryd camau priodol i gynnal a gwella perfformiad

• Cynllunio, gweithredu a rheoli systemau ar gyfer cyfnewid gwybodaeth a data sensitif o bob math

Rheoli Amrywiaeth ac Ansawdd

• Datblygu diwylliant a systemau sy’n hyrwyddo cydraddoldeb ac yn gwerthfawrogi amrywiaeth

• Gweithredu polisïau amrywiaeth y gwasanaeth a chydweithio’n effeithiol gyda’r Uned Cydraddoldeb ac Amrywiaeth

Mae’r dyletswyddau/cyfrifoldebau a restrir uchod yn disgrifio’r swydd fel y mae ar hyn o bryd ac ni fwriadwyd i'r rhestr fod yn hollgynhwysfawr. Disgwylir i ddeiliad y swydd dderbyn addasiadau rhesymol a thasgau ychwanegol sydd ar lefel debyg a allai fod yn angenrheidiol. Efallai y bydd addasiadau sylweddol yn golygu y bydd angen ail-archwiliad o dan y cynllun Gwerthuso Swyddi, a bydd hynny’n cael ei drafod yn gyntaf gyda Deiliad y Swydd.

Ymddygiad

• Newid a Gwella

• Cydweithio

• Arweinyddiaeth

• Datblygu ei Hun ac Eraill

• Rheoli Gwasanaeth o Safon

• Gweld y Darlun Ehangach

Cryfderau

D.S. Mae’r isod er arweiniad yn unig, argymhellir bod y cryfderau’n cael eu dewis yn lleol, argymhellir 4-8.

• Gallu Datrys Problemau

• Gallu Meithrin Perthynas â Phobl

• Arweinydd Tîm

• Galluogwr

• Ffocws ar y Gwasanaeth

• Strategol

Profiad Hanfodol

Dangos profiad o reoli’r gwaith o wella a gweithredu prosesau yn llwyddiannus, dangos profiad o gychwyn prosiectau newid llwyddiannus, dangos profiad o reoli eraill, a phrofiad gweithredol o weithio mewn lleoliad Prawf

Gofynion technegol

NVQ Lefel 4 neu gymhwyster cyfatebol mewn pwnc perthnasol (neu brofiad ymarferol priodol ar lefel uwch)

Word, Excel, Access, Outlook, a PowerPoint (neu gyfatebol h.y. Lotus Notes)

Gallu

Cymhwyster Sylfaenol

• Bydd archwiliadau adnabod a diogelwch yn cael eu cynnal ar bob ymgeisydd cyn y bydd yn cychwyn yn y swydd.

• Bydd yn rhaid i bob ymgeisydd allanol gyflawni cyfnod prawf o 6 mis.  Bydd yn rhaid i ymgeiswyr mewnol gyflawni cyfnod prawf os nad ydynt eisoes wedi cyflawni cyfnod prawf o fewn HMPPS.

• Mae’n rhaid i'r holl staff ddatgan a ydynt yn aelod o grŵp neu fudiad sy’n cael ei ystyried yn hiliol gan HMPPS.

Lwfansau Oriau Gwaith (Oriau Anghymdeithasol)

Ymddygiad

Cryfderau

D.S. Mae’r isod er arweiniad yn unig, argymhellir bod y cryfderau’n cael eu dewis yn lleol, argymhellir 4-8.

Gallu

Profiad

Technegol

Newid a Gwella

Gallu Datrys Problemau

Profiad o reoli’r gwaith o wella prosesau a’u rhoi ar waith yn llwyddiannus.

NVQ Lefel 4 neu gymhwyster cyfatebol mewn pwnc perthnasol (neu brofiad ymarferol priodol ar lefel uwch)

Cydweithio

Gallu Meithrin Perthynas â Phobl

Profiad o gychwyn prosiectau newid llwyddiannus.

Sgiliau TG; Microsoft: Word, Excel, Access, Outlook, a PowerPoint (neu gyfatebol h.y. Lotus Notes)

Arweinyddiaeth

Arweinydd Tîm

Profiad o reoli eraill.

Datblygu ei Hun ac Eraill

Galluogwr

Profiad gweithredol o weithio mewn lleoliad Prawf.

Rheoli Gwasanaeth o Safon

Ffocws ar y Gwasanaeth

Gweld y Darlun Ehangach

Strategol