Gorfodaeth a Chasglu Dirwyon Troseddol

Teitl y Swydd: Asiant mewn Canolfan Gyswllt

Ystod Cyflog: AO

Cefndir a phrif bwrpas y rôl

Mae staff sydd â sgiliau gwasanaeth cwsmer rhagorol yn hanfodol i weithrediad effeithiol y Llysoedd, y Tribiwnlysoedd a swyddfeydd eraill o fewn Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd Ei Fawrhydi (GLlTEF). Mae canolfan gyswllt Gorfodaeth a Chasglu Dirwyon Troseddol yng Nghanolfan Gyswllt a Chydymffurfiaeth GLlTEF Cymru yng Nghwmbrân yn ganolfan brysur sy’n gweithredu gwasanaeth teleffoni canolog i lysoedd a thribiwnlysoedd sy’n cael hyd at 10,000 o alwadau'r wythnos.

Mae’r ganolfan yn ymfalchïo mewn darparu gwasanaeth rhagorol i gwsmeriaid ac mae’n ymdrechu’n barhaus i wella gan ddefnyddio offer a thechnegau gwelliant parhaus. Mae cwsmeriaid sy’n ffonio'r ganolfan gyswllt yn aml mewn sefyllfa anodd a dan bwysau ac felly mae pwysigrwydd mawr yn cael ei roi ar ymdrin â galwadau gydag empathi a dealltwriaeth. Yn ogystal â darparu gwasanaeth rhagorol i'n cwsmeriaid allanol, bydd asiantau mewn cysylltiad rheolaidd â staff llysoedd a thribiwnlysoedd mewn safleoedd prosesu ledled y wlad.  

Mae’r ganolfan gyswllt yn cynnig gwasanaeth rhwng 8:00 a 17:00 dydd Llun i ddydd Gwener, ac mae’n ofynnol i asiantau cyswllt weithio rhwng yr amseroedd hyn fel y trefnwyd. Rhoir ystyriaeth i oriau rhan amser yn unol ag anghenion busnes.

Er caiff deiliad y swydd ei leoli mewn swyddfa benodol, mae’n bosib y bydd angen bod yn hyblyg i weithio o bryd i’w gilydd yn swyddfeydd lleol eraill GLlTEF.

Wrth weithio fel rhan o dîm hyblyg, bydd disgwyl i ddeiliad y swydd ymgymryd ag amrywiaeth o'r swyddogaethau a’r cyfrifoldebau a nodwyd. Nid yw’n fwriad i bob un o'r deiliaid swydd fod yn gyfrifol am yr holl ddyletswyddau.

Gall y prif gyfrifoldebau gynnwys:

Drafftio

• Sicrhau bod nodiadau cywir a chryno ar y systemau gweithredu priodol yn dilyn pob galwad ffôn.

Gweithrediadau

• Ateb sbectrwm eang o ymholiadau dros y ffôn ar gyfer pob ardal ranbarthol a gwmpesir gan y ganolfan

• Gallu nodi cofnodion mewn modd effeithlon, ar yr un pryd â chynnal y drafodaeth gyda'r cwsmer

• Mae’r gallu i wrando’n weithredol yn sgil sylfaenol ac felly mae’n rhan hanfodol o’r rôl

• Gweithio fel tîm i sicrhau bod cyfarfodydd y Bwrdd Gwybodaeth Tîm (TIB) yn berthnasol, yn amserol ac yn gynhyrchiol

• Gweithio fel tîm i ddatrys problemau, asesu effaith Gweithdrefnau Gweithrediadau Safonol (SOPS) newydd a chyfrannu at brosiectau bychan

• Bod yn chwaraewr tîm, cefnogi’r tîm gyda’r llwyth gwaith, rhannu arferion gorau a gwybodaeth gyda chydweithwyr

• Bod yn gyfrifol am eich datblygiad eich hun a bod yn hyblyg gyda chynorthwyo meysydd busnes eraill pan fo angen

• Chwilio am ffyrdd arloesol o wella profiad y cwsmer yn barhaus drwy ddefnyddio offer datrys problemau

• Dylai eich ymddygiad bob amser gydymffurfio â Chod Ymddygiad y Gwasanaeth Sifil a Pholisi Cydraddoldeb ac Amrywiaeth MOJ

• Gofalu am iechyd a diogelwch eich hun a diogelwch pobl a allai gael eu heffeithio gan yr hyn rydych yn ei wneud (neu nad ydych yn ei wneud). Cydweithredu ag eraill ar faterion iechyd a diogelwch a pheidio ag ymyrryd â, neu gamddefnyddio unrhyw beth a ddarperir ar gyfer iechyd, diogelwch neu les

• Cyflawni dyletswyddau ad hoc sy’n cyd-fynd â’r raddfa gyflog (a chyda hyfforddiant digonol) fel sy'n ofynnol gan y rheolwr llinell.

Gwirio a dilysu

• Gwirio manylion achosion am gydymffurfiaeth lle gwnaed diwygiadau i gyfrifon neu wybodaeth gyntaf cwsmeriaid am droseddau

• Cyfeirio cwsmeriaid at y meysydd cywir lle mae angen ailgyfeirio ymholiadau

• Cael yr wybodaeth ddiweddaraf am y sefydliad. Ymgymryd â hyfforddiant a mynychu briffiau tîm a chyfarfodydd swyddfa i gynnal y sgiliau a'r wybodaeth sydd eu hangen i wneud gwaith.

Casglu a chydosod gwybodaeth

• Bydd angen i ddeiliaid swyddi addasu gwybodaeth a gwneud penderfyniadau i sicrhau bod canllawiau perthnasol yn cael eu rhoi i gwsmeriaid

• Bydd angen i ddeiliaid swyddi gasglu a threfnu gwybodaeth er mwyn paratoi ar gyfer, a chynnal cyfarfodydd Bwrdd Gwybodaeth Tîm fel sy’n ofynnol

• Casglu data’n gywir gan ddefnyddio system logio galwadau ac/neu arolwg â llaw i gefnogi’r lleihad mewn galwadau yn unol â'r strategaeth lleihau galwadau y cytunwyd arni  

• Cofnodi canmoliaeth a chwynion ar gronfa ddata ganolog GLlTEF lle bo angen

• Llenwi ffurflenni colli data a digwyddiadau yn gywir a chymryd unrhyw gamau angenrheidiol i reoli risg.

Cyfathrebu gyda’r cyhoedd, y farnwriaeth, defnyddwyr llys a thribiwnlys eraill a chynrychiolwyr asiantaethau a sefydliadau eraill

• Darparu gwasanaeth defnyddiol, prydlon, moesgar “sy’n iawn y tro cyntaf" i’n cwsmeriaid mewnol ac allanol.

Dyletswyddau eraill

Mae gofyn i ddeiliad y swydd weithio mewn ffordd hyblyg ac ymgymryd ag unrhyw ddyletswyddau rhesymol eraill, ar gais y rheolwr llinell, sy’n gymesur â gradd a lefel cyfrifoldeb y swydd hon.